Kundenkommunikation mit Vorlagen automatisieren

Wiederkehrende Kundenkommunikation automatisieren Sie in bexio mit drei Bausteinen: E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern, Standardtexte in den Dokumenten und automatische Zahlungserinnerungen. Das spart das Neuschreiben und sorgt für einen einheitlichen Ton. Individuelle Gespräche, Reklamationen und Sonderfälle bleiben bei einer Person.

Welche Nachrichten wiederholen sich?

Schreiben Sie auf, welche Mitteilungen Sie immer wieder formulieren. In Handwerks- und Servicebetrieben sind das meist:

1. Offerte versenden
2. Rechnung versenden
3. Zahlungserinnerung und Mahnungen
4. Rückfragen zu unklaren Angaben
5. Hinweise zu Terminen und Wartung

Die ersten drei decken die bexio-Vorlagen ab. Für Rückfragen und Terminhinweise legen Sie eigene Textbausteine ausserhalb von bexio an, etwa in Ihrem Mailprogramm. Die Punkte 1 bis 3 sind besonders gut geeignet: Sie kommen oft vor, folgen festen Regeln und die Texte lassen sich vorab prüfen.

Baustein 1: E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern

Vorlagen verwalten Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «E-Mail-Vorlagen». Pro Vorlage legen Sie Dokumenttyp, Namen und Sprache fest und entscheiden, ob sie die Standardvorlage sein soll. Platzhalter personalisieren Text und Betreff automatisch: Es gibt sie für Informationen zu Ihnen, zum Kunden und zum Dokument, dazu den Link zum Online-Dokument. Dieser Link ist Pflicht, ohne ihn lässt sich die Vorlage nicht speichern. Die Einrichtung im Detail zeigt E-Mail-Vorlagen und Absender anpassen.

Beim Versenden wendet bexio die Standardvorlage automatisch an. Sie können kurz vor dem Senden eine andere Vorlage wählen und die Vorschau prüfen. Beim Sammelversand erhalten Kunden nur den Link zum Online-Dokument, kein PDF im Anhang. Der Link bleibt 365 Tage ab Erstellung des Dokuments gültig. Ihre Kunden können darüber das Dokument ansehen und Ihnen antworten. Zudem sehen Sie, wann das Dokument angesehen wurde, und bei Bedarf bietet der Link eine Online-Zahlung. So erübrigen sich manche Rückfragen.

Pro bexio-Konto gibt es nur einen Standard-Absender. Legen Sie vorab fest, ob Kunden Antworten an eine gemeinsame Adresse wie rechnung@ihre-firma.ch senden sollen.

Baustein 2: Standardtexte in den Dokumenten

Nicht nur die E-Mail, auch der Text im Dokument lässt sich standardisieren. Für jeden Dokumenttyp definieren Sie Standardeinstellungen, die bei einem neuen Dokument automatisch geladen werden:

• Kopf- und Fusstexte pro Sprache. Im einzelnen Dokument passen Sie sie über den Tab «Texte» an.
• Zahlungskonditionen über Zahlungsvorlagen. Dort legen Sie Frist, Zahlungsart, Zusatztext und Skonto fest. Der Zusatztext erscheint nur auf dem Rechnungsdokument, wenn er ausgefüllt ist.
• Mahnstufen mit eigenem Titel, eigener Zahlungsfrist sowie eigenen Kopf- und Fusstexten.

Wie Sie Textbausteine für Offerten gliedern, beschreibt Standardtexte für Offerten: Einleitung, Bedingungen und Schluss.

Baustein 3: Zahlungserinnerungen automatisch versenden

Bei den Mahnstufen schalten Sie pro Stufe den automatischen Versand per E-Mail ein. Sie legen fest, wie viele Tage nach oder vor dem Fälligkeitsdatum die Nachricht rausgeht. bexio empfiehlt, nach der Fälligkeit eine Toleranz einzuräumen, bevor die erste Mahnung geht, damit Banküberweisungen Zeit haben und keine unberechtigten Mahnungen entstehen. Hat der Kunde inzwischen vollständig bezahlt, stoppt der Versand weiterer Mahnungen.

