Automatisierung im Handwerk: typische Abläufe

In Handwerk und Service lohnen sich Abläufe, die oft vorkommen, einer festen Regel folgen und deren Ergebnis eine Person schnell prüfen kann. Typisch sind wiederkehrende Wartungsrechnungen, die Verrechnung von Zeiten und Material, das Erfassen von Belegen sowie Zahlungsabgleich und Mahnwesen. Dieser Beitrag geht den Auftrag entlang und zeigt pro Schritt, was bexio selbst übernimmt.

Woran Sie lohnende Abläufe erkennen

Stellen Sie jedem Ablauf drei Fragen:

1. Wie oft? Kommt er jede Woche oder jeden Monat vor, lohnt sich die Einrichtung eher als bei einem Ablauf, der zweimal im Jahr passiert.
2. Gibt es eine feste Regel? Wenn jeder Kunde anders behandelt wird, fehlt die Grundlage.
3. Wer merkt einen Fehler? Ein Rechnungsentwurf, den Sie vor dem Versand prüfen, ist unkritischer als eine Mahnung, die direkt zum Kunden geht.

Wie Sie das messen, zeigt Lohnt sich die Automatisierung? Nutzen berechnen.

Typische Abläufe entlang des Auftrags

Wartung und Service: wiederkehrende Rechnungen

Wartungsverträge, Mieten und Lizenzen eignen sich besonders. In bexio legen Sie dazu einen Auftrag mit Dienstleistungspositionen an und stellen die «Wiederholung» ein: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Beim Sammellauf wählen Sie, ob die Rechnungen als Entwurf oder direkt als offen entstehen. Zu Beginn eignet sich der Entwurf, damit Sie die Ergebnisse prüfen können. Eine rote Zeile mit Dreieck warnt, wenn ungewöhnlich viele Rechnungen auf einmal entstehen, etwa weil mehrere Monate nachgeholt werden. Wie das genau geht, zeigt Wiederkehrende Rechnungen für Abos und Wartung.

Zeiten und Material verrechnen

Die meiste Arbeit liegt oft nach dem Einsatz: Stunden zusammensuchen, Material ergänzen, Rechnung schreiben. bexio importiert erfasste Zeiten und Aufwendungen direkt aus dem Projekt in die Rechnung. Voraussetzung ist, dass sie als verrechenbar markiert sind. Zeiteinträge brauchen zudem den Status «Erledigt», Aufwendungen dürfen noch nicht verrechnet sein. Entscheidend ist deshalb, dass das Team Zeiten im Einsatz vollständig erfasst. In der App bexio Go geht das mit der Stoppuhr, die Erfassung funktioniert auch offline und wird später hochgeladen. Die Verrechnung beschreibt Stunden automatisch verrechnen.

Bei grösseren Aufträgen können Teilrechnungen sinnvoll sein. Sie richten den Aufteilungsplan im Auftrag ein und erstellen die Rechnungen nacheinander. Beachten Sie: Nach dem Erstellen von Teilrechnungen lässt sich der Gesamtbetrag des Auftrags nicht mehr ändern. Klären Sie den Endbetrag deshalb vorher.

Belege vom Einkauf

Material- und Kassenbelege entstehen unterwegs. Mit dem Belegscanner in bexio Go fotografieren Sie sie. Die Dokumente landen im Posteingang. Sie wählen, ob es sich um eine Lieferantenrechnung oder eine Auslage handelt, und bexio liest die Angaben aus, bei einer QR-Rechnung auch die Zahlungsdetails. Das Ergebnis erscheint als Entwurf und muss auf Richtigkeit geprüft werden.

Zahlungen und Mahnungen

Bei QR-Rechnungen mit Referenz gleicht bexio Zahlungen automatisch ab. Danach können automatische Zahlungserinnerungen folgen. bexio empfiehlt, nach dem Fälligkeitsdatum eine Toleranz einzuräumen, bevor die erste Mahnung versendet wird. Lösen Sie bei aktiver Automatik zusätzlich Mahnungen von Hand aus, drohen Duplikate. Mehr zum Abgleich in Zahlungseingänge automatisch zuordnen.

Was Sie im Handwerk besser nicht automatisieren

• Preise bei unklarem Umfang. Eine Offerte für einen Umbau mit offenen Fragen braucht Erfahrung. Ein Rechnungsentwurf aus Artikelstamm und Mengen eignet sich dagegen.
• Sonderkonditionen. Rabatte für einzelne Grosskunden gehören in die Hand einer Person.
• Mahnungen in Streitfällen. Schalten Sie die Automatik für einzelne Rechnungen ab, wenn eine Vereinbarung mit dem Kunden besteht.
• Alles mit Aussenwirkung ohne Freigabe. Dokumente, die Kunden erreichen, entstehen als Entwurf und werden geprüft.

Häufige Fragen

Womit fange ich an?

Mit dem Ablauf, der jeden Monat gleich läuft und dessen Ergebnis Sie vor der Wirkung prüfen können. Bei vielen Betrieben sind das die Wartungsrechnungen oder die Verrechnung der Zeiten.

Brauche ich dafür Zapier oder Make?

Für die meisten Beispiele in diesem Beitrag nicht, denn sie nutzen Funktionen von bexio. Eine Plattform wie Zapier oder Make lohnt sich, wenn Daten aus anderen Programmen nach bexio fliessen sollen.

Was, wenn mein Team Zeiten nicht erfasst?

Dann hilft keine Automatik. Klären Sie zuerst, wer wann erfasst, und halten Sie das fest. Ein dokumentierter Ablauf ist die Grundlage.

Fazit

Im Handwerk lohnen sich Abläufe mit vielen Wiederholungen und klaren Regeln: Wartungsrechnungen, Zeiten und Material verrechnen, Belege erfassen, Zahlungen abgleichen. Starten Sie mit einem Ablauf, prüfen Sie die Entwürfe und erweitern Sie schrittweise. Alles, was auf Erfahrung und Urteil beruht, bleibt bei Ihnen.