Korrekturen im Lohn und die Timeline

Einen Fehler in einer abgeschlossenen Lohnabrechnung korrigieren Sie in bexio nicht, indem Sie den alten Monat wieder öffnen, sondern im nächsten offenen Monat. Für bestimmte Lohnarten gibt es die Funktion «Nachträgliche Korrekturen», die die Differenz automatisch weiterträgt. Alles andere erfassen Sie als Position im aktuellen Monat. Änderungen in der Zukunft, etwa eine Lohnerhöhung, tragen Sie über die Timeline ein.

Grundsatz: abgeschlossene Monate in Ruhe lassen

Der ursprüngliche Monat bleibt unverändert. Das hält die Historie sauber, was für Revision und Buchhaltung wichtig ist. bexio lässt zwar zu, die unmittelbar vorangehende Lohnabrechnung wieder zu öffnen, Monate überspringen geht aber nicht. Nach der Übertragung in die Finanzbuchhaltung ist der Monat gesperrt. Sie müssen die Verbuchung zuerst stornieren, siehe Löhne in die Finanzbuchhaltung verbuchen. Die Hilfe warnt zudem, dass sich eine geöffnete Abrechnung ändern kann, wenn sich Stammdaten von Mitarbeitenden oder vom Unternehmen geändert haben. Das spricht dafür, Korrekturen im Folgemonat zu erfassen. Wie Abschluss und Sperre funktionieren, steht in Lohnabrechnung erstellen und per E-Mail versenden.

Weg 1: Nachträgliche Korrekturen

Diese Funktion ändert eine Lohnart in einem bereits abgeschlossenen Monat. bexio überträgt die Differenz in den nächsten offenen Monat und verrechnet sie dort.

1. Öffnen Sie «Lohn» → «Lohnabrechnungen» und wählen Sie den betroffenen, abgeschlossenen Monat und den Mitarbeitenden.
2. Suchen Sie auf der Abrechnung den Bereich «Nachträgliche Korrekturen» und wählen Sie, ob Sie eine Korrektur für den Lohn oder für Abzüge hinzufügen.
3. Tragen Sie den Korrekturwert ein und speichern Sie die Lohnart.
4. Mehr ist nicht nötig. bexio berücksichtigt die Korrektur automatisch im nächsten offenen Monat.

Zu viel abgezogen? Geben Sie bei der Abzugs-Lohnart einen negativen Wert ein, zum Beispiel -30.00. bexio zahlt den Betrag im nächsten offenen Monat wieder aus.

Weg 2: Direkte Korrekturen im offenen Monat

Alles, was die Funktion nicht abdeckt, tragen Sie in der aktuellen, offenen Abrechnung ein:

Wer zu viel bezahlten Lohn mit einer Minusposition zurückholt, verrechnet rechtlich eine Gegenforderung mit dem Lohn. Das ist nach Art. 323b Abs. 2 OR nur so weit zulässig, als der Lohn pfändbar ist. Ausgenommen sind Ersatzforderungen für absichtlich zugefügten Schaden. Besprechen Sie grössere Rückforderungen mit dem Mitarbeitenden und Ihrem Treuhänder.

Korrekturen bei Versicherungen

Haben Sie Beiträge zu hoch oder zu tief abgezogen, etwa bei der Krankentaggeldversicherung, korrigieren Sie sie ebenfalls nachträglich:

1. Wählen Sie den abgeschlossenen Monat und den Mitarbeitenden.
2. Klicken Sie auf den Bereich «Korrekturen Abzüge» und wählen Sie die Lohnart, zum Beispiel eine Korrektur KTG.
3. Erfassen Sie den Betrag. Es gibt immer eine Arbeitnehmer- und eine Arbeitgeberseite.

Die Rechnung lautet: massgebende Lohnsumme mal Differenz des Prozentsatzes ergibt den Korrekturbetrag. Ein Muster mit frei gewählten Zahlen: Lohnsumme CHF 60'000.00 mal 0.2 % ergibt CHF 120.00. Nur Lohnarten, die systemseitig für rückwirkende Korrekturen zugelassen sind, stehen zur Auswahl.

Die Timeline: Änderungen in der Zukunft und Vergangenheit

Die Timeline beim Mitarbeitenden zeigt alle Monate und alle Änderungen. Graue Monate sind abgeschlossen, blaue offen, ein Pfeil markiert den angezeigten Monat. Fahren Sie mit der Maus über einen Zeitpunkt, sehen Sie die Änderungen.

