Inventur mit bexio durchführen

Eine Inventur mit bexio hat vier Teile: offene Lagerbewegungen abschliessen, den Soll-Bestand als Excel-Liste exportieren, die Ware zählen und die Differenzen als manuelle Ein- oder Ausgänge buchen. Der Aufwand liegt fast ganz in der Vorbereitung. Wer zuerst sauber abschliesst, muss danach nur wenige Zahlen korrigieren.

Vorbereiten: Bewegungen abschliessen

Bestände in bexio ändern sich zu festen Zeitpunkten. Nach der bexio-Hilfe wird Ware erst ausgebucht, wenn die Lieferung ausgeführt beziehungsweise der Lieferschein auf «erledigt» gesetzt ist. Sobald ein Lieferschein erstellt ist, gilt die Ware als «kommissioniert», aber noch nicht als ausgebucht. Eingebucht wird sie über die Statusaktion «Liefereingang erstellen» in der Bestellung.

Prüfen Sie deshalb vor dem Stichtag:

1. Lieferscheine: Ist jede Ware, die das Haus verlassen hat, auf einem erledigten Lieferschein? Alle Lieferscheine finden Sie in der Übersicht der Lieferungen.
2. Bestellungen: Ist jede eingetroffene Lieferung als Liefereingang erfasst?
3. Reservierungen und Bestellungen: Reservierte, kommissionierte, disponierte und bestellte Mengen sind Planungsstände. Gezählt wird, was tatsächlich im Lager liegt. Legen Sie vorab fest, wo bereits gerüstete Ware liegt, und zählen Sie sie getrennt.
4. Benutzerrecht: Wer später Differenzen bucht, braucht das Recht «Lagerverwaltung (Ein- & Ausgänge editieren)».
5. Ruhe im Betrieb: Während des Zählens sollten keine Lieferungen und Bestellungen laufen. Sonst vergleichen Sie Zahlen von verschiedenen Zeitpunkten.

Wie Lieferscheine entstehen und abgeschlossen werden, beschreibt der Beitrag zum Lieferschein. Der Weg einer Bestellung bis zum Liefereingang steht im Beitrag zu Wareneingang und Bestellungen.

Soll-Bestand exportieren

Die Lagerbestände lassen sich laut bexio-Hilfe als Excel-Liste herunterladen, und zwar über das Pfeilsymbol «Aktuelle Liste exportieren». Diese Datei ist Ihr Soll-Stand zum Stichtag. Speichern Sie sie mit Datum im Dateinamen und ändern Sie die Originalspalten nicht.

Prüfen Sie, welche Spalten Ihr Export enthält. Die Lagerübersicht zeigt laut bexio neben den Beständen auch Lagerplätze und Kennzahlen wie Einkaufswert und Mindestbestand. Fehlt in der Datei die Angabe zu Lagerort oder Lagerplatz, ergänzen Sie Ihre Zählliste von Hand.

Zählen

Eine gute Zählliste macht aus der Inventur eine Routine:

• Nach Standort sortieren: Ordnen Sie die Liste nach Lagerort und Lagerplatz, damit niemand quer durchs Lager läuft. Wie Sie beides anlegen, zeigt der Beitrag Lagerorte und Lagerplätze in bexio.
• Soll-Spalte ausblenden: Wer die Sollzahl kennt, zählt unbewusst darauf zu. Geben Sie den Zählenden eine Liste ohne Sollmenge.
• Vier Augen: Lassen Sie Regale mit hohem Warenwert oder grossen Differenzen ein zweites Mal von jemand anderem zählen.
• Einheit beachten: Zählen Sie in der Einheit, die im Produkt hinterlegt ist, also Stück, Meter oder Packung. Gemischte Einheiten sind eine häufige Quelle falscher Differenzen.

Abgleichen: Differenzen berechnen

Tragen Sie die Ist-Mengen in die Excel-Datei ein und berechnen Sie die Differenz als Ist minus Soll. Beispiel mit Musterdaten:

Buchen Sie die Differenz, nicht den Gesamtbestand. Ein Eingang über 126 würde den Bestand ein zweites Mal aufbauen.

