Serien-Produkte und Seriennummern

Ein Serien-Produkt ist in bexio ein Hauptprodukt, dem Sie mehrere Bestandteile zuordnen. Der Name täuscht: Mit Seriennummern hat die Funktion nichts zu tun. Die bexio-Hilfe beschreibt keine Verwaltung einzelner Seriennummern. Wer Geräte nach Nummer nachverfolgen muss, führt diese Angabe deshalb mit einfachen Mitteln selbst. Dieser Beitrag zeigt beides.

Was bexio unter einem Serien-Produkt versteht

Die bexio-Hilfe erklärt die Idee an einem Gerät, das ein Betrieb selbst baut. Die Einzelteile legen Sie als Produkte an. Das fertige Gerät ist das Hauptprodukt, die Einzelteile hängen Sie ihm als Serien-Produkt an. Ein Beispiel aus dem Technikbetrieb: Der «Steuerschrank Standard (Muster)» besteht aus Gehäuse, Hauptschalter, Klemmen und einem Netzteil.

Der Nutzen liegt in der Ordnung. Sie sehen im Hauptprodukt, woraus es besteht. Einen weiteren Mehrwert schreibt die Hilfe der Funktion ausdrücklich nicht zu. Wird das Hauptprodukt in eine Rechnung eingefügt, erscheinen die Bestandteile nicht auf dem Dokument. Ihr Kunde sieht nur die Position des Hauptprodukts.

So legen Sie ein Serien-Produkt an

1. Öffnen Sie «Produkte» und legen Sie das Hauptprodukt als neues Produkt an.
2. Erfassen Sie jeden Bestandteil als eigenes Produkt.
3. Öffnen Sie das Hauptprodukt und klicken Sie auf «Serie-Produkt hinzufügen».
4. Wählen Sie einen Bestandteil und bestätigen Sie.
5. Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle Bestandteile hinterlegt sind.

Bestandteile müssen vorher existieren. Legen Sie sie deshalb zuerst an, bevor Sie das Hauptprodukt bearbeiten.

Serien-Produkt oder Set-Produkt?

Beide Funktionen bündeln Produkte, sie unterscheiden sich im Zweck. Der Vergleich nach den Angaben der Hilfe:

Die Wahl ist einfach. Möchten Sie Komponenten automatisch ausbuchen oder den Einkaufspreis berechnen lassen, nehmen Sie das Set-Produkt. Die Details finden Sie im Beitrag Set-Produkte in bexio verwenden. Das Serien-Produkt reicht, wenn Sie nur eine übersichtliche Zusammenstellung brauchen.

Was bexio bei Seriennummern nicht abdeckt

Eine Seriennummer identifiziert ein einzelnes Gerät. Im Lager von bexio bewegen sich dagegen Mengen: Die Statusaktion «Liefereingang erstellen» bucht Produkte laut Hilfe gemäss Stückzahl ein, ein Lieferschein bucht Stückzahlen aus. Die Produktdaten kennen Produktcode, Name, Beschreibung, Gruppe, Preise, Lagerort sowie Abmessungen und Gewicht. Ein Feld, das jedem einzelnen Stück eine eigene Nummer gibt, beschreibt die Hilfe nicht.

Das bedeutet für den Alltag: Sie können in bexio sehen, wie viele Stück eines Produkts geliefert wurden. Welche Nummer das Gerät trug, das Kunde A erhalten hat, lässt sich aus dem Lager allein nicht ablesen. Wer Garantiefälle, Rückrufe oder Servicehistorien pro Gerät bearbeitet, braucht dafür eine eigene Lösung. Stand Oktober 2026 nennt die Hilfe keine.

Seriennummern mit einfachen Mitteln führen

Die folgenden Vorschläge sind Ordnungshilfen im Betrieb, keine Funktionen von bexio.

1. Seriennummern auf dem Lieferschein festhalten. Beim Erstellen des Lieferscheins können Sie laut Hilfe in den Abschnitten «Positionen» und «Texte» zusätzlichen Text und ergänzende Informationen für den Kunden hinzufügen. Dort notieren Sie die Nummern der gelieferten Geräte. Der Lieferschein zeigt nie Preise und dokumentiert, was geliefert wurde. Wie Sie ihn aus einem Auftrag erstellen, beschreibt der Beitrag Lieferschein erstellen und Teillieferungen.

2. Eine Geräteliste führen. Eine einfache Tabelle genügt: Seriennummer, Produktcode, Lieferdatum, Nummer des Lieferscheins, Kunde, Ende der Garantie. Die Nummer des Lieferscheins aus bexio verbindet die Liste mit Ihren Dokumenten.

3. Beim Kontakt dokumentieren. Notizen lassen sich im Kontakt festhalten. Ein Eintrag wie «Anlage Werkstatt, Seriennummer …, Steuerung eingebaut» macht die Historie beim Kunden sichtbar. Wie das geht, zeigt der Beitrag Notizen, Aufgaben und Kontakthistorie in bexio.

4. Ergänzende Lösungen prüfen. Wenn die Zahl der Geräte gross ist, lohnt der Blick in den bexio Marketplace oder die Rückfrage beim bexio-Support, ob Seriennummern inzwischen unterstützt werden. Prüfen Sie dabei, was die Lösung tatsächlich abdeckt.

Welche Variante passt, hängt von der Menge ab. Bei wenigen Geräten pro Jahr reicht der Lieferscheintext. Bei vielen Geräten oder langen Garantiezeiten ist eine getrennte Liste zuverlässiger.

Typische Fehler vermeiden

• Serien-Produkt mit Seriennummern verwechseln: Der Name führt in die Irre. Es gibt keine Nummernverwaltung dahinter.
• Lagerbuchung erwarten: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein Serien-Produkt Bestandteile ausbucht. Die Hilfe beschreibt das nur für Set-Produkte.
• Nummern nur mündlich weitergeben: Wer die Nummer nicht sofort aufschreibt, sucht sie später im Lager oder beim Kunden.
• Zwei Wahrheiten: Führen Sie die Geräteliste an einem einzigen Ort und regeln Sie, wer sie pflegt.

Häufige Fragen

Kann ich Seriennummern im Produkt hinterlegen?

Die Hilfe nennt dafür kein Feld. Das Produkt gehört zu einer Produktart, nicht zu einem einzelnen Stück. Ein Hinweis in der Beschreibung gilt für jedes Stück dieses Produkts.

Erscheinen die Bestandteile auf der Rechnung?

Nein. Laut bexio-Hilfe wird nur das Hauptprodukt aufgeführt. Die Bestandteile sind auf Dokumenten wie der Rechnung nicht ersichtlich.

Eignet sich das Serien-Produkt für die Produktion?

Für Produktionsprodukte beschreibt die Hilfe das Set-Produkt, einschliesslich der Auswirkungen auf das Lager.

Fazit

Serien-Produkte ordnen Bestandteile unter einem Hauptprodukt, mehr nicht. Seriennummern einzelner Geräte verwaltet bexio nach den Angaben der Hilfe nicht. Für die Ausbuchung von Komponenten wählen Sie das Set-Produkt. Die Nummern selbst halten Sie auf dem Lieferschein, in einer Geräteliste oder im Kontakt fest und legen vorab fest, wo die verbindliche Quelle liegt.