Einheiten in bexio: Stück, Stunden, Meter und Pauschal

Einheiten legen Sie in bexio einmal zentral in den Stammdaten an und weisen sie dann jedem Produkt zu. Für Handwerk und Technik empfehlen wir wenige Einheiten wie Stück, Stunde, Meter, Quadratmeter und Pauschal; Zeiteinheiten brauchen zusätzlich einen Umrechnungsfaktor.

Einheiten in bexio verwalten

Laut bexio-Hilfe dienen Produkteinheiten dazu, Produkte und Dienstleistungen auf Angeboten, Aufträgen und Rechnungen präzise auszuweisen. Jedes Produkt erhält seine Masseinheit zusammen mit Währung und MWST-Satz in der Produktmaske. Die Auswahl dort stammt aus Ihrer zentralen Liste.

So pflegen Sie diese Liste:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Produkteinheiten».
2. Klicken Sie auf «Neue Einheit» und geben Sie die Bezeichnung ein.
3. Misst die Einheit Arbeitszeit, setzen Sie die Option «Zeiteinheit». Dann wird das Feld «Umrechnungsfaktor» zum Pflichtfeld.
4. Speichern Sie die Einheit.
5. Eine Einheit, die Sie nicht mehr brauchen, öffnen Sie per Klick in der Übersicht und entfernen sie mit «Löschen».

Ein schlankes Einheiten-Set für Handwerk und Technik

Ein Vorschlag mit sieben Einheiten, die viele Positionen in Handwerk und Technik abdecken:

Vier Regeln halten das Set sauber:

• Kurz und lesbar: Die Einheit steht auf jeder Offerte. Wählen Sie Bezeichnungen, die Ihre Kunden ohne Erklärung verstehen.
• Keine Doppelungen: Entscheiden Sie sich für «h» oder «Std.», nicht für beides. Doppelte Einheiten erschweren Auswertungen und jeden Import.
• Menge und Einheit passen zusammen: Schreiben Sie «50 m Installationskabel» statt «1 Stk. Kabel» mit der Länge im Text. So bleibt der Preis pro Einheit nachvollziehbar und lässt sich später sauber aktualisieren.
• Pauschal heisst Menge 1: Eine Pauschale mit der Menge 3 wirft Fragen auf. Brauchen Sie dieselbe Pauschale dreimal, beschreiben Sie im Text, wofür.

Achten Sie besonders auf die Einkaufseinheit. Sie kaufen Kabel in Ringen zu 100 Metern, verkaufen es aber pro Meter. Im bexio-Produkt stehen Einkaufs- und Verkaufspreis nebeneinander, beide beziehen sich auf dieselbe Einheit. Rechnen Sie den Einkaufspreis deshalb auf Ihre Verkaufseinheit um: Kostet der Ring CHF 85.00, tragen Sie beim Produkt mit der Einheit «m» einen Einkaufspreis von CHF 0.85 ein. Sonst stimmen Zuschlag und Marge nicht, die bexio aus diesen beiden Preisen berechnet.

Wie Sie Stunden, Pauschalen und Fahrten als Produkte anlegen, beschreibt der Beitrag Dienstleistungen als Artikel.

Zeiteinheiten und Umrechnungsfaktor

Zeiteinheiten haben eine Sonderrolle. Der Umrechnungsfaktor legt fest, wie bexio sie in Ihre Standard-Zeiteinheit umrechnet, meist Stunden. Die Leitfrage der bexio-Hilfe lautet: Wie viele Einheiten der Standardeinheit entsprechen einer Einheit der neuen Zeiteinheit? Den Wert tragen Sie als Dezimalzahl ein, für 8 Stunden und 30 Minuten also «8.5».

