MWST-Konten saldieren und Abrechnung in bexio verbuchen

Nach der MWST-Abrechnung bringen Sie die Salden der MWST-Konten mit manuellen Buchungen auf das Abrechnungskonto und buchen die Zahlung an die ESTV gegen dieses Konto. Die bexio-Hilfe sieht diesen Schritt vor, sobald die Abrechnung als abgerechnet markiert ist. Ohne Saldierung summieren sich die Salden der MWST-Konten über die Perioden, und die bezahlte Steuer lässt sich nicht sauber ausgleichen.

Welche Konten beteiligt sind

bexio bucht Umsatzsteuer und Vorsteuer laufend auf Systemkonten. Der Standard-Kontenplan einer AG enthält unter anderem:

Das Abrechnungskonto 1175 erscheint in der bexio-Hilfe zur Saldierung, nicht in der Systemkonten-Übersicht. Prüfen Sie deshalb in Ihrem Kontenplan, welche Nummern Sie verwenden.

Die Reihenfolge nach der Abrechnung

1. Abrechnung prüfen und einreichen. Das MWST-Formular und das MWST-Journal dienen als Grundlage, eingereicht wird online im ESTV-Portal. Wie das geht, zeigt MWST-Abrechnung mit bexio vorbereiten.
2. Periode abschliessen. Scrollen Sie im MWST-Formular ganz nach unten und wählen Sie «Quartal als abgerechnet markieren». Danach verändert sich die Abrechnung für diese Periode nicht mehr.
3. Konten saldieren. Buchen Sie die Salden von Umsatzsteuer und Vorsteuer mit manuellen Buchungen auf das Abrechnungskonto. Die Maske erklärt Manuelle Buchungen in bexio erfassen.
4. Zahlung buchen. Die Zahlung an die ESTV erfassen Sie als Lieferantenrechnung oder als manuelle Buchung. Das Gegenkonto ist das Abrechnungskonto.

Die bexio-Hilfe nennt das Markieren als abgerechnet zweimal: einmal als Voraussetzung vor der Saldierung, einmal als letzten Schritt. Klären Sie die Reihenfolge deshalb mit Ihrem Treuhänder. Wichtig ist, dass beide Schritte für jede Periode erledigt sind.

Musterbeispiel: Quartal mit Steuerschuld

Die Muster Haustechnik AG rechnet effektiv ab. Im Quartal stehen auf dem Konto 2200 CHF 12'400.00 geschuldete Umsatzsteuer, auf 1170 CHF 3'900.00 und auf 1171 CHF 750.00 Vorsteuer. Die Steuerschuld beträgt CHF 12'400.00 minus CHF 3'900.00 minus CHF 750.00, also CHF 7'750.00.

Nach den Buchungen 1 bis 3 steht auf 2201 die Schuld von CHF 7'750.00 im Haben. Die Zahlung gleicht sie aus. Das ist das Prinzip der Saldierung, kein Buchungsvorschlag von bexio. Stimmen Sie die Buchungssätze für Ihren Betrieb mit dem Treuhänder ab, besonders bei vereinnahmten Entgelten (Konten 1172 und 2202) und bei Saldosteuersätzen. Dort ergibt sich die Steuer aus dem Umsatz mal dem Saldosteuersatz (Art. 37 Abs. 2 MWSTG). Die Unterschiede zeigt Effektive Methode oder Saldosteuersatz: was passt zu Ihrem Betrieb.

Bei einem Guthaben drehen sich die Verhältnisse. Ihr Vorsteuerüberschuss landet nach der bexio-Hilfe auf dem Abrechnungskonto für Gutschriften (1175). Die Auszahlung der ESTV buchen Sie sinngemäss gegen dieses Konto.

Zahlung und Fristen

Die Steuerforderung ist innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode zu begleichen (Art. 86 Abs. 1 MWSTG), und innert derselben Frist reichen Sie die Abrechnung ein (Art. 71 Abs. 1 MWSTG). Bei verspäteter Zahlung schuldet die steuerpflichtige Person ohne Mahnung einen Verzugszins (Art. 87 Abs. 1 MWSTG). Ein Überschuss zugunsten der steuerpflichtigen Person wird ausbezahlt (Art. 88 Abs. 1 MWSTG). Erfolgt das später als 60 Tage nach Eingang der Abrechnung, gibt es ab dem 61. Tag einen Vergütungszins (Art. 88 Abs. 4 MWSTG).

Kontrolle nach der Saldierung

• Entspricht der Saldo auf dem Abrechnungskonto der Zahllast der eingereichten Abrechnung? Weicht er ab, vergleichen Sie die Konten mit dem MWST-Journal. Es listet jede steuerrelevante Buchung mit Konto, Steuersatz und Betrag.
• Stehen Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten am Periodenende wieder auf null?
• Ist die Zahlung dem Abrechnungskonto zugeordnet und nicht direkt dem Konto 2200?

Lassen Sie im Feld «MWST» der Saldierungsbuchungen keinen Steuersatz stehen. Schlägt die Maske einen Satz vor, weil am Konto einer hinterlegt ist, entfernen Sie ihn. Die Saldierung ist keine steuerbare Leistung, und eine Buchung mit Satz gilt als steuerrelevant.

Häufige Fragen

Muss ich jede Periode saldieren?

Ja, nach jeder Abrechnung, die Sie als abgerechnet markieren. Bei jährlicher Abrechnung geschieht das einmal pro Jahr. Mehr dazu in Jährliche MWST-Abrechnung mit bexio.

Was, wenn ich nach dem Abschliessen einen Fehler finde?

Eine als abgerechnet markierte Periode öffnet nur der bexio-Support. Dabei rechnet bexio die Periode neu, die Zahlen im Formular und im Journal können sich ändern. Ist die Abrechnung bereits eingereicht, ist dann eine Korrektur bei der ESTV nötig. Speichern Sie Formular und Journal vor der Wiedereröffnung.

Kann ich die Zahlung als Lieferantenrechnung erfassen?

Ja. Die bexio-Hilfe nennt die Lieferantenrechnung oder die manuelle Buchung. Das Gegenkonto ist in beiden Fällen das Abrechnungskonto.

Fazit

Die Saldierung schliesst die MWST-Abrechnung buchhalterisch ab: Die Konten werden auf das Abrechnungskonto übertragen, und die Zahlung an die ESTV gleicht es aus. Arbeiten Sie in fester Reihenfolge, kontrollieren Sie den Saldo gegen die Abrechnung und sichern Sie die Buchungssätze mit dem Treuhänder ab.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.