Mitarbeiterspesen über den Lohn auszahlen

Spesen zahlen Sie in bexio über eine eigene Lohnart im Lohnlauf aus, einmalig oder als monatlich wiederkehrenden Betrag. Entscheidend ist, dass Spesen kein Lohn sind: Sie ersetzen Auslagen des Mitarbeitenden. Deshalb brauchen sie die richtige Einstellung in der Lohnart, eine saubere Kontierung und die korrekte Angabe im Lohnausweis.

Spesen sind kein Lohn: das Recht in Kürze

Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer alle durch die Arbeit notwendig entstehenden Auslagen (Art. 327a Abs. 1 OR). Eine feste Entschädigung wie ein Taggeld oder eine monatliche Pauschale ist nur mit schriftlicher Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag möglich und muss alle notwendigen Auslagen decken (Art. 327a Abs. 2 OR). Abreden, nach denen der Arbeitnehmer die Auslagen selbst trägt, sind nichtig (Art. 327a Abs. 3 OR).

Der Auslagenersatz wird auf Grund der Abrechnung des Arbeitnehmers zusammen mit dem Lohn ausgerichtet, sofern keine kürzere Frist vereinbart oder üblich ist. Wer regelmässig Auslagen hat, erhält einen angemessenen Vorschuss, mindestens jeden Monat (Art. 327c OR).

Für die AHV gilt: Unkostenentschädigungen gehören nicht zum massgebenden Lohn. Keine Unkostenentschädigungen sind regelmässige Entschädigungen für die Fahrt vom Wohnort zum gewöhnlichen Arbeitsort sowie für die übliche Verpflegung am Wohnort oder am Arbeitsort. Sie gehören grundsätzlich zum massgebenden Lohn (Art. 9 AHVV, ebenso Merkblatt 2.01, Stand 1. Januar 2026).

So zahlen Sie Spesen in bexio über den Lohn aus

bexio führt Spesen als eigene Lohnart. Die Hilfe nennt die Auszahlung von Spesen ausdrücklich als Beispiel für den Lohnartenstamm und die monatliche Spesenabrechnung als Beispiel für eine wiederkehrende Lohnart.

Einmalig im Lohnlauf:

1. Öffnen Sie den Lohnlauf und wählen Sie den Mitarbeitenden.
2. Fügen Sie im Bereich «Weitere Lohnbestandteile» die Lohnart für die Spesenauszahlung hinzu.
3. Tragen Sie den Betrag laut Spesenabrechnung ein und kontrollieren Sie die Lohnabrechnung.

Monatlich wiederkehrend:

1. Öffnen Sie beim Mitarbeitenden die «Grundlohndaten».
2. Klicken Sie auf «Lohnart hinzufügen/entfernen» und wählen Sie die Spesen-Lohnart.
3. Hinterlegen Sie den Betrag. bexio fügt ihn dann in jedem Monat automatisch ein.

Wiederkehrende Beträge passen nur zu echten Pauschalen. Schwankende Auslagen erfassen Sie besser Monat für Monat auf Grund der Belege.

Eigenschaften und Konten der Lohnart prüfen

Jede Lohnart steuert, ob ein Betrag brutto oder netto wirkt und ob er AHV/ALV-, UVG-, KTG- oder quellensteuerpflichtig ist. Diese Eigenschaften lassen sich bei bestehenden Lohnarten nicht ändern, und kopierte Lohnarten übernehmen sie unverändert. Wählen Sie deshalb die Lohnart, die zur Art der Entschädigung passt, und besprechen Sie den Standard-Lohnartenstamm mit Ihrem Treuhänder.

Anpassen können Sie die FIBU-Konten «Konto Soll» und «Konto Haben». Hier entscheidet sich, wo die Spesen in der Buchhaltung landen. Hat der Mitarbeitende die Auslagen vorgestreckt und sind sie bereits als Privatauslage verbucht, darf die Auszahlung über den Lohn den Aufwand nicht ein zweites Mal belasten. Sie soll den offenen Saldo ausgleichen. Wie das Konto konkret zu wählen ist, legen Sie mit Ihrem Treuhänder fest. Mehr zu den Lohnarten: Lohnarten in bexio verwalten.

