Lohnarten in bexio verwalten

Lohnarten steuern in bexio, wie jeder Lohnbestandteil gerechnet wird. Sie finden sie unter «Unternehmen» → «Lohnarten». Bestehende Lohnarten lassen sich nur eingeschränkt anpassen, neue entstehen durch Kopieren. Wer das weiss, verhindert Fehler, die sich erst bei der Lohnmeldung am Jahresende zeigen.

Was eine Lohnart steuert

Jede Lohnart bestimmt, wie ein Lohnbestandteil in die Abrechnung einfliesst. Typische Lohnarten sind Monats- und Stundenlohn, Kinder- und Ausbildungszulagen, Taggelder bei Krankheit, Unfall, Militär oder Mutterschaft, Zulagen und Prämien, ausbezahlte Überstunden, Spesen, Beiträge an Sozialversicherungen und Quellensteuer. Die kumulierten Werte bilden die Grundlage für die Lohnmeldungen, die Sozialversicherungen am Ende des Kalenderjahres verlangen.

Dahinter stehen mehrere Steuerungsdaten:

Dass bexio diese Eigenschaften nicht frei veränderbar macht, hat einen Grund: Die Berechnungen müssen den sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Vorschriften entsprechen. Besprechen Sie den Standard-Lohnartenstamm deshalb vorab mit Ihrer Treuhandstelle.

Welche Entgelte AHV-pflichtig sind, regelt nicht bexio, sondern das AHV-Recht. Das Merkblatt 2.01 der Informationsstelle AHV/IV (Stand 1. Januar 2026) zählt zum massgebenden Lohn unter anderem Überzeitentschädigungen, Gratifikationen, Provisionen, Ferien- und Feiertagsentschädigungen sowie die Privatbenützung von Dienstautos. Nicht dazu gehören etwa Familienzulagen im orts- oder branchenüblichen Rahmen und Naturalgeschenke bis CHF 600.00 pro Jahr. Welche Einstellung für eine Lohnart richtig ist, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Ausgleichskasse. Mehr zur Beitragspflicht: AHV-Beiträge in bexio.

Lohnarten bearbeiten

Öffnen Sie «Unternehmen» → «Lohnarten» und klicken Sie auf die Zeile der gewünschten Lohnart. Mit dem Bleistift-Symbol gelangen Sie in die Bearbeitung. Änderbar sind nur diese Felder:

• Beschreibung: der Name der Lohnart. Er steht auf der Lohnabrechnung und erscheint in allen Auswertungen.
• Konto Soll und Konto Haben: FIBU-Konten aus der bexio Finanzbuchhaltung, wählbar aus dem Register «Kontenplan» der Lohnbuchhaltung.
• Ziffer (Lohnausweis): bestimmt, in welchem Feld des Lohnausweises die kumulierten Werte erscheinen.

Die Ziffer lässt sich auch rückwirkend ändern, selbst wenn alle Lohnabrechnungen abgeschlossen sind. Wählen Sie dafür in der Zeile die Ziffer in der Spalte «Lohnausweis» aus und speichern Sie. Bereits erstellte Lohnausweise müssen Sie danach neu erzeugen.

Prüfen Sie bei der Einrichtung auch die Konten. Die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung funktioniert nur, wenn Kontonummer und Bezeichnung in Lohn- und Finanzbuchhaltung übereinstimmen. Fehlt ein Konto, zeigt bexio ein Ausrufezeichen. Ergänzen Sie es zuerst in der Finanzbuchhaltung. Die Grundlagen beschreibt Lohnbuchhaltung in bexio einrichten.

Löschen: besser nicht

Lohnarten, die schon in einer Lohnabrechnung stehen, lassen sich nicht löschen. bexio empfiehlt zudem, Lohnarten grundsätzlich nicht zu löschen. Die Hilfe verweist darauf, dass Mutationen wie neue oder aufgehobene Lohnarten und veränderte Steuerung mindestens fünf Jahre nachvollziehbar sein müssen. Lassen Sie sich diese Aufbewahrungsfrist im Zweifel von Ihrer Treuhandstelle bestätigen.

