Lohnt sich die Automatisierung? Nutzen berechnen

Eine Automatisierung lohnt sich, wenn der Nutzen pro Jahr ihre Kosten übersteigt. Dafür brauchen Sie keine Marktzahlen, sondern fünf eigene Werte: Anzahl Vorgänge, Dauer vorher, Dauer nachher, Kosten pro Arbeitsstunde und Kosten der Lösung. Dieser Beitrag zeigt den Rechenweg und eine Beispielrechnung mit frei gewählten Werten.

Der Rechenweg in vier Schritten

Legen Sie für einen Ablauf diese Werte fest:

Dann rechnen Sie:

1. Gesparte Stunden pro Jahr = V × (T0 − T1) ÷ 60
2. Nutzen pro Jahr = gesparte Stunden × S
3. Kosten pro Jahr = E ÷ N + L
4. Ergebnis pro Jahr = Nutzen − Kosten

Die Amortisationszeit in Jahren ergibt sich aus E ÷ (Nutzen − L). Sie sagt, wie lange es dauert, bis die Einrichtung eingespielt ist.

Werte messen statt schätzen

Vorgänge pro Jahr (V). Zählen Sie nach, wie oft der Ablauf vorkam. Verkaufsdokumente wie Angebote, Aufträge und Rechnungen lassen sich in bexio als Excel-Liste exportieren, ebenso die Verkaufsanalyse. So kennen Sie die Anzahl, statt sie zu schätzen. Wie der Export funktioniert, steht in der bexio-Hilfe zu Datensicherung und Export.

Dauer heute (T0). Messen Sie mehrere echte Durchläufe, nicht nur den besten. Mit dem Timer von bexio erfassen Sie Arbeitszeiten direkt bei der Ausführung, die Tätigkeit ist dabei ein Pflichtfeld. Mehr dazu in Zeiterfassung in bexio: Grundlagen und Praxis. Alternativ genügt eine Stoppuhr. Bilden Sie den Mittelwert. Wie Sie den Ablauf vorher festhalten, zeigt Abläufe dokumentieren, bevor Sie automatisieren.

Dauer nachher (T1). Hier schleichen sich die meisten Fehler ein. Rechnen Sie nicht mit null Minuten. Es bleiben die Kontrolle durch eine Person und der Anteil der Vorgänge, die als Ausnahme von Hand laufen. Daraus ergibt sich: T1 = Kontrollminuten + Ausnahmeanteil × T0. Den Ausnahmeanteil leiten Sie aus den Ausnahmen Ihrer Ablaufbeschreibung ab.

Kosten pro Stunde (S). Nehmen Sie nicht nur den Bruttolohn. Lassen Sie sich die vollen Kosten pro Stunde aus Ihrer Betriebsrechnung herleiten, bei Bedarf mit Ihrem Treuhänder. Das KMU-Portal des Bundes erklärt, warum ein Betrieb seine fixen und variablen Kosten kennen muss, um kostendeckend zu arbeiten.

Kosten vollständig erfassen

• Einrichtung (E): Eigene Stunden für Planung, Aufbau und Test, dazu externe Leistungen. Rechnen Sie Ihre Zeit mit S ein.
• Laufende Gebühren: Werkzeuge verrechnen oft nach Nutzung. Make misst die Nutzung in Credits, die bei Szenario-Läufen verbraucht werden. Meist verbraucht eine Operation einen Credit. Prüfen Sie die aktuelle Preisliste des Anbieters und ob die benötigte Funktion in Ihrem bexio-Paket enthalten ist.
• Pflege: Schnittstellen ändern sich. bexio führt für die API ein Änderungsprotokoll. Als die Adressen in Zapier in einzelne Felder aufgeteilt wurden, mussten bestehende Abläufe laut bexio-Hilfe angepasst und getestet werden. Planen Sie dafür Zeit ein.
• Kontrolle: Stichproben und Fehlerbehebung kosten laufend Zeit. Wie Sie das organisieren, zeigt Automatisierungen überwachen und Fehler finden.

Beispielrechnung mit frei gewählten Werten

Die folgenden Zahlen sind angenommen und keine Richtwerte. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

Annahmen: T0 = 12 Minuten, Kontrolle 2 Minuten, Ausnahmeanteil 10 Prozent, S = CHF 70.00, E = CHF 1'500.00, L = CHF 300.00 pro Jahr, N = 3 Jahre.

• T1 = 2 + 0.10 × 12 = 3.2 Minuten, also 8.8 Minuten Ersparnis pro Vorgang.
• Kosten pro Jahr = 1'500 ÷ 3 + 300 = CHF 800.00.

Beim Ablauf A rechnet sich die Lösung. Die Einrichtung ist nach CHF 1'500.00 ÷ (CHF 2'464.00 − CHF 300.00) ≈ 0.69 Jahren, also rund acht Monaten, eingespielt. Beim Ablauf B lohnt sie sich nicht. Die Schwelle liegt bei Kosten pro Jahr ÷ Nutzen pro Vorgang = CHF 800.00 ÷ CHF 10.27 ≈ 78 Vorgängen im Jahr. Wer seltener davon betroffen ist, sollte den Ablauf lieber von Hand lassen oder vereinfachen.

Was die Rechnung nicht zeigt

Nicht alles lässt sich in Minuten ausdrücken. Nehmen Sie weitere Wirkungen nur auf, wenn Sie sie messen können:

• Schnellere Rechnungen: Das KMU-Portal schreibt, dass die Liquidität davon abhängt, wie rasch Rechnungen gestellt werden und wie pünktlich Kunden bezahlen. Sie können das Debitorenziel vorher und nachher vergleichen. Das ist die durchschnittliche Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang.
• Weniger Korrekturen: Zählen Sie Stornos und Korrekturen vor und nach dem Start.
• Risiko: Eine Automatik, die falsch läuft, kann Kunden erreichen. Rechnen Sie die Kosten eines Fehlers mit, und planen Sie Freigaben ein.

Häufige Fragen

Wie genau müssen die Zahlen sein?

So genau, dass die Entscheidung nicht kippt. Rechnen Sie einmal mit vorsichtigen und einmal mit günstigen Werten. Fällt das Ergebnis in beiden Fällen gleich aus, ist die Entscheidung klar.

Sind gesparte Minuten bares Geld?

Nur, wenn die freie Zeit sinnvoll genutzt wird, etwa für verrechenbare Arbeit oder weniger Überstunden. Sonst bleibt der Nutzen auf dem Papier.

Wann messe ich nach?

Nach einer ersten Betriebsphase. Messen Sie T1 und den Ausnahmeanteil erneut und vergleichen Sie mit Ihrer Annahme.

Fazit

Der Nutzen einer Automatisierung ergibt sich aus Vorgängen, gesparter Zeit und Kosten pro Stunde, abzüglich Einrichtung, Gebühren, Pflege und Kontrolle. Messen Sie die Werte, rechnen Sie ehrlich mit Ausnahmen und bestimmen Sie die Schwelle. Wo noch offen ist, welcher Ablauf zuerst dran ist, hilft Automatisierung im KMU-Büro: wo anfangen.