Datenqualität als Grundlage für jede Automatisierung

Automatisierung arbeitet genau so gut wie die Daten, auf die sie zugreift. Ein Ablauf, der Kontakte, Offerten oder Rechnungen in bexio erzeugt, übernimmt Fehler aus dem Kontakt- und Artikelstamm ungeprüft und wiederholt sie bei jedem Durchlauf. Deshalb gehört die Bereinigung der Stammdaten vor die Automatisierung, nicht danach.

Warum Automatisierung Fehler vervielfacht

Wer eine Offerte von Hand schreibt, bemerkt einen veralteten Preis oft noch beim Tippen. Ein automatisierter Ablauf bemerkt nichts. Er nimmt den Preis aus dem Artikel, die Adresse aus dem Kontakt und die Zahlungsbedingungen aus der Voreinstellung. Stimmt eine dieser Angaben nicht, ist jedes erzeugte Dokument falsch, und zwar so lange, bis jemand den Fehler an der Quelle behebt.

Besonders heikel sind Dubletten. Eine Anbindung, die vor dem Anlegen eines Kontakts nach der E-Mail-Adresse sucht, findet bei doppelten Einträgen zwei Treffer. Je nach Regel ordnet sie die Anfrage dem falschen Datensatz zu oder legt einen dritten an. Die Schnittstelle von bexio bietet zwar eine Suche nach Feldern wie Name, E-Mail oder Postleitzahl. Sie liefert aber nur so eindeutige Ergebnisse, wie der Kontaktstamm es zulässt.

Dazu kommt: Fehler lassen sich nachträglich nicht immer automatisch beheben. Laut API-Dokumentation von bexio lassen sich zum Beispiel gelöschte Offerten und Artikel nicht wiederherstellen. Nur Kontakte markiert die Schnittstelle beim Löschen bloss als gelöscht. Eine automatische Aufräumaktion ist deshalb riskanter als eine saubere Ausgangslage.

Welche Daten in bexio zuerst stimmen müssen

Prüfen Sie nicht alles auf einmal. Entscheidend sind die Felder, die eine geplante Automatisierung liest oder schreibt.

Kontakte: Typ, Adresse und Dubletten

bexio unterscheidet zwei Kontakttypen: Privat und Firma. Legen Sie fest, wann Sie welchen Typ verwenden und wie Sie Ansprechpersonen mit Firmen verknüpfen. Ein Ablauf, der Anfragen zuordnet, braucht diese Regel. Sonst entstehen Personen ohne Firma und Firmen ohne Ansprechperson.

Seit Juli 2025 speichert bexio Adressen strukturiert. Strasse, Hausnummer und Adresszusatz stehen in getrennten Feldern. Laut bexio-Hilfe kann bei nicht strukturierten Adressen die Angabe «Zahlbar durch» im QR-Code leer bleiben. Für bestehende Kontakte bietet bexio unter «Kontakte» über die drei Punkte neben «Neuer Kontakt» die Funktion «Adressen aufteilen». Sie verarbeitet höchstens 500 Kontakte pro Durchgang. Kontakte mit Warnsymbol korrigieren Sie von Hand, zum Beispiel wenn Postleitzahl, Ort oder Land fehlen.

Auch Zuflüsse aus Dateien brauchen eine Dublettenregel. Der Kontaktimport prüft die Datei nicht auf Duplikate und gleicht bestehende Kontakte über die Kontaktnummer ab. Laut bexio-Hilfe sollten Kontakte in der Importdatei deshalb nicht dieselben Kontaktnummern tragen wie bestehende Kontakte, wenn diese nicht überschrieben werden sollen. Wie Sie Dubletten systematisch finden, lesen Sie im Beitrag Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen.

Produkte: was Automatik eins zu eins übernimmt

Produkte sind für automatisch erstellte Offerten das, was Kontakte für Zuordnungen sind. Produktcode, Name und Beschreibung erscheinen auf den Dokumenten. Masseinheit, Währung und MWST-Satz legen Sie pro Produkt fest. Beim Preis können Sie Einkaufspreis und Zuschlag erfassen; bexio berechnet daraus Verkaufspreis und Marge.