• Zukünftige Änderungen vorab eintragen: Eine Lohnerhöhung ab April hinterlegen Sie schon im März, ohne dass sie die Abrechnung vom März verändert.
• Vergangene Monate öffnen, ohne dass Spätere einfliessen: Ein Beispiel der bexio-Hilfe: Im März wurden versehentlich CHF 4'900.00 statt CHF 5'000.00 erfasst, im April steht schon die Erhöhung. Öffnen Sie den März, bleibt die Erhöhung im April unberührt.
• Änderungen mitten im Monat: Klicken Sie in der Timeline oben rechts auf das Plus und geben Sie das Datum an, ab dem die Änderung gilt. Damit bexio anteilig rechnet, muss unter «Unternehmen» → «Stammdaten» → «Sonstiges» der Haken bei «Gehalt auf täglicher Basis berechnen» gesetzt sein. Mehr dazu in Mitarbeitende in bexio erfassen und mutieren.
• Zeitpunkte löschen: Das geht nur, solange der Monat nicht abgeschlossen ist.

Abgeschlossene Monate bleiben trotz Timeline gesperrt. Sie öffnen den Monat bewusst oder korrigieren im Folgemonat.

Grenzgänger

Grenzgänger wohnen im Ausland und arbeiten in der Schweiz. Für sie erfassen Sie Tage, die die Besteuerung beeinflussen. Die bexio-Hilfe unterscheidet:

• Deutsche und italienische Grenzgänger: Sie tragen die Homeoffice-Tage ein, nicht die Arbeitstage in der Schweiz. bexio berechnet die Arbeitstage in der Schweiz selbst.
• Französische Grenzgänger: Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue Regeln. Sie erfassen Homeoffice-Tage und Reisetage, getrennt nach Frankreich und Drittländern. bexio zeigt Warnungen, wenn die Telearbeit 40 % übersteigt oder mehr als 10 Reisetage zusammenkommen.

Die Eingabe erfolgt direkt auf der Lohnabrechnung oder in den Mitarbeitereinstellungen unter «Quellensteuer». Ein Blick auf die amtlichen Grundlagen zeigt, warum: Laut dem Staatssekretariat für internationale Finanzfragen gilt die dauerhafte Homeoffice-Regel mit Frankreich seit dem 1. Januar 2026 bis zu 40 % der Arbeitszeit pro Jahr. Mit Italien gilt laut ESTV seit dem 1. Januar 2024 eine Grenze von 25 %. Welche Regel für Ihre Mitarbeitenden gilt, hängt vom Wohnsitzstaat ab. Klären Sie Zweifel mit der Steuerbehörde Ihres Kantons.

Für die Jahresmeldung kennt bexio zudem einen Grenzgängerbericht, der nur für bestimmte Fälle relevant ist: italienische Grenzgänger mit Wohnadresse in Italien und Arbeitsort in Graubünden, Wallis oder Tessin, deren Grenzgängerstatus nach dem 17. Juli 2023 begann, und französische Grenzgänger mit dem Tarifcode SFN. Hat ein Fehler bei den Tagen zu einer falschen Quellensteuer geführt, korrigieren Sie den Abzug mit einer nachträglichen Korrektur. Mehr zur Quellensteuer: Quellensteuer in bexio erfassen.

Häufige Fragen

Kann ich jede Lohnart nachträglich korrigieren?

Nein. Zur Auswahl stehen nur Lohnarten, die bexio für rückwirkende Korrekturen zulässt, zum Beispiel Quellensteuer und UVG-Beiträge. Alles andere erfassen Sie direkt im offenen Monat.

Wo korrigiere ich Kranken- oder Unfalltaggelder aus einem Vormonat?

Im aktuellen, offenen Monat im Bereich «Abwesenheiten». EO-Taggelder und Mutterschaftsentschädigungen tragen Sie unter «Weitere Lohnbestandteile» ein.

Warum lässt sich ein Monat nicht öffnen?

Ein Grund ist die Übertragung in die Finanzbuchhaltung: Dabei werden die Abrechnungen gesperrt, und Sie müssen zuerst die Verbuchung des Monats stornieren. Ausserdem kann nur die unmittelbar vorangehende Abrechnung geöffnet werden, Monate lassen sich nicht überspringen.

Fazit

Korrekturen im Lohn folgen einem klaren Muster: abgeschlossene Monate unverändert lassen und die Differenz im nächsten offenen Monat verrechnen, entweder mit der Funktion «Nachträgliche Korrekturen» oder direkt als Position. Die Timeline hilft bei Änderungen mit Datum, und bei Grenzgängern entscheiden die erfassten Tage über die korrekte Besteuerung. Lassen Sie komplexe Fälle von Ihrem Treuhänder prüfen. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.