Ursachen suchen, bevor Sie korrigieren

Nicht jede Differenz ist ein Zählfehler. Prüfen Sie diese Punkte:

• Rechnung ohne Auftrag: Produkte auf Rechnungen lösen laut bexio-Hilfe keine Lagerbewegung aus. Ware, die nur über Rechnungen verkauft wurde, fehlt im Lager, ohne dass es gebucht wäre.
• Lieferschein nicht erledigt oder storniert: Prüfen Sie den Status der letzten Lieferungen.
• Liefereingang vergessen: Die Ware liegt im Regal, aber die Bestellung wurde nie eingebucht.
• Falsches Produkt gewählt: Ähnlich benannte Produkte werden verwechselt. Ein doppelt angelegtes Produkt zeigt sich als Plus an einer und Minus an anderer Stelle.
• Verbrauch im Betrieb: Material wurde für Service oder Montage entnommen, ohne dass jemand es gebucht hat.

Lässt sich der Vorgang sauber nachholen, etwa mit einem Liefereingang, tun Sie das, weil er den Ursprung dokumentiert. Bei der Fehlersuche im Detail hilft der Beitrag Lagerbestand stimmt nicht: Ursachen finden.

Differenzen buchen

Bleibt eine Differenz ohne Vorgang übrig, erfassen Sie sie unter «Produkte» → «Eingänge / Ausgänge» mit «Neue Buchung». Pro Produkt ein Eintrag, mit der passenden «Art» und der Differenzmenge. Die einzelnen Schritte und die Regeln fürs Korrigieren beschreibt der Beitrag Lagerbestand in bexio manuell anpassen. Notieren Sie den Grund jeder Buchung, zum Beispiel «Inventur Oktober, Zählfehler ausgeschlossen, Schwund».

Für die Inventur beschreibt die bexio-Hilfe keinen Import, der Bestände überschreibt. Der dokumentierte Weg sind die manuellen Buchungen.

Kontrollieren und festhalten

1. Exportieren Sie die Lagerbestände erneut. Sie müssen jetzt mit Ihrer Zählliste übereinstimmen.
2. Exportieren Sie auch die Liste der Eingänge und Ausgänge. Sie zeigt, welche Korrekturbuchungen die Inventur ausgelöst hat.
3. Legen Sie Zählliste, beide Exporte und Ihre Notizen zu den Ursachen gemeinsam ab.

Die bexio-Hilfe zählt die Inventur zu den Hilfsrechnungen der Buchhaltung. Sie beschreibt für Lagerbuchungen keine automatische Buchung in der Finanzbuchhaltung. Wie Sie den Warenbestand zum Jahresende bewerten und verbuchen, klären Sie deshalb mit Ihrem Treuhänder. Wann die Inventur im Jahresablauf ansteht, zeigt die Checkliste zum Jahresabschluss.

Häufige Fragen

Muss ich das ganze Lager auf einmal zählen?

Nein. Sie können nach Lagerort oder Produktgruppe in Etappen zählen. Wichtig ist, dass für jeden Teil der Soll-Stand zum Zeitpunkt des Zählens vorliegt und in dieser Zeit keine Bewegungen für diesen Teil laufen.

Was mache ich mit sehr kleinen Differenzen?

Buchen Sie auch kleine Differenzen, wenn der Warenwert eine Rolle spielt. Bei Kleinmaterial wie Schrauben können Sie eine Toleranz festlegen. Halten Sie diese intern schriftlich fest.

Kann ich die Inventur direkt in bexio erfassen?

Die Hilfe beschreibt dafür den Weg über Export, Zählen und manuelle Buchung. Eine eigene Inventurmaske nennt sie nicht.

Fazit

Eine Inventur in bexio gelingt, wenn der Bestand zum Stichtag vollständig gebucht ist. Dann exportieren Sie den Soll-Stand, zählen mit einer geordneten Liste und buchen nur die echten Differenzen. Wer die Ursachen notiert und beide Exporte aufbewahrt, hat bei der nächsten Inventur weniger Abweichungen und bei Rückfragen die Belege zur Hand.