MWST-Methode lässt sich nicht wechseln: warum

Die MWST-Methode lässt sich in bexio nicht wechseln, sobald im Journal des betroffenen Geschäftsjahres eine Buchung steht, mit oder ohne MWST. Prüfen Sie deshalb zuerst unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal», ob das Jahr leer ist. Dazu kommen gesetzliche Vorgaben: Gewechselt wird nur auf den Beginn einer Steuerperiode.

Symptome erkennen

Prüfschritte

1. Journal des Jahres prüfen

Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal» und wählen Sie das betroffene Geschäftsjahr. Ist es leer, ändern Sie die Methode unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Grundeinstellungen MWST». Enthält es auch nur eine Buchung, ist die Änderung gesperrt. Das gilt unabhängig davon, ob die Buchung MWST enthält.

2. Bedingungen für den Wechsel abgleichen

bexio nennt Bedingungen, die für beide Richtungen gelten:

• Das Geschäftsjahr liegt nicht vor 2018 und ist nicht geschlossen.
• Es gibt keine geschlossenen MWST-Perioden im Jahr.
• Es gibt keine Buchungen mit alten Sätzen, die vor 2018 galten (zum Beispiel Umsatzsteuer mit 8 Prozent oder alte Saldosteuersätze).
• Es gibt keine Buchungen, die zu Dokumenten aus anderen Jahren gehören, etwa eine Rechnung im Vorjahr mit Zahlungseingang im neuen Jahr.
• Es gibt keine Buchungen mit optierten Steuersätzen.
• Es gibt keine Buchungen mit Steuersätzen ohne Ziffer.

Beim Wechsel von effektiv zu Saldo kommt dazu: keine manuellen Buchungen mit Sätzen, die die Saldosteuermethode nicht unterstützt, etwa Vorsteuersätze oder Zollsteuer. Sind die Bedingungen nicht erfüllt, passen Sie Buchungen oder Dokumente an, damit die Option freigeschaltet wird.

3. Journal bereinigen oder von Hand rechnen

Bei wenigen Buchungen empfiehlt bexio den Umbau. Sichern Sie vorher Ihre Daten und stimmen Sie sich mit Ihrem Treuhänder ab, denn Sie ändern produktive Buchungen. bexio beschreibt diese Schritte:

1. Dokumente: Rechnungen, Gutschriften und Lieferantenrechnungen des Jahres müssen im Status «Entwurf» sein, damit sie keine Buchungen erzeugen. Jahresübergreifende Zahlungseingänge und -ausgänge müssen vorübergehend gelöscht werden.
2. Aufwendungen und manuelle Buchungen: Statt sie zu löschen, setzen Sie das Datum vorübergehend in ein anderes Jahr.
3. Banktransaktionen: Abgleiche müssen rückgängig gemacht werden. Nach der Umstellung gleichen Sie sie einzeln wieder ab.
4. Lohn: Überträge in die Finanzbuchhaltung können im Lohn-Modul storniert und später erneut ausgeführt werden.
5. Saldovorträge: Provisorische Saldovorträge löschen Sie unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss». Ist das Vorjahr abgeschlossen, öffnen Sie es zuerst, siehe Jahresabschluss rückgängig machen.
6. Journal-Prüfung: Kontrollieren Sie, dass das Jahr ausnahmslos leer ist.

Das richtige Löschen und Rückgängigmachen beschreibt Belege, Transaktionen und Buchungen richtig löschen.

Bei mehreren hundert Buchungen rät bexio vom Zurücksetzen ab. Dann berechnen Sie die MWST für das Jahr von Hand, mit Unterstützung Ihres Treuhänders. Dafür gibt es in der bexio-Hilfe eine Anleitung zur manuellen Berechnung der MWST-Abgabe. Sie benötigt Erfolgsrechnung, Kontenblätter, Listen offener Posten und die MWST-Abrechnung der Periode.

4. Warnung zu Buchungen unter Saldosteuer

Meldet bexio, Sie hätten unter Saldosteuer Buchungen zu Umsatzsteuersätzen, ist das nicht erlaubt. Möglich sind in einem Saldosteuerjahr nur Umsatzsteuersätze mit 0 Prozent ohne Ziffer. Solche Buchungen erscheinen weder im MWST-Formular noch im MWST-Journal. So bereinigen Sie sie:

1. Legen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Steuersätze MWST» einen neuen 0-Prozent-Satz an. Wählen Sie den Typ «Nicht steuerpflichtiger Umsatz» und die Ziffer, die zum Geschäftsfall passt, zum Beispiel 220 für den Export von Waren. Unsicher? Fragen Sie Ihren Treuhänder.
2. Filtern Sie das Journal unter «Buchhaltung» → «Berichte» nach dem 0-Prozent-Satz ohne Ziffer.
3. Hinterlegen Sie in der Buchung oder im Ursprungsdokument den neuen Satz.

Prüfen Sie alle Saldosteuerjahre und alle 0-Prozent-Sätze ohne Ziffer.