Privatauslagen: den offenen Saldo über den Lohn zurückzahlen

Die bexio-Hilfe beschreibt für Kontera, dass Spesen eines Mitarbeitenden auf einem zugeordneten Kontokorrent landen. Der Saldo zeigt jederzeit, was Sie noch schulden. Die Rückzahlung kann über die Lohnzahlung oder per Bankzahlung erfolgen. Einen festen Prozess dafür bietet Kontera nicht an. Wie Sie Quittungen und vorgestreckte Auslagen erfassen, steht in Spesen und Quittungen in bexio erfassen. Dieser Beitrag setzt danach an: Der Betrag steht fest und soll im Lohnlauf ausbezahlt werden.

Pauschal oder effektiv: was der Lohnausweis verlangt

Spesenvergütungen gehören nicht zum Bruttolohn und stehen im Lohnausweis unter Ziffer 13. Die Wegleitung zum Lohnausweis (gültig ab 1. Januar 2026) unterscheidet drei Fälle:

Das Kreuz bei den effektiven Spesen ist nur zulässig, wenn alle diese Vorgaben erfüllt sind: Übernachtungen gegen Beleg, Kundeneinladungen gegen Originalquittung, Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35.00 (als Pauschale für eine Hauptmahlzeit höchstens CHF 30.00), öffentliche Verkehrsmittel gegen Beleg, für das Privatfahrzeug höchstens 75 Rappen pro Kilometer und Kleinspesen gegen Beleg oder höchstens CHF 20.00 pro Tag. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit, und Einzelfallpauschalen dürfen nicht einfach auf alle Arbeitstage hochgerechnet werden.

Wo ein Betrag im Lohnausweis erscheint, bestimmt die Ziffer, die der Lohnart zugewiesen ist. Wie Sie den Lohnausweis erstellen, erklärt Lohnausweis mit bexio erstellen.

Typische Fehler

• Fahrtkosten Wohnort bis Arbeitsort als Spesen: Solche Wegvergütungen sind nach der Wegleitung keine Spesen. Sie gehören zum Bruttolohn.
• Pauschale ohne Grundlage: Eine feste Entschädigung braucht eine schriftliche Abrede und muss alle notwendigen Auslagen decken.
• Falsche Lohnart-Einstellung: Werden effektive Spesen mit AHV-Abzug behandelt, stimmen Abrechnung und Meldung nicht.
• Doppelte Belastung: Privatauslage und Lohnart belasten beide den Aufwand.
• Fehlende Belege: Ohne Abrechnung und Belege lässt sich die Auszahlung nicht nachweisen.

Häufige Fragen

Muss ich Spesen im Lohnausweis ausweisen?

Ja, grundsätzlich unter Ziffer 13. Bei effektiven Spesen genügt ein Kreuz, wenn die Vorgaben der Wegleitung erfüllt sind. Pauschalspesen geben Sie immer als Betrag an.

Brauche ich ein Spesenreglement?

Nicht zwingend. Wer Spesen nicht nur effektiv vergütet, kann aber Rechtssicherheit für die Mitarbeitenden schaffen, indem er ein Spesenreglement bei der Steuerbehörde des Sitzkantons genehmigen lässt. Die Wegleitung empfiehlt, sich an den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz zu orientieren.

Wann muss ich Spesen auszahlen?

Zusammen mit dem Lohn, sofern keine kürzere Frist vereinbart oder üblich ist. Bei regelmässigen Auslagen ist ein Vorschuss mindestens monatlich auszurichten (Art. 327c OR).

Kann ich eine monatliche Spesenpauschale frei festlegen?

Nicht ganz frei. Eine feste Entschädigung braucht eine schriftliche Abrede und muss alle notwendigen Auslagen decken (Art. 327a Abs. 2 OR). Im Lohnausweis steht sie als Betrag und muss ungefähr den effektiven Auslagen entsprechen.

Fazit

Mitarbeiterspesen im Lohnlauf auszuzahlen ist in bexio schnell erledigt, die Sorgfalt liegt bei den Einstellungen: passende Lohnart, richtige Konten und die korrekte Deklaration im Lohnausweis. Trennen Sie Spesen konsequent vom Lohn und halten Sie Abrechnung und Belege bereit. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.