Daten nach bexio übernehmen: so gelingt der Umzug

Übernehmen Sie Ihre Daten in einer festen Reihenfolge: zuerst die Grundlagen wie Kategorien, Einheiten und Konten, dann Kontakte, danach Produkte und zuletzt Eröffnungssaldi und offene Posten. Die Importe in bexio greifen auf diese Grundlagen zurück. Fehlen sie, scheitern einzelne Zeilen oder es entstehen Dubletten.

Schritt 1: Grundlagen anlegen

Beide Importe akzeptieren nur Werte, die in bexio bereits bestehen. Legen Sie deshalb vorab an:

• Für Kontakte: Kategorien und Branchen in den Einstellungen. Ansprechpartner müssen als Benutzer oder als Ansprechpartner ohne Login bestehen.
• Für Produkte: Lieferanten als Kontakte, Produktgruppen und Untergruppen unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Stammdaten» > «Produkte: Gruppen», Produkteinheiten unter «Stammdaten» > «Produkteinheiten» sowie Währungen.
• Für die Buchhaltung: die Ertrags- und Aufwandskonten im Kontenplan und die MWST-Sätze. Im Produktimport tragen Sie nur die Kontonummer und den MWST-Code ein, ohne Bezeichnung.
• Für das Lager: Lagerorte und Lagerplätze, falls Sie Bestände übernehmen.

Wie Sie den Kontenplan aufbauen, erklärt der Beitrag Kontenplan KMU.

Schritt 2: Kontakte übernehmen

Die Importfunktion liegt in der Kontaktliste neben dem Button für einen neuen Kontakt. Sie brauchen dafür das Recht «Editieren = alle» im Modul Kontakte. Laden Sie im ersten Schritt die Excel-Vorlage herunter und füllen Sie diese aus. Zusätzliche Spalten ignoriert bexio.

Achten Sie auf diese Regeln aus der bexio-Hilfe:

• Jeder Kontakt braucht eine Kontaktart: «1» für Firma, «2» für Privat.
• Firmen brauchen einen Firmennamen, Privatkontakte einen Nachnamen.
• Kontaktnummern enthalten nur Ziffern. Sie vergeben sie selbst oder lassen das Feld überall leer, dann nummeriert bexio automatisch.
• Personen verknüpfen Sie mit ihrer Firma über die Spalte «Kontakt Nr. der verknüpften Firma».
• Mehrere Kategorien oder Branchen trennen Sie mit einem Semikolon.

bexio prüft die Importdatei nicht auf Duplikate. Bereinigen Sie die Liste vorher, siehe Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen. Vorsicht bei bestehenden Kontakten: bexio gleicht über die Kontaktnummer ab. Tragen neue Kontakte in Ihrer Datei Nummern, die es in bexio schon gibt, überschreibt bexio die vorhandenen Kontakte mit den Daten aus der Datei. Bei einer Aktualisierung ersetzt bexio zudem Kategorien und Branchen, statt sie zu ergänzen. Ist kein Ansprechpartner angegeben, trägt bexio die Person ein, die den Import ausführt.

Erfassen Sie Adressen strukturiert. Die Vorlage hat eigene Felder für Strasse, Hausnummer und Adresszusatz. Laut bexio-Hilfe werden strukturierte Adressen im Zahlungsverkehr verpflichtend. Fehlen Land, Strasse mit Nummer oder Postleitzahl mit Ort, blendet bexio die Adresse im Feld «Zahlbar durch» der QR-Rechnung aus. Mehr Details zum Import lesen Sie unter Kontakte nach bexio importieren.

Schritt 3: Produkte übernehmen

Produkte verwalten Sie ab dem Paket Advanced. Den Import starten Sie unter «Produkte» > «Produkte» über das Drei-Punkte-Menü mit «Produkte importieren». Dafür ist das Benutzerrecht «Admin» nötig.

So bereiten Sie die Datei vor:

1. Schreiben Sie in die erste Zeile eindeutige Spaltentitel ohne Sonderzeichen.
2. Füllen Sie mindestens den Produktnamen aus. Ein Produktcode wird empfohlen.
3. Speichern Sie CSV-Dateien mit Semikolon als Trennzeichen oder verwenden Sie XLS oder XLSX. Die Datei darf höchstens 10 MB gross sein.
4. Ordnen Sie beim Import jede Spalte einem Feld in bexio zu. Nicht zugeordnete Spalten werden ignoriert.
5. Prüfen Sie die Preise. Ein- und Verkaufspreise übernimmt bexio mit höchstens sechs Dezimalstellen.

Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen. Staffelpreise lassen sich nicht importieren und werden direkt in bexio erfasst. Die Produktart wird ebenfalls nicht importiert: Mit einem Lagerbestand setzt bexio automatisch «Ware», die Art «Dienstleistung» wählen Sie im Produkt selbst. Schlägt eine Zeile fehl, stellt bexio eine Korrekturdatei mit dem Grund bereit.

Für spätere Aktualisierungen gilt: Haben Ihre Produkte einen Produktcode, gleicht bexio über den Code ab, sonst über den Namen. Wer nur den Namen importiert, obwohl Codes hinterlegt sind, erzeugt Duplikate. Mehr dazu unter Artikel importieren und Preise aktualisieren.

Schritt 4: Buchhaltung eröffnen

Die Buchhaltung übernehmen Sie mit dem Buchhaltungsassistenten unter «Buchhaltung» > «Buchhaltung einrichten». Halten Sie Bilanz und Erfolgsrechnung des Vorjahres sowie die offenen Debitoren und Kreditoren bereit.

• Kontenplan: Wählen Sie eine Vorlage oder importieren Sie Ihren Kontenplan über die Excel-Vorlage von bexio. Der Import ist nur möglich, solange keine manuellen Buchungen bestehen. Zulässig sind höchstens 500 Konten und Kontengruppen, Kontonummern enthalten nur Ziffern.
• Offene Posten: Erfassen Sie offene Rechnungen einzeln, wenn Sie Zahlungseingänge später direkt darauf verbuchen wollen. Alternativ übernehmen Sie nur die Schlussbestände.
• Vorjahreszahlen: Tragen Sie Bilanz und Erfolgsrechnung ein. Aktiven und Passiven sowie Aufwand und Ertrag müssen ausgeglichen sein, sonst geht es nicht weiter.

Wenn Sie zum Schluss das Vorjahr abschliessen, sind dort keine Buchungen mehr möglich. Benutzer mit der passenden Berechtigung können das Geschäftsjahr wieder öffnen.

Schritt 5: Prüfen und alte Unterlagen sichern

Testen Sie die Übernahme in der Testphase. Prüfen Sie Stichproben: Stimmen Adressen, Ansprechpersonen, Preise, Einheiten und Konten? Erstellen Sie eine Offerte und eine Rechnung mit importierten Daten. Test-Dokumente entfernen Sie mit «Einstellungen» > «Benutzer» > «Daten löschen». Kontakte, Kontenplan, Vorlagen und Bankkonten bleiben dabei erhalten. Die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen.

Alte Offerten und Rechnungen bleiben in Ihrem bisherigen Archiv. In den Paketen Optima und Ultimate können Sie Dokumente aus Vorjahren ins Dokumenten-Archiv hochladen. Laut bexio-Hilfe gilt die GeBüV-Konformität dort aber erst ab dem Zeitpunkt des Hochladens, nicht rückwirkend.

Häufige Fragen

Werden doppelte Kontakte beim Import erkannt?

Nein. bexio prüft die Importdatei nicht auf Duplikate. Bereinigen Sie die Datei vor dem Import.

Kann ich offene Rechnungen aus dem alten System übernehmen?

Ja, im Buchhaltungsassistenten. Erfassen Sie die offenen Posten einzeln, wenn Sie spätere Zahlungen direkt zuordnen wollen.

Gibt es Unterstützung für die Migration?

bexio bietet Coachings für die Migration von Kontakten und von Produkten an, je zum Pauschalpreis von CHF 320.00. Die Einrichtung der Finanzbuchhaltung übernehmen Treuhand-Partner für CHF 490.00.

Fazit

Eine saubere Datenübernahme folgt der Logik der Importe: zuerst die Grundlagen, dann Kontakte, Produkte und Buchhaltung. Wer Listen vorher bereinigt, Adressen strukturiert erfasst und in der Testphase einen Probeimport macht, startet ohne Dubletten und Korrekturen. Alte Dokumente bleiben im bisherigen Archiv.