5. Einstellung für die nächste Periode und Steuersatzzuordnung

Stellen Sie die MWST-Einstellung für das nächste Geschäftsjahr jetzt ein, bevor Sie dort buchen. Danach lässt sie sich nicht mehr ändern. Wählen Sie die Periode in den Grundeinstellungen oder fügen Sie sie hinzu. Wechseln Sie bei der ESTV auf das nächste Jahr, müssen Sie dieselbe Einstellung auch in bexio anpassen.

Wechseln Sie im nächsten Kalenderjahr zwischen Saldosteuer und effektiver Methode, brauchen Sie eine Steuersatzzuordnung. Rechnungen, die Sie vor dem Wechsel stellen und erst danach bezahlt bekommen, tragen sonst einen Steuersatz, der im neuen Jahr nicht mehr gilt. In der Zuordnung legen Sie fest, welche Ihrer Sätze zusammengehören. Alle Sätze einer Zeitreihe müssen denselben Prozentwert haben. Solange Sie die Zuordnung nicht für Buchungen verwendet haben, können Sie sie anpassen oder löschen.

6. Gesetzliche Vorgaben beachten

Die Einstellung in bexio ersetzt die Meldung bei der ESTV nicht. Die wichtigsten Regeln:

• Zeitpunkt: Wechsel sind jeweils auf den Beginn einer Steuerperiode möglich (Art. 37 Abs. 4 MWSTG). Die Meldung muss spätestens 60 Tage nach Beginn der Steuerperiode erfolgen, ab der gewechselt wird (Art. 79 und 81 MWSTV).
• Mindestdauer: Die Saldosteuersatzmethode muss mindestens eine Steuerperiode beibehalten werden. Wer sich für die effektive Methode entscheidet, kann frühestens nach drei Jahren zurück zur Saldosteuersatzmethode (Art. 37 Abs. 4 MWSTG).
• Bewilligung: Die ESTV bewilligt die Saldosteuersatzmethode, wenn in der vorangegangenen Steuerperiode keine der gesetzlichen Grenzen überschritten wurde (Art. 79 Abs. 2 MWSTV). Wer die Grenzen in drei aufeinanderfolgenden Perioden überschreitet, muss zur effektiven Methode wechseln (Art. 81 Abs. 3 MWSTV).
• Vorsteuer beim Wechsel: Von effektiv zu Saldo ist früher abgezogene Vorsteuer auf dem Zeitwert zurückzuerstatten, von Saldo zu effektiv kann die Steuer auf dem Zeitwert als Vorsteuer abgezogen werden (Art. 79 Abs. 3 und Art. 81 Abs. 4 MWSTV).
• Abrechnungsart: Ändert sich gleichzeitig vereinbart zu vereinnahmt, sind zusätzliche Korrekturen auf Debitoren und Kreditoren nötig (Art. 79 Abs. 4 und Art. 81 Abs. 5 MWSTV).

Den Antrag auf Saldosteuersätze stellen Sie elektronisch über das ESTV-Portal. Welche Methode zu Ihrem Betrieb passt, klärt Effektive Methode oder Saldosteuersatz.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Eine abgeschlossene MWST-Periode öffnet der bexio-Support. Nennen Sie in Ihrer Nachricht den Mandanten, die Periode und was geöffnet werden soll. Beachten Sie, dass bexio die Periode neu berechnet und sich die Zahlen verändern können. Speichern Sie MWST-Formular und -Journal vorher ab. Bei Fragen zur korrekten MWST-Abwicklung verweist bexio auf Ihren Treuhänder oder die ESTV. Weicht eine bereits eingereichte Abrechnung ab, hilft MWST-Abrechnung stimmt nicht.

Häufige Fragen

Kann ich die Methode im laufenden Jahr wechseln?

In bexio nur, wenn das Journal des Jahres leer ist. Gesetzlich sind Wechsel nur auf den Beginn einer Steuerperiode möglich. Bereiten Sie den Wechsel deshalb für die nächste Periode vor.

Warum fehlen Buchungen unter Saldosteuer im MWST-Formular?

Wahrscheinlich liegen sie auf einem 0-Prozent-Satz ohne Ziffer. Solche Buchungen berücksichtigt bexio im Formular und Journal nicht. Korrigieren Sie sie wie in Schritt 4 beschrieben.

Reicht die Einstellung in bexio für den Wechsel?

Nein. Der Wechsel gegenüber der ESTV braucht eine Meldung beziehungsweise einen Antrag innert der gesetzlichen Frist. Die Einstellung in bexio sorgt nur dafür, dass Ihre Buchhaltung dieselbe Methode verwendet.

Fazit

Ist das Journal des Jahres leer und sind die Bedingungen erfüllt, lässt sich die Methode in den Grundeinstellungen ändern. Sonst bereinigen Sie die Buchungen oder rechnen die MWST von Hand. Planen Sie den Wechsel immer auf den Beginn einer Steuerperiode und melden Sie ihn rechtzeitig der ESTV.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.