Kreditkarten in bexio richtig verbuchen

Eine Kreditkarte verbuchen Sie in bexio über ein eigenes Konto, das den Saldo der Karte abbildet. Auf dieses Konto buchen Sie die einzelnen Belege, und die Monatsabrechnung gleicht es wieder aus. Die bexio-Hilfe beschreibt dafür zwei Wege: die Verbuchung von Hand in bexio und die Verbuchung mit Kontera, bei der Sie ein Kassenkonto im Banking anlegen.

Warum ein eigenes Kreditkartenkonto

Zahlen Sie ein Mittagessen mit der Kreditkarte, schulden Sie dem Anbieter, zum Beispiel Viseca, den Betrag bis zur Abrechnung. Die Hilfe nennt ein Abrechnungskonto, auch Durchlauf-, Transit-, Transfer- oder Interimskonto genannt. Sein Saldo zeigt, welchen Rechnungsbetrag der Anbieter zu erwarten hat. Verwenden Sie dafür nicht Ihr Bankkonto, sondern ein eigenständiges Konto. Die Hilfe empfiehlt eines pro physischer Kreditkartenabrechnung.

Weg 1: von Hand in bexio verbuchen

Diesen Weg beschreibt die Hilfe als vollständigen Ablauf.

1. Konto anlegen: Legen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung» ein separates Konto für die Kreditkarte an oder verwenden Sie ein vorhandenes. Die Hilfe führt es als Passivkonto in der Gruppe der kurzfristigen verzinslichen Verbindlichkeiten, im Beispiel mit der Nummer 2190.
2. Belege buchen: Laden Sie die Ausgabebelege in den bexio-Posteingang und erstellen Sie daraus manuelle Buchungen. Alternativ erfassen Sie die Bezüge unter «Buchhaltung» → «Manuelle Buchung». Das Gegenkonto ist immer das Kreditkartenkonto.
3. Abrechnung kontrollieren: Wenn die Monatsabrechnung eintrifft, vergleichen Sie ihr Total mit dem Saldo des Kreditkartenkontos. Differenzen klären Sie, bevor Sie weiterbuchen.
4. Abrechnung buchen: Erstellen Sie laut Hilfe eine neue Lieferantenrechnung und verwenden Sie wieder das Kreditkartenkonto als Gegenkonto. Danach sollte sein Saldo ausgeglichen sein.
5. Bei Lastschrift: Wird der Betrag per LSV abgebucht, verarbeiten Sie die Banktransaktion über eine manuelle Buchung an das Kreditkartenkonto. Eine Lieferantenrechnung brauchen Sie dann nicht.
6. Prüfen: Filtern Sie unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Kontenblatt» nach dem Konto. Nach der Belastung des Bankkontos muss es ausgeglichen sein.

Wiederholen Sie diesen Ablauf für jede Abrechnung. Beachten Sie eine Einschränkung der Hilfe: Ein solches Konto lässt sich nur bei manuellen Buchungen verwenden, bei Aufwendungen, Lieferantenrechnungen und Debitorenrechnungen nicht. Eine Umgehung ist über ein Banking-Konto möglich, das aber nicht als Passivkonto angelegt werden kann. Lässt sich das Konto bei Ihnen in der Lieferantenrechnung nicht wählen, klären Sie das Vorgehen mit Ihrem Treuhänder oder nutzen Weg 2.

Weg 2: mit Kontera und Bankingkonto

Die Hilfe beschreibt auch die Verbuchung mit Kontera. Kontera ist eine eigene Anwendung mit eigenem Benutzerkonto, die Buchungen an bexio übergibt. Sie brauchen dafür ein Kassenkonto in bexio.

Kassenkonto im Banking anlegen

1. Öffnen Sie «Banking».
2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben «Bankkonto hinzufügen» und wählen Sie «Neues Kassenkonto». Verlangt die Maske eine IBAN, haben Sie «Bankkonto hinzufügen» gewählt.
3. Benennen Sie das Konto und verknüpfen Sie es mit einem bestehenden Buchhaltungskonto, zum Beispiel 1090, oder einem neuen.