Lohnarten kopieren

Brauchen Sie eine zusätzliche Lohnart, kopieren Sie eine bestehende. Das spart die Konfiguration, weil die Einstellungen mitkopiert werden.

1. Öffnen Sie «Unternehmen» → «Lohnarten».
2. Klicken Sie in der Zeile der Vorlage auf das Kopiersymbol.
3. Passen Sie Namen und Kontierung der Kopie an.

Die Kopie erhält Namen und Nummer der Vorlage mit Zusatz. Aus «Monatslohn 2» mit der Nummer 1001 wird «Monatslohn 2 (Kopie)» mit der Nummer 1001.1. Weitere Kopien zählen entsprechend weiter.

Wichtig: Die Eigenschaften der kopierten Lohnart können Sie nicht verändern. Hinter jeder Lohnart liegen Berechnungen für die Lohnabrechnung. Wählen Sie deshalb eine Vorlage, die sich genauso verhalten soll wie die neue Lohnart. Möchten Sie etwa eine zweite monatliche Zulage anlegen, die wie die bestehende Funktionszulage behandelt wird, kopieren Sie diese.

Kopien bearbeiten Sie wie Originale. Zusätzlich können Sie sie mit dem Papierkorb löschen, aber nur, wenn sie in keiner abgeschlossenen Lohnabrechnung vorkommen. Beachten Sie: Mit dem Löschen verschwindet die Lohnart auch aus allen noch offenen Lohnabrechnungen.

Lohnarten suchen

Unter «Unternehmen» → «Lohnarten» gibt es ein Suchfeld. Sie suchen nach der Nummer der Lohnart oder nach ihrer Beschreibung. Das hilft vor allem, wenn der Lohnartenstamm durch Kopien gewachsen ist.

Lohnarten bei Mitarbeitenden verwenden

Monatlich wiederkehrende Lohnarten wie Zulagen, Spesenpauschalen oder der Privatanteil eines Geschäftsfahrzeugs hinterlegen Sie nicht in der Abrechnung, sondern beim Mitarbeitenden. Wählen Sie den Mitarbeitenden und öffnen Sie «Grundlohndaten». Mit «Lohnart hinzufügen/entfernen» fügen Sie Lohnarten hinzu oder nehmen sie wieder heraus, wenn zum Beispiel eine Ortszulage entfällt. Sie erscheinen dann jeden Monat automatisch. Wie das im Stamm aussieht, zeigt Mitarbeitende in bexio erfassen und mutieren.

Häufige Fragen

Kann ich eine Lohnart komplett neu anlegen?

Die Hilfe beschreibt nur das Kopieren bestehender Lohnarten. Das Anlegen und Anpassen hat bexio bewusst eingegrenzt, weil die Lohnarten die gesetzlich geforderten Berechnungen steuern. Eine Kopie übernimmt alle Einstellungen der Vorlage.

Warum kann ich die AHV-Pflicht einer Lohnart nicht ändern?

Weil bei bestehenden Lohnarten nur Beschreibung, FIBU-Konten und die Ziffer für den Lohnausweis änderbar sind. Passt eine Lohnart fachlich nicht, wählen Sie eine andere Vorlage zum Kopieren. Besprechen Sie das mit Ihrer Treuhandstelle.

Was passiert mit bereits erstellten Lohnausweisen, wenn ich die Ziffer ändere?

Sie bleiben unverändert und müssen neu erstellt werden. Die Änderung selbst ist auch bei abgeschlossenen Abrechnungen möglich.

Fazit

Lohnarten sind das Herzstück der Lohnbuchhaltung, deshalb sind sie bewusst gesperrt. Ändern Sie nur Beschreibung, Konten und Lohnausweis-Ziffer, kopieren Sie für neue Lohnarten eine passende Vorlage und löschen Sie nur, was nie in einer Abrechnung stand. Wie die Werte in der Finanzbuchhaltung landen, zeigt Löhne in die Finanzbuchhaltung verbuchen. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.