Prüfen Sie vor jeder Automatisierung:

• Gibt es für jede wiederkehrende Leistung einen Artikel, oder wird sie jedes Mal als Freitext geschrieben?
• Sind die Einheiten einheitlich, also nicht einmal «Std.» und einmal «h»?
• Stimmen Verkaufspreise und MWST-Sätze?
• Sind die Beschreibungen so formuliert, dass sie ohne Nachbearbeitung auf einer Offerte stehen können?

Wie Sie einen Artikelstamm von Grund auf aufbauen, beschreibt der Beitrag Artikelstamm in bexio aufbauen.

In fünf Schritten zu belastbaren Stammdaten

1. Ablauf festlegen. Notieren Sie, welche Felder die geplante Automatisierung liest und schreibt. Nur diese Felder müssen zuerst stimmen.
2. Daten exportieren. bexio bietet Exporte für Kontakte und Produkte als Excel-Datei. Darin finden Sie Lücken und abweichende Schreibweisen schneller als in der Einzelansicht.
3. Bereinigen. Ergänzen Sie fehlende Angaben, vereinheitlichen Sie Kategorien und Einheiten und lösen Sie Dubletten auf. Kontakte lassen sich in bexio nicht löschen, nur archivieren.
4. Regeln festhalten. Halten Sie schriftlich fest, wer Kontakte und Artikel anlegt, welche Felder Pflicht sind und welche Schreibweisen gelten.
5. Mit Musterdaten testen. Lassen Sie den Ablauf zuerst mit einem erkennbaren Testkontakt wie «Muster Haustechnik AG» laufen und prüfen Sie das Ergebnis in bexio.

Wiederholen Sie die Prüfung danach in festen Abständen. Ein guter Anlass ist jede neue Automatisierung, denn sie zeigt, welche Felder neu wichtig werden. In welcher Reihenfolge Sie solche Projekte angehen, lesen Sie unter Automatisierung im KMU-Büro: wo anfangen.

Richtige Daten sind auch eine rechtliche Pflicht

Datenqualität ist nicht nur eine Frage der Effizienz. Das Datenschutzgesetz hält in Art. 6 Abs. 5 fest: Wer Personendaten bearbeitet, muss sich über deren Richtigkeit vergewissern. Unrichtige oder unvollständige Daten sind mit angemessenen Massnahmen zu berichtigen, zu löschen oder zu vernichten. Das betrifft auch die Ansprechpersonen Ihrer Firmenkunden, denn sie sind natürliche Personen. Was Automatisierung datenschutzrechtlich sonst verlangt, fasst der Beitrag Automatisierung und Datenschutz zusammen.

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Häufige Fragen

Muss der ganze Kontaktstamm bereinigt sein, bevor ich automatisiere?

Nein. Entscheidend sind die Felder, die der geplante Ablauf liest oder schreibt. Beginnen Sie dort und erweitern Sie die Bereinigung mit jeder neuen Automatisierung.

Kann ich Dubletten automatisch entfernen lassen?

Davon ist abzuraten. Gelöschtes lässt sich über die Schnittstelle je nach Bereich nicht wiederherstellen, und Kontakte mit Dokumenten tragen eine Geschäftsgeschichte. Übertragen Sie fehlende Angaben in den Datensatz, den Sie behalten, und archivieren Sie den überzähligen Eintrag.

Wer sollte für die Datenqualität zuständig sein?

Eine Person mit Zeit und Überblick, meist im Innendienst. Sie legt die Regeln fest, prüft neue Einträge stichprobenweise und ist Ansprechperson, wenn eine Automatisierung unerwartete Ergebnisse liefert.

Fazit

Automatisierung macht gute Stammdaten wertvoller und schlechte teurer. Prüfen Sie vor jedem neuen Ablauf die Felder, die er braucht: Kontakttyp, strukturierte Adresse, Dubletten, Artikeltexte, Einheiten und Preise. Halten Sie die Regeln schriftlich fest und testen Sie mit Musterdaten, bevor echte Kundendaten fliessen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.