Drei Punkte entscheiden über einen sauberen Ablauf:

1. Standardvorlagen pro Mahnstufe: Die E-Mail-Vorlagen müssen als Standard definiert und der Mahnstufe zugewiesen sein. Sonst gehen die Mahnungen nicht automatisch raus.
2. Alle Sprachen: Die Mahnvorlagen müssen in allen Sprachen vorhanden sein, die Ihre Kunden nutzen.
3. Keine Doppelspur: Wer die Automatik aktiviert hat, löst nicht zusätzlich Mahnungen von Hand aus, sonst drohen Duplikate.

Staffeln Sie den Ton von freundlich über bestimmt bis klar. Die Einrichtung beschreibt Mahnwesen in bexio einrichten. Die Kontrollpunkte dieser Automatik nennt Automatisierungen überwachen und Fehler finden.

Texte schreiben, die man automatisch versenden kann

• Schreiben Sie kurz, freundlich und konkret. Nennen Sie Dokumentnummer, Betrag und Frist über Platzhalter, nicht von Hand.
• Verwenden Sie in der Anrede den Platzhalter für den Namen. Er gibt je nach Dokument entweder Vor- und Nachname oder Firmenname aus.
• Vermeiden Sie Aussagen, die nicht immer stimmen, etwa «wie besprochen». Ein Standardtext kennt Ihr Gespräch nicht.
• Lassen Sie Texte mit rechtlicher Wirkung, etwa zu Fristen und Gebühren, von Ihrem Treuhänder oder Ihrer Rechtsberatung prüfen.

Wo Vorlagen nicht reichen

Setzen Sie Vorlagen nicht ein, wenn ein Kunde reklamiert, eine Zahlungsvereinbarung besteht oder ein Streit läuft. Schalten Sie die automatische Mahnung dann für die betreffende Rechnung ab. In der Rechnung können Sie die Mahnung im Reiter «Mahnungen» deaktivieren oder das Versanddatum anpassen.

Versand kontrollieren

Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale» sehen Sie alle gesendeten Dokumente, filterbar nach Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Mahnungen. Der Status wechselt von «Gesendet» zu «Rückmeldung erhalten», sobald der Empfänger den Link zum Online-Dokument öffnet. Ziehen Sie regelmässig Stichproben: Stimmen Name, Betrag und Sprache? Ist der Ton passend?

Häufige Fragen

Kann ich Vorlagen pro Sprache anlegen?

Ja. Sie wählen bei jeder Vorlage die Sprachen, in denen sie verfügbar sein soll. Für automatische Mahnungen sind alle von Ihren Kunden genutzten Sprachen zwingend.

Werden Zahlungserinnerungen wirklich automatisch versendet?

Ja, sobald Sie sie bei den Mahnstufen aktiviert und passende Standardvorlagen zugewiesen haben. Prüfen Sie vorher, welche offenen Rechnungen davon betroffen wären.

Kann ich den Text vor dem Versand ändern?

Beim Versand eines einzelnen Dokuments sehen Sie die Vorschau und können eine andere Vorlage wählen. Automatisch ausgelöste Mahnungen gehen dagegen ohne Ihre Prüfung raus. Testen Sie deshalb die Vorlagen sorgfältig.

Fazit

Vorlagen, Standardtexte und automatische Zahlungserinnerungen nehmen Ihnen die immer gleichen Nachrichten ab. Beginnen Sie mit Offerte, Rechnung und Mahnung, schreiben Sie die Texte einmal sorgfältig und setzen Sie die Automatik nur dort ein, wo keine Sonderfälle zu erwarten sind. Kontrollieren Sie den Versand regelmässig.