Doppelte Transaktionen nach dem Bankimport bereinigen

Eine überzählige Banktransaktion bereinigen Sie in bexio, indem Sie sie ignorieren, statt sie abzugleichen. Ist sie schon abgeglichen, machen Sie den Abgleich zuerst rückgängig. Klären Sie aber vorher, ob wirklich ein Duplikat vorliegt. Oft ist es eine Sammelbuchung der Bank oder eine Zahlung, die Sie schon von Hand erfasst haben.

Symptome erkennen

Öffnen Sie im Banking die «Banktransaktionen anzeigen» und vergleichen Sie Datum, Betrag, Beschreibung und Status der verdächtigen Zeilen.

Ursachen und Lösungen als Prüfschritte

1. Echtes Duplikat oder Sammelbuchung klären

Zwei Zeilen mit gleichem Betrag können zwei echte Zahlungen sein, etwa zwei Monatsraten. Prüfen Sie zusätzlich Referenz, Gegenpartei und Valuta im E-Banking. Erst wenn Sie sicher sind, dass dieselbe Bewegung zweimal erscheint, bereinigen Sie. Fragen Sie im Zweifel Ihren Treuhänder, bevor Sie in abgeschlossenen Perioden etwas ändern.

2. Doppelter Import über Schnittstelle oder Datei

Die Bankschnittstellen von bexio haben laut Hilfe einen Duplikatsfilter, der verhindert, dass eine Transaktion zweimal importiert wird. Bei einzelnen Banken nennt die Hilfe ausdrücklich das selbe Dateiformat. Spielen Sie dieselben Bewegungen zusätzlich aus einer Datei in einem anderen Format ein, ist ein Duplikat deshalb denkbar. Den Datumsbereich für rückwirkende Abholungen dürfen Sie dennoch nutzen. Er prüft Kontoauszüge neu, ohne bereits importierte Transaktionen zu verdoppeln. Wie Sie Lücken schliessen, zeigt Banktransaktionen kommen nicht an.

3. Zahlung von Hand erfasst und Transaktion importiert

Haben Sie einen Zahlungseingang in der Rechnung manuell verbucht, gleichen Sie später die importierte Banktransaktion für dieselbe Rechnung nicht erneut ab. Das würde laut Hilfe zu einer Doppelbuchung führen. Ignorieren Sie die Transaktion stattdessen. Wie die manuelle Erfassung läuft, steht in Zahlungseingang manuell verbuchen.

Ein zweites Beispiel aus der Hilfe betrifft bexio Pay: Die Karten-Transaktionen werden automatisch verbucht. Importieren Sie alle Kontobewegungen per CAMT-Datei und verbuchen sie über den Bankabgleich, entstehen doppelte Buchungen. Ignorieren Sie die importierten Karten-Transaktionen. Das geht gesammelt: Im Banking zum Konto wechseln, auf «Banktransaktionen anzeigen» klicken, im Suchfeld nach «Debit Card» suchen, alle Treffer auswählen, im Dropdown «Transaktionen ignorieren» wählen und mit «GO» ausführen.

4. Sammelbuchung richtig einordnen

Zahlungsausgänge vom gleichen Datum meldet die Bank je nach Einstellung als einen Betrag oder einzeln. bexio kennt vier Avisierungstypen, die Sie unter «Banking» → «Bankkonto bearbeiten» finden:

• Sammelbuchungen mit Details: ein Betrag, der Empfänger ist sichtbar.
• Sammelbuchungen ohne Details: ein Betrag, der Empfänger bleibt anonym.
• Einzelbuchungen mit Details: jede Zahlung einzeln mit Empfänger. Die Bank kann dafür Kosten verrechnen.
• Einzelbuchungen ohne Details: jede Zahlung einzeln, der Empfänger bleibt anonym.

Bei Credit Suisse und Zürcher Kantonalbank gelten die Avisierungstypen nur beim Download der pain-Dateien, nicht bei der Übermittlung über die Schnittstelle. Eine Sammelbuchung ist also kein Fehler. Zahlen Sie Lieferantenrechnungen über bexio, ordnet bexio sie über eine eindeutige ID zu, die bexio der Bank mitgibt. Voraussetzung ist, dass die Bank die korrekten IDs beim Import bereitstellt. Wie Sie eine Zahlung beim Abgleich auf mehrere Rechnungen aufteilen, steht in Bankabgleich findet die Zahlung nicht.