Als Kassenkonto lassen sich nur Aktivkonten (1xxx) anlegen. Möchten Sie ein 2000er-Konto verwenden, müssen Sie seine Art im Kontenplan zuerst von Passiv auf Aktiv ändern. Das Kassenkonto erscheint danach zusammen mit den Bankkonten im Banking. Haben Sie es erst nach dem Verbinden von Kontera angelegt, aktualisieren Sie den Kontenplan in Kontera. Fehlt der Banking-Tab, prüfen Sie Ihre Rechte in bexio.

Abrechnung und Belege in Kontera verbuchen

1. Laden Sie die Monatsabrechnung als PDF (Scan oder digital) unter «Kreditkarten Abrechnungen» hoch.
2. Richten Sie die erkannte Karte ein: Wählen Sie das Kassenkonto als Transitkonto und das Gebührenkonto für die Kartengebühren.
3. Verbuchen Sie die Abrechnung selbst auf das Transferkonto der Karte. Das Konto wird dadurch aufgeladen und erhält einen positiven Saldo, von dem Kontera danach die einzelnen Belastungen abzieht.
4. Laden Sie die Belege zu den einzelnen Positionen hoch. Kontera ordnet sie den Transaktionen zu, bucht die Kreditkartengebühren getrennt vom Aufwand und senkt den Saldo des Transferkontos.
5. Exportieren Sie die Buchungen nach bexio.

Für Abrechnungen sollte die Rundungsgenauigkeit in bexio auf 0.01 CHF stehen. Die Einstellung finden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen und Module» → «Währungen und Umrechnungskurse». Liest Kontera eine Abrechnung nicht richtig aus, hilft der Beitrag Kreditkartenabrechnung wird nicht ausgelesen.

CSV-Import: Viseca ONE und UBS Card Center

Statt der PDF-Abrechnung lassen sich Kartentransaktionen in Kontera auch per CSV importieren.

Viseca ONE: Klicken Sie im Portal auf «Rechnungen», dann auf das Kartenkonto und auf «Download .csv». In Kontera wählen Sie unter «Belege und Transaktionen» oben rechts «Transaktionen importieren», dann «Viseca one», und laden die Datei.

UBS Card Center: Aktivieren Sie die Integration in Kontera unter «Einstellungen» → «Addons». Im UBS E-Banking öffnen Sie «Konten & Karten» → «Kartentransaktionen», wählen als Transaktionsstatus «Verbuchte und verrechnete» und den Zeitraum und laden mit dem Excel-Symbol die Datei transactions.csv herunter. In Kontera importieren Sie sie beim «UBS Card Center» über «CSV Importieren». Achtung: Der UBS-Export enthält keine Angaben, mit denen Kontera Transaktionen eindeutig erkennt. Importieren Sie dieselben Transaktionen mehrfach, entstehen Duplikate.

Wie Umbuchungen zwischen eigenen Konten funktionieren, zeigt der Beitrag Transferkonto: Geld zwischen eigenen Konten buchen.

Tipp aus der Hilfe

Vermeiden Sie wenn möglich Kreditkartenzahlungen und zahlen Sie mit der Bankkarte, möglichst einer reinen Ausgabenkarte. Der Vorteil beim automatischen Banktransaktionenimport: Die Kartentransaktionen werden dann mit dem automatischen Abgleich bereits importiert.

Häufige Fragen

Welches Konto soll ich für die Karte nehmen?

Das hängt vom Weg ab. Von Hand führt die Hilfe ein Passivkonto, im Beispiel 2190. Für das Kassenkonto im Banking sind nur Aktivkonten möglich, im Beispiel 1090. Die Nummern sind Beispiele. Legen Sie die Konten mit Ihrem Treuhänder fest, siehe Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Warum verlangt bexio eine IBAN?

Dann haben Sie «Bankkonto hinzufügen» statt «Neues Kassenkonto» gewählt. Das Kassenkonto finden Sie über die drei Punkte neben «Bankkonto hinzufügen».

Brauche ich bei jeder Abrechnung alle Belege?

Nein, bei Kontera nicht. Sie können die Abrechnung teilweise verbuchen und die vorhandenen Belege zuordnen. Offene Positionen ohne Beleg bleiben in der Übersicht sichtbar.

Fazit

Ein eigenes Konto pro Karte ist die Grundlage, egal ob Sie von Hand oder mit Kontera buchen. Der Saldo zeigt, was die Abrechnung noch fordert, und die Abrechnung gleicht ihn aus. Klären Sie Kontoart und Nummern vorab mit Ihrem Treuhänder.