Falsche Bankverbindung auf der QR-Rechnung

Die Bankverbindung auf dem Zahlteil stammt aus dem Bankkonto, das auf der Rechnung gewählt ist. Prüfen Sie deshalb zwei Dinge: Ist auf der Rechnung das richtige Bankkonto gewählt? Und stimmen die Angaben im Bankkonto unter «Bankkonto bearbeiten», also IBAN oder QR-IBAN und die gewählte Variante? Eine QR-IBAN vergibt Ihre Bank, sie gehört zu einer Instituts-ID zwischen 30'000 und 31'999.

Symptome erkennen

Die drei Varianten im Überblick

Beim Aktivieren der Funktion «Rechnung mit QR-Code» wählen Sie in der Konfiguration eine von drei Varianten.

bexio empfiehlt: Wer bisher den orangen Einzahlungsschein mit Referenz angeboten hat, aktiviert am besten die gleichwertige Variante «QR-IBAN».

Ursachen und Lösungen als Prüfschritte

1. Bankkonto auf der Rechnung kontrollieren

Laut bexio-Hilfe muss das korrekte Bankkonto in den Einstellungen der Rechnung angewählt sein. Haben Sie mehrere Konten, etwa ein Hauptkonto und ein Fremdwährungskonto, kann die Rechnung auf das falsche zeigen. Öffnen Sie die Rechnung, prüfen Sie die Einstellungen und wählen Sie das richtige Konto.

2. Angaben im Bankkonto abgleichen

Öffnen Sie im Banking das Bankkonto und klicken Sie auf «Bankkonto bearbeiten». Die Pflichtangaben, die mit einem Sternchen gekennzeichnet sind, werden auf dem Einzahlungsschein ausgewiesen, den Sie Ihren Kunden senden. Vergleichen Sie IBAN, Kontoinhaber und Adresse Zeichen für Zeichen mit den Angaben Ihrer Bank. Die Adresse des Bankkontos muss seit Juli 2025 strukturiert gespeichert werden, sonst zeigt bexio einen Warnhinweis.

3. QR-IBAN richtig eintragen

Eine QR-IBAN ist eine normale IBAN, deren Instituts-ID im Bereich 30'000 bis 31'999 liegt. Sie steht direkt nach den zwei Prüfziffern, bei einer Schweizer IBAN also an den Stellen fünf bis neun. Die SIX reserviert diesen Bereich ausschliesslich für das Verfahren mit QR-Referenz. Eine QR-Referenz gehört laut SIX immer zu einer QR-IBAN. Haben Sie in der Variante «QR-IBAN» eine normale IBAN eingetragen, passt das nicht zusammen. Umgekehrt lässt sich eine QR-IBAN nicht mit einer Creditor Reference kombinieren.

Weitere Punkte:

• Die QR-IBAN vergibt Ihre Bank. Sie müssen sie eintragen, bexio erzeugt sie nicht.
• Die QR-Referenz-ID wird übernommen, wenn Sie vorher in bexio mit dem orangen Einzahlungsschein gearbeitet haben. Sonst können Sie sie bei Ihrer Bank verlangen. Das Feld darf auch leer bleiben.
• Nach den SIX-Richtlinien kann eine QR-IBAN nur für Zahlungseingänge verwendet werden und nur gemeinsam mit einer QR-Referenz.

4. Variante und Referenz prüfen

Fehlt auf dem Zahlteil eine Referenz, haben Sie vermutlich «Nur IBAN» gewählt. Diese Variante verwendet die normale IBAN ohne Referenznummer. Zahlungen lassen sich dann nicht automatisch einer Rechnung zuweisen. Die manuelle Zuweisung im Banking bleibt möglich. Wollen Sie den automatischen Abgleich nutzen, wechseln Sie zu «QR-IBAN» oder «IBAN mit Creditor Reference». Beachten Sie bei der zweiten Variante, dass Sie die Creditor Reference nicht zwingend zurückerhalten, was den Abgleich erschweren kann.

Nach jeder Änderung öffnen Sie die Vorschau einer neuen Rechnung und prüfen den Zahlteil. Wie der Abgleich funktioniert, erklärt Bankabgleich findet die Zahlung nicht.

5. Bereits versendete Rechnungen korrigieren

Eine Rechnung im Status «Offen» oder «Überfällig» lässt sich nicht direkt bearbeiten. Ist sie vollständig unbezahlt, klicken Sie auf «Rechnung erneut bearbeiten». Sie wechselt dann in den Status Entwurf. Korrigieren Sie die Einstellungen, stellen Sie die Rechnung neu und versenden Sie sie erneut. Teilweise bezahlte oder bezahlte Rechnungen können inhaltlich nicht mehr geändert werden. Zum Ausgleichen nennt die Hilfe das Stornieren oder eine Gutschrift. Bei manuellen Buchungen empfiehlt sie, den Treuhänder beizuziehen.

Informieren Sie Kunden, die bereits eine Rechnung mit falscher Verbindung erhalten haben, damit sie nicht auf das falsche Konto zahlen. Das ist ein allgemeiner Hinweis, keine Vorgabe von bexio.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Wenden Sie sich an Ihre Bank, wenn Sie unsicher sind, ob IBAN, QR-IBAN oder QR-Referenz-ID stimmen. bexio-Support brauchen Sie, wenn die Einstellungen stimmen, der Zahlteil aber andere Angaben zeigt. Legen Sie Screenshots der Bankkonto-Konfiguration und der betroffenen Rechnung bei. Grundlagen zum Rechnungsformat finden Sie in QR-Rechnung: Was KMU wissen müssen. Fehlt der Zahlteil ganz, hilft QR-Code fehlt auf der Rechnung.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen IBAN und QR-IBAN?

Beide sind IBANs. Die QR-IBAN enthält eine Instituts-ID im Bereich 30'000 bis 31'999 und kennzeichnet das Verfahren mit QR-Referenz. Eine QR-Referenz kann nur zusammen mit einer QR-IBAN verwendet werden, eine Creditor Reference nur mit einer normalen IBAN.

Gilt die QR-IBAN auch für Rechnungen in Euro?

Nach der neuen Fassung der SIX-Richtlinien (Version 2.4, mit dem SIC-Release vom 13. November 2026) ist die QR-IBAN mit QR-Referenz nur für Rechnungen in CHF vorgesehen. Für EUR bleiben IBAN mit Creditor Reference oder IBAN mit unstrukturierter Mitteilung. Wie bexio das umsetzt, nennt die Hilfe nicht. Fragen Sie im Zweifel den Support.

Kann ich ESR und QR-Rechnung gleichzeitig nutzen?

Nein. Pro Bankkonto ist entweder der orange Einzahlungsschein oder die Rechnung mit QR-Code aktiv. Aktivieren Sie den QR-Code, überschreibt bexio den orangen Einzahlungsschein.

Warum verlangt bexio bei einer Zahlung mit QR-IBAN eine Referenz?

Beim Erfassen einer Zahlung an einen Empfänger mit QR-IBAN ist eine Referenznummer (QR-Referenz) zwingend. Bei einer normalen IBAN kann das Feld leer bleiben.

Fazit

Prüfen Sie bei einer falschen Bankverbindung erst das gewählte Bankkonto auf der Rechnung, dann dessen Angaben und die Variante. Die QR-IBAN gehört zu einer Instituts-ID zwischen 30'000 und 31'999 und kommt von Ihrer Bank. Fehlt die Referenz, kann die Variante «Nur IBAN» der Grund sein. Bereits versendete Rechnungen setzen Sie zurück, sofern sie unbezahlt sind.