Lohn: Jahresabschluss und neues Jahr

Zum Jahreswechsel stehen in der bexio-Lohnbuchhaltung vier Arbeiten an: die Jahresmeldungen über das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM, die Lohnausweise, die Abstimmung der Lohnkonten und die Eröffnung des neuen Lohnjahres. Beginnen Sie damit, sobald alle Lohnabrechnungen des Jahres abgeschlossen sind. Planen Sie den Januar früh, denn die AHV-Abrechnung ist in der Regel innert 30 Tagen nach Jahresende fällig.

Die Reihenfolge der Jahresendarbeiten

1. Alle Monate abschliessen. Schliessen Sie die Abrechnungen bis und mit Dezember ab und übertragen Sie sie in die Buchhaltung. Wie das geht, steht in Löhne in die Finanzbuchhaltung verbuchen.
2. Lohnkonten abstimmen. Prüfen Sie die Lohnkonten und gleichen Sie sie mit der Finanzbuchhaltung ab. Das Dokument «Lohnkonto» zeigt pro Mitarbeitenden und Jahr die Summe aller berechneten Lohnarten.
3. Jahresmeldungen versenden. Die elektronischen Meldungen an Ausgleichskasse, Unfallversicherung, Quellensteuerbehörde und weitere Empfänger lösen Sie im Bereich «Dokumente» unter «Jahresmeldung» aus.
4. Lohnausweise erstellen. Den Lohnausweis erstellen Sie unter «Dokumente» → «Lohnausweise», nachdem alle Lohnabrechnungen geschlossen sind.
5. Neues Jahr eröffnen. Danach richten Sie das neue Lohnjahr ein.

Der Abschluss der Finanzbuchhaltung ist ein eigener Schritt. Er folgt erst, wenn die Lohnbuchungen vollständig übertragen sind, siehe Jahresabschluss in bexio durchführen.

Zeitplan als Vorschlag

Der Zeitplan ist eine Empfehlung. Verbindlich sind die Fristen, die Ihnen die Ausgleichskasse und die Versicherer mitteilen.

Jahresmeldungen über ELM

ELM ist der Lohnstandard von Swissdec. Er ermöglicht, Lohndaten direkt aus einer zertifizierten Lohnsoftware an Versicherungen und Behörden zu übermitteln. In bexio sind Ausgleichskassen, Familienausgleichskassen, die berufliche Vorsorge, Unfall-, Unfallzusatz- und Krankentaggeldversicherung, die Lohnstrukturerhebung und die Quellensteuer mögliche Empfänger.

So gehen Sie vor:

• Erfassen Sie die Versicherungsdaten einmalig bei den Versicherungen. Für jede Versicherungsart wählen Sie, ob Sie mit oder ohne ELM arbeiten.
• Wählen Sie die Empfänger aus und senden Sie die Meldung. Pro gesendeter Meldung erscheint ein Eintrag mit Datum und Uhrzeit.
• Rufen Sie das Ergebnis über die «Ergebnisabfrage» ab. Einige Institutionen verlangen eine Freigabe.
• Hat sich ein Fehler eingeschlichen, senden Sie eine Ersatzmeldung. Ob die Institution sie akzeptiert, entscheidet sie selbst.

Besonderheit berufliche Vorsorge: Die BVG-Meldung geht anfangs Jahr an die Versicherung, um die voraussichtlichen Löhne zu melden. Dazu muss der Januar-Lohnlauf bereits geschlossen sein. Als Ergebnis erhalten Sie die Jahresbeiträge der Mitarbeitenden zurück, die Sie importieren können. Die Einrichtung beschreibt ELM: Löhne elektronisch melden.

Lohnausweise und weitere Jahresdokumente

Der Lohnausweis ist eine Urkunde und bildet eine Grundlage für die Steuerveranlagung der Mitarbeitenden. Jeder Arbeitgeber ist nach der Wegleitung der Steuerbehörden verpflichtet, jedem Arbeitnehmenden einen Lohnausweis auszustellen. Wer ihn nicht oder falsch ausfüllt, kann bestraft werden. Einige Kantone verlangen zusätzlich ein Exemplar für die kantonale Steuerverwaltung. Die Wegleitung (gültig ab 1. Januar 2026) nennt zurzeit Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis. In Luzern ist die direkte Zustellung freiwillig.

Prüfen Sie vor dem Erstellen die Angaben unter «Unternehmen» → «Stammdaten» → «Angaben Lohnausweis». Ein erstellter Report enthält die Version zum Erstellungszeitpunkt. Später vorgenommene Änderungen werden nicht automatisch übernommen. Dann erstellen Sie den Report neu. Betrifft eine Korrektur alle Mitarbeitenden, senden Sie eine Ersatzmeldung, bei wenigen ein Rektifikat. Alles Weitere zeigt Lohnausweis mit bexio erstellen.

Zur Jahresverarbeitung gehören ausserdem diese Auswertungen:

Neues Jahr eröffnen

Mit dem Eröffnen des neuen Jahres kopiert bexio alle Angaben zum Unternehmen und zu den Mitarbeitenden ins neue Jahr. Anpassungen, zum Beispiel bei den Versicherungsprämien, gelten dann nur für das gewählte Jahr. Die bisherigen Jahre bleiben unverändert. Das Jahr wechseln Sie über den Firmennamen im Balken ganz rechts. bexio zeigt das Vorgehen in einem Video in der Hilfe.

Prüfen Sie nach dem Eröffnen:

• Sozialversicherungs- und Quellensteuertarife sind für das neue Jahr aktualisiert.
• Die Versicherungsprämien und die ELM-Daten stimmen mit den Unterlagen der Versicherer überein.
• Kinder- und Ausbildungszulagen entsprechen den aktuellen Verfügungen der Ausgleichskasse.
• Löhne, Pensen und Beschäftigungsarten der Mitarbeitenden sind aktuell, insbesondere der 13. Monatslohn.

Häufige Fragen

Wann kann ich die Lohnausweise erstellen?

Erst, wenn die Lohnabrechnungen abgeschlossen sind. Die Dokumente stehen nur zum Download bereit, wenn die Abrechnungen im Status «Abgeschlossen» sind.

Muss ich die Jahresmeldung zwingend über ELM versenden?

bexio unterstützt je Versicherungsart beide Varianten, mit und ohne ELM. Welche Form Ihre Ausgleichskasse oder Versicherung verlangt, erfahren Sie dort.

Was tun, wenn sich nach dem Versand etwas ändert?

Senden Sie eine Ersatzmeldung. Bei Lohnausweisen erstellen Sie den Report neu oder ein Rektifikat für einzelne Mitarbeitende.

Reicht die Lohnbuchhaltung für den Jahresabschluss der Firma?

Nein. Sie liefert die Lohnbuchungen und die Auswertungen. Den Abschluss der Finanzbuchhaltung führen Sie separat durch, am besten mit Ihrem Treuhänder.

Fazit

Die Jahresendarbeiten im Lohn folgen einer klaren Reihenfolge: abschliessen, abstimmen, melden, Lohnausweise erstellen, neues Jahr eröffnen. Wer die Daten schon im Dezember prüft, hat im Januar Luft für die Fristen. Kontrollieren Sie im neuen Jahr Tarife, Prämien und Mitarbeiterdaten, bevor der erste Lohnlauf startet. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.