5. Bereinigen in bexio: ignorieren oder Abgleich rückgängig

Nicht abgeglichene Duplikate:

1. Öffnen Sie im Banking die «Banktransaktionen anzeigen».
2. Wählen Sie die überzählige Zeile aus, danach unten im Dropdown «Transaktionen ignorieren» und bestätigen Sie mit «GO». So beschreibt es die Hilfe am Beispiel von bexio Pay. Den Status passen Sie auch über «Aktionen» an.
3. Die Zeile trägt nun den Status «ignoriert», wird nicht verbucht und beeinflusst die Finanzbuchhaltung nicht. Über «Aktionen» machen Sie das rückgängig.

Bereits abgeglichene Duplikate:

1. Suchen Sie die Buchung unter «Banktransaktionen anzeigen».
2. Klicken Sie auf «Aktionen» und wählen Sie «Abgleich rückgängig». «Abgleich bearbeiten» ändert dagegen nur Angaben, die Buchungen bleiben bestehen.
3. Beim Rückgängigmachen wird der komplette Abgleich entfernt. Haben Sie die Transaktion auf mehrere Buchungen aufgeteilt, gehen alle verloren. Notieren Sie sich die Aufteilung vorher.
4. Ignorieren Sie danach das Duplikat und gleichen Sie die richtige Transaktion neu ab.

Ein Löschen von Banktransaktionen beschreiben die genutzten Hilfeartikel für bexio nicht. Ignorieren und Rückgängigmachen sind die dokumentierten Wege. Allgemeine Regeln zum Löschen von Belegen und Buchungen erklärt Belege, Transaktionen und Buchungen richtig löschen.

Hinweis für Kontera-Nutzer

Enthält Ihre CAMT.053-Datei Sammelbuchungen, weist Kontera beim Import darauf hin. Geben Sie dann die zugehörigen CAMT.054-Dateien im Import mit an. So löst Kontera die Sammelbuchungen auf und importiert sie als Einzelbuchungen. Der mehrfache Import der gleichen Transaktionen kann zu Duplikaten führen, zum Beispiel bei CSV-Dateien des UBS Card Centers, weil sie keine eindeutige Kennung enthalten.

Gelöscht wird in Kontera unter «Verarbeiten» → «Belege und Transaktionen»: Zeilen markieren, im Menü «Löschen» wählen. Die Hilfe warnt, dass gelöschte Daten in der Regel nicht wiederhergestellt werden können. Löschen Sie exportierte Buchungen, werden Buchungen im Buchhaltungssystem dadurch nicht gelöscht. Bei einer doppelt hochgeladenen Kreditkartenabrechnung hängt das Vorgehen davon ab, ob Posten schon exportiert wurden.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Wenden Sie sich an den Support, wenn Duplikate trotz Filter immer wieder auftreten, eine Transaktion sich nicht ignorieren oder zurücknehmen lässt oder Ihre Buchhaltung nach dem Bereinigen nicht aufgeht. Schicken Sie Bank, Importart, Zeitraum und je ein Beispiel für beide Zeilen. Fragen zu Konten und Buchungssätzen beantwortet Ihr Treuhänder.

Häufige Fragen

Kann ich eine Banktransaktion in bexio löschen?

Die genutzten Hilfeartikel beschreiben das Ignorieren und das Rückgängigmachen eines Abgleichs. Ein Löschen von Banktransaktionen wird dort nicht beschrieben.

Ist eine Sammelbuchung ein Duplikat?

Nein. Eine Sammelbuchung fasst Zahlungen des gleichen Datums in einem Betrag zusammen. Wie detailliert die Bank sie liefert, hängt vom Avisierungstyp ab.

Was passiert mit ignorierten Transaktionen?

Sie werden nicht abgeglichen und haben keinen Einfluss auf die Finanzbuchhaltung. Sie lassen sich später wieder aufnehmen.

Fazit

Klären Sie zuerst, ob wirklich ein Duplikat vorliegt. Danach ignorieren Sie die überzählige Transaktion oder machen den Abgleich rückgängig. Achten Sie besonders auf Zahlungen, die von Hand erfasst und zusätzlich abgeglichen wurden. Bei Sammelbuchungen und in Kontera gelten eigene Regeln. Löschen Sie nur, wenn die Folgen klar sind.