Wozu das dient, zeigt das Beispiel aus der bexio-Hilfe: Sie offerieren drei Tage Arbeit mit der Einheit «T». Ein Arbeitstag dauert in Ihrem Betrieb 8,5 Stunden. Erstellen Sie aus dieser Offerte ein Projekt, berechnet bexio automatisch 25 Stunden und 30 Minuten erwartete Zeit. So offerieren Sie dem Kunden verständliche Tagesansätze und planen intern trotzdem in Stunden. Nach derselben Logik erhält ein Halbtag bei 8,5 Stunden pro Tag den Faktor «4.25».

Drei Punkte sollten Sie dabei kennen:

• Ihre Standard-Zeiteinheit finden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Meine Firma» → «Grundeinstellungen» beim Punkt «Standard Einheit für Import von Zeit/Leistungserfassung».
• Beim Erstellen eines Projekts aus einer Offerte übernimmt bexio Mengen nur dann als erwartete Zeit, wenn die Position eine Zeiteinheit trägt. Positionen in «Stk.» oder «Pauschal» erzeugen keine Projektzeit.
• Offerieren Sie Montage als Pauschale, tragen Sie die geplanten Stunden deshalb im Projekt selbst ein. Wie das geht, zeigt der Beitrag Arbeitspakete und Budgets.

Auch in umgekehrter Richtung spielt die Zeiteinheit eine Rolle. Übernehmen Sie erfasste Zeiten in eine Rechnung, rundet bexio sie nach den Vorgaben im Bereich «Leistungen» der Grundeinstellungen. Zur Wahl stehen keine Rundung, normales Runden, Aufrunden und Abrunden, jeweils mit einem Faktor von 5, 10, 15 oder 30 Minuten oder einer Stunde. Legen Sie diese Regel einmal fest und kommunizieren Sie sie Ihren Kunden, etwa in den Konditionen der Offerte.

Einheiten beim Import und bei Änderungen

Die Einheit gehört zu den Feldern, die Sie per Produktimport übernehmen können. Die Import-Anleitung von bexio verlangt, dass Sie die Produkteinheiten vorher in bexio anlegen. Verwenden Sie in der Excel-Datei genau die Schreibweise, die in bexio steht, damit jede Zeile ihre Einheit findet.

Wollen Sie bei vielen Produkten die Einheit wechseln, etwa von «Std.» auf «h», gehen Sie so vor:

1. Legen Sie die neue Einheit in bexio an.
2. Exportieren Sie die Produktliste über das Drei-Punkte-Menü mit «Alle Produkte exportieren».
3. Ersetzen Sie in der Spalte für die Einheit die alte durch die neue Bezeichnung.
4. Importieren Sie die Datei mit Produktcode zurück. Daran erkennt bexio die bestehenden Produkte.
5. Prüfen Sie einige Produkte und löschen Sie die alte Einheit erst danach.

Worauf Sie beim Rückimport sonst achten müssen, steht im Beitrag Artikel importieren und Preise aktualisieren.

Häufige Fragen

Gibt es in bexio eine Einheit «Pauschal»?

Sie können jede Einheit selbst anlegen, auch «Pauschal» oder «psch.». Fehlt sie in Ihrer Liste, erfassen Sie sie unter «Produkteinheiten» mit «Neue Einheit».

Wann markiere ich eine Einheit als Zeiteinheit?

Immer dann, wenn die Einheit Arbeitszeit misst, also Stunden, Halbtage oder Tage. Nur so kann bexio Mengen aus Offerten in erwartete Projektzeit umrechnen.

Was passiert mit Produkten, wenn ich eine Einheit lösche?

Die bexio-Hilfe beschreibt den Löschvorgang, aber nicht die Folgen für Produkte, die diese Einheit verwenden. Stellen Sie die betroffenen Produkte deshalb vorher auf die neue Einheit um und löschen Sie erst danach.

Fazit

Wenige, klar benannte Einheiten machen Offerten verständlich und Importe zuverlässig. Legen Sie Zeiteinheiten mit korrektem Umrechnungsfaktor an, damit aus Offerten brauchbare Projektzeiten entstehen. Ändern Sie Einheiten bei vielen Produkten über Export und Import mit Produktcode und löschen Sie alte Einheiten erst zum Schluss.