QR-Code fehlt auf der Rechnung: Ursachen

Prüfen Sie zuerst die Währung der Rechnung. bexio erzeugt nur für Rechnungen in CHF oder EUR einen QR-Code, auch dann nicht, wenn das verknüpfte Konto auf CHF lautet. Stimmt die Währung, kontrollieren Sie, ob beim gewählten Bankkonto die Funktion «Rechnung mit QR-Code» aktiviert ist. Fehlt nur die Adresse unter «Zahlbar durch», sind die Kontaktdaten unvollständig.

Symptome erkennen

Unterscheiden Sie genau, was fehlt: der ganze Zahlteil, nur der QR-Code oder nur die Adresse beim Zahlungspflichtigen.

Ursachen und Lösungen als Prüfschritte

1. Währung der Rechnung prüfen

Die QR-Rechnung besteht aus Empfangsschein und Zahlteil mit QR-Code. Laut bexio-Hilfe können nur Rechnungen in CHF oder EUR einen QR-Code enthalten. Für andere Währungen wie GBP, USD oder AED erzeugt das System keinen, selbst wenn die verknüpfte IBAN auf CHF lautet. Das deckt sich mit den Vorgaben der SIX, die für den Swiss QR Code nur CHF und EUR zulässt. Erstellen Sie die Rechnung in einer der beiden Währungen. Bei Rechnungen in Fremdwährung wählen Sie in den Einstellungen der Rechnung den Kurs und das zugehörige Fremdwährungs-Bankkonto aus. Mehr dazu in Fremdwährungen in Offerten und Rechnungen.

2. Funktion beim Bankkonto aktivieren

Öffnen Sie im Banking das Bankkonto und klicken Sie auf «Bankkonto bearbeiten». Aktivieren Sie unterhalb der Bankdaten die Funktion «Rechnung mit QR-Code». Danach erscheint die Konfiguration des QR-Codes. Dort wählen Sie die Variante, zum Beispiel QR-IBAN. Die Varianten erklärt der Beitrag Falsche Bankverbindung auf der QR-Rechnung.

Beachten Sie: Pro Bankkonto kann entweder der orange Einzahlungsschein mit Referenz (ESR) oder die Rechnung mit QR-Code aktiv sein. Sobald Sie den QR-Code aktivieren, überschreibt bexio den orangen Einzahlungsschein automatisch.

3. Das richtige Bankkonto auf der Rechnung wählen

Beim Druck muss laut Hilfe das korrekte Bankkonto in den Einstellungen der Rechnung gewählt sein. Hat das gewählte Konto die QR-Funktion nicht aktiviert, fehlt der Zahlteil. Öffnen Sie dazu die Rechnung, prüfen Sie dort die Einstellungen und wählen Sie das Konto mit aktivem QR-Code. Eine Rechnung im Status Entwurf können Sie frei bearbeiten. Hat sie den Status «Offen» oder «Überfällig», klicken Sie auf «Rechnung erneut bearbeiten», sofern noch keine Zahlung erfasst ist. Dann wechselt der Status zurück auf Entwurf.

4. Zahlteil auf separater Seite finden

Unter «Einstellungen» → «Dokumenten-Vorlagen» können Sie festlegen, dass der Zahlteil auf einer separaten Seite erscheint. Die Option heisst «EZS auf separater Seite anzeigen». Der Zahlteil steht dann auf einer eigenen A4-Seite. Dort können Sie einen Hintergrund als PDF hinterlegen. Die untere Hälfte der Seite ist für den Zahlteil reserviert, bexio überdeckt Inhalte, die dort hineinreichen. Das ist gewollt und sichert die Konformität der QR-Rechnung.

5. Adresse unter «Zahlbar durch» vervollständigen

Fehlt der Block «Zahlbar durch», sind die Kontaktdaten laut Hilfe in der Regel unvollständig. bexio blendet die Adresse aus, wenn eines dieser Elemente fehlt:

• Land,
• Strasse und Nummer,
• PLZ und Ort.

Ergänzen Sie die Angaben im Kontakt und speichern Sie. Danach erscheint der Block. Hintergrund: Seit November 2025 sind im Swiss QR Code nur noch strukturierte Adressen zugelassen, laut SIX für den Rechnungssteller und den Zahlungspflichtigen. Ist die Adresse des Kontakts nicht strukturiert, bleibt «Zahlbar durch» unter Umständen leer. Ihr Kunde kann die Rechnung trotzdem bezahlen, muss die Adresse aber bei der Zahlungserfassung selbst korrekt eintragen. Wie Sie bestehende Adressen umstellen, steht in Strukturierte Adressen in bexio: Fehler vermeiden.

Prüfen Sie auch Ihre eigene Adresse. Die Adresse des Bankkontos muss seit Juli 2025 strukturiert gespeichert werden. Haben Sie sie noch nicht umgestellt, zeigt bexio beim Bankkonto einen Warnhinweis. Passen Sie sie unter «Bankkonto bearbeiten» an.

6. Druck und Layout kontrollieren

bexio positioniert die QR-Rechnung automatisch, um die Normen der SIX einzuhalten. Eine manuelle Verschiebung ist nicht möglich. Erscheint das Dokument beim Drucken abgeschnitten oder falsch ausgerichtet, stellen Sie die Skalierung auf «100 %» oder «Tatsächliche Grösse». Auf weissem Normalpapier muss das Scherensymbol auf dem Ausdruck erscheinen. Auf perforiertem Papier lassen sich die Druckereinstellungen anpassen. Das Scherensymbol bleibt trotzdem sichtbar, weil bexio den eingelegten Papiertyp nicht erkennt.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Wenn Währung, Bankkonto, Rechnungseinstellungen und Adressen stimmen und der Zahlteil trotzdem fehlt, wenden Sie sich an den Support. Nennen Sie die Rechnungsnummer, die Währung und das gewählte Bankkonto, und legen Sie einen Screenshot der QR-Einstellungen bei. Grundlagen zum Format finden Sie in QR-Rechnung: Was KMU wissen müssen.

Häufige Fragen

Kann ich die Position des QR-Zahlteils verschieben?

Nein. bexio erzeugt das Layout automatisch, damit die SIX-Normen eingehalten werden. Gestalten können Sie den oberen Teil der Zahlteil-Seite mit einem PDF-Hintergrund.

Warum fehlt der Zahlteil bei Rechnungen in US-Dollar?

Weil der Swiss QR Code nur die Währungen CHF und EUR kennt.

Darf der Block «Zahlbar durch» leer bleiben?

Laut bexio-Hilfe kann der Kunde trotzdem zahlen. Er muss dann die Adresse bei der Zahlungserfassung selbst korrekt angeben. Vollständige, strukturierte Kontaktdaten vermeiden diesen Mehraufwand.

Fazit

Fehlt der QR-Code, prüfen Sie in dieser Reihenfolge Währung, Aktivierung beim Bankkonto, gewähltes Konto auf der Rechnung, Vorlage und Adressen. Bei fehlenden Adressen helfen vollständige, strukturierte Kontaktdaten.