Kreditkartenabrechnung wird nicht ausgelesen

Liest Kontera eine papierbasierte Kreditkartenabrechnung nicht oder unvollständig aus, verbessern Sie zuerst die Vorlage: Scannen Sie mit einem Einzugscanner statt zu fotografieren, entfernen Sie handschriftliche Notizen oder laden Sie das Original-PDF aus dem E-Banking Ihres Kartenanbieters herunter. Fehlen danach einzelne Beträge, tragen Sie sie mit «Neue Position» von Hand nach. Hilft das nicht, wenden Sie sich an den Support.

Kontera ist eine Anwendung zur Verarbeitung von Belegen und Transaktionen mit eigenem Benutzerkonto. Die Hilfe dazu führt bexio in seinem Hilfecenter.

Symptome erkennen

Ursachen und Lösungen in Prüfschritten

1. Dateiformat und Herkunft prüfen. Kontera verarbeitet PDF, JPEG und PNG. Word- und Excel-Dateien speichern Sie zuerst mit «Speichern unter» als PDF. Ziehen Sie Dateien nicht aus einem ZIP-Archiv in Kontera, sondern entpacken Sie sie vorher. Klappt Drag-and-drop nicht, laden Sie die Datei mit «Belege hochladen» hoch.
2. Original-PDF verwenden. Oft kann Ihr Kartenanbieter das Original-PDF der Abrechnung im E-Banking zum Download anbieten. Das ersetzt ein Foto oder einen Scan und enthält keine handschriftlichen Spuren.
3. Scan-Qualität verbessern. Die Informationsdichte einer Abrechnung ist hoch. Kontera muss alle Linien und Zeichen korrekt lesen. Verwenden Sie bei Papier am besten einen Einzugscanner. Bei Fotos reichen Auflösung, Schärfe und Belichtung nicht immer aus.
4. Handschriftliche Notizen vermeiden. Durch- oder abgestrichene Positionen, unterstrichene Bereiche und Häkchen können die Extraktion beeinträchtigen. Markieren Sie auf der Papierabrechnung nichts, bevor Sie sie scannen. Die Kontrolle erledigen Sie besser am Bildschirm.
5. Upload-Ort wählen. Eine papierbasierte Abrechnung laden Sie unter «Belege» oder unter «Kreditkartenabrechnungen» hoch. Kontera erkennt automatisch, dass es sich um eine Kreditkartenabrechnung handelt, führt sie unter «Belege» und listet die ausgelesenen Transaktionen unter «Kreditkartenabrechnungen».
6. Karte einrichten. Erkennt Kontera eine neue Kreditkarte, fordert es Sie auf, sie einzurichten. Sie geben das zugeordnete Konto und ein Gebührenkonto an. Wählen Sie für die Karte nicht Ihr Bankkonto, sondern ein eigenes Transferkonto. In bexio muss dieses Konto als Kassenkonto angelegt sein. Das geht unter «Banking» über die drei Punkte neben «Bankkonto hinzufügen» mit «Neues Kassenkonto». Wenn Sie das nach dem Verbinden von Kontera getan haben, importieren Sie den Kontenplan in Kontera neu über «Kontenplan aus bexio importieren». Zum Konto: Transferkonto erstellen.
7. Fehlende Positionen ergänzen. Fehlen einzelne Positionen, erfassen Sie sie mit «Neue Position» nach. Vergleichen Sie am Schluss das Total der Abrechnung mit der Summe der erfassten Transaktionen.
8. Rundung prüfen. Weil Kreditkartenabrechnungen oft auf den Rappen genau abgerechnet werden, sollte der Rundungsfaktor Ihrer Hauptwährung in bexio auf 0.01 CHF stehen. Mehr dazu in Rundungsdifferenzen in bexio verstehen. In den erweiterten Einstellungen der Karte gibt es ausserdem Optionen wie «Transaktionsbeträge sind kaufmännisch gerundet» und «Negative Transaktionen werden als Belastungen importiert». Prüfen Sie, ob sie zu Ihrem Anbieter passen.

Wenn keine Papierabrechnung vorliegt

Je nach Anbieter lassen sich die Transaktionen digital übernehmen. Beim Portal von Viseca one laden Sie unter «Rechnungen» beim Kartenkonto die Datei mit «Download .csv» herunter. In Kontera klicken Sie unter «Belege und Transaktionen» oben rechts auf «Transaktionen importieren» und wählen Sie «Viseca one». Bei UBS aktivieren Sie die Integration zuerst unter «Einstellungen» → «Addons». Den Export finden Sie im UBS E-Banking unter «Konten & Karten» → «Kartentransaktionen». Beachten Sie die Warnung der Hilfe: Der UBS-Export enthält keine Angaben zur eindeutigen Identifikation. Importieren Sie dieselben Transaktionen nicht mehrfach, sonst entstehen Duplikate.

Verbuchen Sie ohne Kontera, gibt es den Weg über ein eigenes Kreditkartenkonto und manuelle Buchungen. Das erklärt Kreditkarten in bexio verbuchen. Wie Kontera die Belege zuordnet, steht in Kontera: Belege automatisch verbuchen.

Belege aufbewahren

Auch wenn Sie Positionen von Hand nachtragen, behalten Sie die Originalabrechnung. Als Buchungsbeleg gelten nach Art. 957a Abs. 3 OR alle Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig sind, um den Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können. Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Das PDF des Anbieters ist dafür eine gute Grundlage.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Hat keiner der Tipps geholfen, wenden Sie sich laut bexio-Hilfe an den Support. Bereiten Sie die Abrechnung als PDF vor, notieren Sie Anbieter, Monat, was nicht ausgelesen wurde und welche Schritte Sie bereits geprüft haben. Teilen Sie nur die Angaben, die der Support für die Prüfung braucht.

Häufige Fragen

Kann ich ein Foto der Abrechnung hochladen?

Das ist möglich, führt aber nicht immer zu einem guten Ergebnis. Die Hilfe empfiehlt bei Papier einen Einzugscanner, weil Fotos oft zu wenig scharf oder gut belichtet sind.

Was mache ich, wenn nur einzelne Positionen fehlen?

Erfassen Sie sie in Kontera mit «Neue Position» nach. Wenn die Probleme nur kleine Bereiche der Abrechnung betreffen, kann es vorkommen, dass einzelne Positionen ausgelassen werden.

Unterstützt Kontera Abrechnungen aller Kartenanbieter?

Kontera verarbeitet laut Hilfe alle gängigen papierbasierten Kreditkartenabrechnungen von Schweizer Anbietern. Bei anderen Anbietern bietet sich ein Test mit einer Abrechnung an.

Fazit

Ein sauberes Original-PDF oder ein Scan ohne Notizen verbessert die Erkennung bei Kreditkartenabrechnungen massgeblich. Ergänzen Sie fehlende Positionen von Hand und prüfen Sie die Rundung. Bewahren Sie die Abrechnung als Beleg auf.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.