Artikelnummern mit System für Handwerk und Technik

Gute Artikelnummern sind eindeutig, kurz und bleiben ein ganzes Produktleben lang gleich. Für Handwerk und Technik empfehlen wir ein Präfix für die Hauptgruppe und eine Laufnummer mit fester Länge, etwa «SA-0042»; alle weiteren Merkmale gehören in Gruppe, Name und Beschreibung.

Wo der Produktcode in bexio wirkt

bexio schreibt Ihnen keinen Aufbau vor. Auf der Seite zur Lagerverwaltung schreibt bexio, dass Sie Produktcodes nach Ihren Bedürfnissen frei definieren. Trotzdem hängt im Alltag einiges am Code:

• Beim Erfassen: Produktcode, Produktname und Beschreibung gehören zu den Stammdaten eines Produkts. bexio gibt diese Angaben auch auf den Dokumenten aus.
• In Offerten und Rechnungen: Eine Produktposition finden Sie über die Volltextsuche, indem Sie den Namen oder den Produktcode eingeben. Wer die Codes der häufigsten Positionen kennt, erfasst Offerten schneller.
• Beim Import: Haben Ihre Produkte einen Code, gleicht bexio beim Import über den Code ab und nicht über den Namen. Importieren Sie dann nur Namen, legt bexio laut Hilfe Duplikate an.
• Beim Einkauf: Für den Lieferanten gibt es eigene Felder. Dort tragen Sie ein, unter welchem Namen und Artikelcode Ihr Lieferant das Produkt führt. bexio verwendet diese Angaben für Lieferantenbestellungen und Lieferantenrechnungen.

Anforderungen an ein gutes Nummernsystem

Prüfen Sie Ihr System an diesen fünf Punkten:

1. Eindeutig: Ein Code steht für genau ein Produkt. Zwei Produkte mit demselben Code machen jeden Import zum Risiko.
2. Stabil: Der Code bleibt gleich, wenn sich Preis, Lieferant oder Beschreibung ändern. Ausgelaufene Codes vergeben Sie nie neu. Sonst lassen sich alte Offerten, Rechnungen und Auswertungen nicht mehr eindeutig einem Produkt zuordnen.
3. Kurz und tippbar: Sechs bis acht Zeichen genügen. Verwenden Sie Grossbuchstaben, Ziffern und höchstens einen Bindestrich. Verzichten Sie auf Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen. Ein Semikolon ist tabu, denn bexio akzeptiert beim CSV-Import nur das Semikolon als Trennzeichen.
4. Feste Länge der Laufnummer: Schreiben Sie «SA-0042» statt «SA-42». Excel und viele Listen sortieren Codes als Text. Dann steht «SA-100» vor «SA-42». Mit führenden Nullen bleibt die Reihenfolge stimmig.
5. Sparsam sprechend: Ein Präfix für die Hauptgruppe hilft beim Lesen. Codes, die Lieferant, Farbe, Grösse und Jahr enthalten, werden dagegen lang. Ändert sich eines dieser Merkmale, stimmt der Code nicht mehr.

Ein Nebeneffekt des Präfixes: Rein numerische Codes verlieren in Excel leicht ihre führenden Nullen, weil Excel sie als Zahl liest. Ein Code mit Buchstaben bleibt Text.

Ein Aufbau für Handwerk und Technik

Für kleine und mittlere Sortimente genügt ein Schema aus zwei Teilen: zwei Buchstaben für die Hauptgruppe, ein Bindestrich und eine vierstellige Laufnummer. Mit vier Stellen haben Sie pro Hauptgruppe Platz für 9'999 Produkte. Ein Beispiel für die Muster Haustechnik AG:

Das Präfix entspricht einer Hauptgruppe, die Sie in bexio unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Produkte: Gruppen» anlegen. Feinere Einteilungen wie «Armaturen» oder «Rohre und Fittings» bilden Sie als Untergruppen ab, ohne eigenes Präfix. Wie Sie Gruppen sinnvoll schneiden, zeigt der Beitrag Ordnung im Artikelstamm.

Drei Sonderfälle kommen in technischen Betrieben oft vor:

• Herstellertypen: Sucht Ihr Team nach Typenbezeichnungen, nehmen Sie den Typ in den Produktnamen auf. Die Suche in der Produktposition läuft über Name und Code.
• Varianten: Jede Grösse oder Ausführung erhält einen eigenen Code mit fortlaufender Nummer. Die Grösse steht im Namen, nicht im Code.
• Dienstleistungen: Stunden, Pauschalen und Fahrten folgen demselben Schema. So finden Sie sie in der Offerte genauso schnell wie Material.

Bestehende Artikel auf neue Codes umstellen

Eine Umstellung braucht Planung, denn der Import gleicht Produkte über ihre bisherigen Merkmale ab. Die bexio-Hilfe beschreibt zwei Fälle:

• Sind Ihre Produkte nur mit Namen gespeichert, importieren Sie nur Namen oder hinterlegen die Codes zuerst in der Produktliste. Ein Import mit Name und neuem Code legt sonst Duplikate an.
• Haben Ihre Produkte bereits Codes, gleicht bexio über den Code ab. Ein geänderter Code findet beim Import also kein bestehendes Produkt. Rechnen Sie dann mit Dubletten.

So gehen Sie vor:

1. Exportieren Sie die Produktliste. Über das Drei-Punkte-Menü oben rechts wählen Sie «Alle Produkte exportieren».
2. Vergeben Sie in Excel die neuen Codes und prüfen Sie, dass keiner doppelt vorkommt.
3. Tragen Sie die Codes in bexio direkt im jeweiligen Produkt ein, nicht per Import.
4. Testen Sie danach einen Import mit zwei oder drei Produkten und prüfen Sie, ob bexio sie richtig zuordnet.
5. Halten Sie das Schema auf einer Seite fest und bestimmen Sie eine Person, die neue Codes vergibt.

Bei grossen Beständen planen Sie die Umstellung in Etappen, etwa Hauptgruppe für Hauptgruppe.

Ab dann gilt: Preisänderungen und Ergänzungen importieren Sie immer mit Produktcode. Mehr dazu im Beitrag Artikel importieren und Preise aktualisieren.

Häufige Fragen

Soll ich die Artikelnummer des Lieferanten übernehmen?

Besser nicht. Wechseln Sie den Lieferanten, müssten Sie sonst Ihre eigenen Codes ändern. Tragen Sie die Lieferantennummer in die Lieferantenangaben des Produkts ein, die bexio für Bestellungen nutzt.

Wie lang darf ein Produktcode sein?

Die bexio-Hilfe nennt keine Vorgabe zur Länge. Halten Sie Codes trotzdem kurz, damit sie sich in der Offerte schnell eintippen lassen und in Excel-Listen lesbar bleiben.

Brauchen Dienstleistungen auch einen Code?

Ja. Für Stunden, Pauschalen und Fahrten gelten dieselben Gründe wie für Material: schnelle Suche im Dokument und sauberer Abgleich beim Import. Wie Sie den Artikelstamm insgesamt aufbauen, zeigt der Beitrag Artikelstamm in bexio aufbauen.

Fazit

Ein gutes Nummernsystem ist unspektakulär: Präfix, Bindestrich, Laufnummer mit fester Länge. Wichtiger als der genaue Aufbau ist, dass jeder Code eindeutig und stabil bleibt und dass Sie ihn vor dem ersten Import festlegen. So funktionieren Suche, Import und Preisupdates in bexio ohne Dubletten.