bexio kündigen: Daten sichern, Kündigung zurückziehen

Eine Kündigung wirkt in bexio auf das Ende der laufenden Rechnungsperiode, bei Monats- wie bei Jahresrechnung. Bis dahin arbeiten Sie normal weiter. Nutzen Sie die Zeit, um Ihre Daten zu exportieren, denn danach sollten Sie nicht mehr mit Zugriff rechnen. Haben Sie sich anders entschieden, ziehen Sie die Kündigung zurück, solange Sie noch Zugriff auf das Konto haben.

So wirkt die Kündigung

Laut bexio-Hilfe wird die Kündigung immer auf das Ende der aktuellen Rechnungsperiode ausgeführt. Das gilt für Monats- und Jahresrechnungen. Eine bereits gestellte Rechnung entfällt nicht: Sie bleibt bestehen und muss bezahlt werden. Die aktuelle Rechnungsperiode steht auf Ihrer Rechnung und im Reiter «Übersicht» unter «Einstellungen» → «Paket und Optionen». Wie Sie sie finden, zeigt der Beitrag bexio-Abo: Rechnung, Kundennummer, Kreditkarte.

Die Preisseite von bexio formuliert den Termin als «Ende der nächsten Rechnungsperiode». Verlassen Sie sich deshalb auf das Datum in Ihrer Bestätigung und rechnen Sie mit dem Ende der laufenden Periode als frühestem Termin.

Eine Testversion läuft nach 30 Tagen von selbst aus. Laut bexio wird das Testkonto dann automatisch deaktiviert, eine Kündigung ist nicht nötig.

Wer nur weniger Funktionen braucht, muss nicht kündigen. Ein Downgrade auf ein kleineres Paket greift am Ende der Rechnungsperiode, und Sie können es bis dahin rückgängig machen. Bei einem Downgrade fallen allerdings Funktionen weg und die Zahl der Benutzer sinkt.

Vor der Kündigung: Daten sichern

Rechnen Sie nach Ablauf der Periode nicht mehr mit Zugriff auf Ihre Daten. Planen Sie den Export deshalb vor dem letzten Tag ein. bexio selbst sagt, dass sich Ihre Daten einfach exportieren lassen. Eine Kopie der Datenbank («DB dump») gibt es aus Sicherheitsgründen jedoch nicht. Sie setzen die Sicherung aus den Exporten der einzelnen Module zusammen.

Die folgende Liste fasst zusammen, was Sie mindestens sichern sollten. Die genauen Schritte stehen im Beitrag Daten aus bexio sichern und exportieren.

1. Verkaufsdokumente: Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften als Sammel-PDF über die Aktion «Multi-PDF». Die Hilfe empfiehlt das PDF.
2. Kontakte: als Excel-Liste. Notizen und angehängte Dateien exportieren Sie getrennt.
3. Produkte, Projekte und Zeiten: als Excel-Liste.
4. Ausgaben: Bestellungen als PDF, Lieferantenrechnungen und Aufwendungen als Excel-Liste.
5. Buchhaltung: Journal (jedes Geschäftsjahr einzeln), Kontenblätter, Bilanz und Erfolgsrechnung, MWST-Formular und MWST-Journal, dazu den Kontenplan.
6. Belege im Posteingang: Die Dateien lassen sich nur einzeln herunterladen. Wollen Sie alle auf einmal, bietet der Support laut Hilfe einen Exportservice an.
7. Lohnbuchhaltung: Sichern Sie die Dokumente nach der separaten Anleitung der Hilfe.
8. Ihre bexio-Rechnungen: Sie liegen unter «Einstellungen» → «Paket und Optionen» im Reiter «Rechnung und Zahlungsart» im Rechnungsverlauf.

Bewahren Sie Ihre Unterlagen nicht nur auf dem Arbeitsgerät auf, sondern auch an einem zweiten Ort. Prüfen Sie nach dem Export einige Dateien stichprobenartig.

Dokumenten-Archiv und Aufbewahrungsfrist

Nutzen Sie das Dokumenten-Archiv von bexio, beachten Sie: Der Zugriff ist laut Hilfe an ein aktives bexio-Konto gebunden. Im Fall einer Kündigung sind Sie selbst dafür verantwortlich, die Daten rechtzeitig zu archivieren und zu sichern.

Buchungsbelege und Geschäftsbücher bewahren Sie in der Schweiz zehn Jahre auf. Das KMU-Portal des Bundes nennt diese Dauer, die bexio-Hilfe verweist auf Art. 958f OR. Diese Pflicht endet nicht mit der Kündigung. Wenn Ihre Unterlagen künftig in einem anderen Programm oder beim Treuhänder liegen, klären Sie vorab, wer sie in welcher Form aufbewahrt. Wie die Frist gerechnet wird, erklärt der Beitrag Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Was mit den Daten bei bexio geschieht

Wollen Sie, dass bexio Ihre Daten löscht, ist das laut Datenschutz-FAQ möglich. Einige Daten bewahrt bexio aber zur Dokumentation der Geschäftsbeziehung auf, etwa Rechnungen, um die gesetzliche Aufbewahrungsfrist zu erfüllen. Fragen dazu richten Sie an den Datenschutzbeauftragten von bexio unter datenschutz@bexio.com. Wie lange bexio Ihre Datenbank nach dem Ende des Abos vorhält, nennt die Hilfe nicht. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern sichern Sie vorher.

Kündigung rückgängig machen

Die bexio-Hilfe unterscheidet zwei Fälle.

Variante 1: Sie haben noch Zugriff auf das Konto. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Paket und Optionen» und wechseln Sie in den Reiter «Übersicht». Führen Sie den Kündigungsprozess erneut durch. Am Ende klicken Sie auf «Kündigung rückgängig machen». Damit hebt bexio Ihre ursprüngliche Kündigung auf, und Sie nutzen bexio nahtlos weiter.

Variante 2: Sie haben keinen Zugriff mehr. Wenden Sie sich über das Kontaktformular an den Support. bexio prüft dann, ob sich Ihre Datenbank wiederherstellen lässt. Die Hilfe spricht von einer Prüfung, nicht von einer Zusage. Halten Sie Ihre Kundennummer und die E-Mail-Adresse des Kontos bereit. Wie Sie den Support erreichen, zeigt der Beitrag bexio-Support erreichen.

Häufige Fragen

Arbeite ich bis zum Ende der Periode normal weiter?

Ja. Die Kündigung wirkt erst zum Ende der Rechnungsperiode. Bis dahin steht Ihnen das Konto zur Verfügung.

Bekomme ich Geld zurück, wenn ich früher kündige?

Die Hilfe nennt keine Rückerstattung. Sie schreibt nur, dass die bereits erhaltene Rechnung bestehen bleibt und bezahlt werden muss.

Reicht es, die PDF-Dokumente zu sichern?

Für Verkaufsdokumente ist das PDF der empfohlene Weg. Für die Buchhaltung brauchen Sie zusätzlich Journal, Kontenblätter und die Berichte, und für die Belege die Dateien aus dem Posteingang.

Fazit

Kündigen Sie in Ruhe: Die Kündigung greift erst zum Periodenende, und bis dahin haben Sie Zeit für Export und Stichprobe. Sichern Sie Verkauf, Buchhaltung, Kontakte und Belege und klären Sie die zehnjährige Aufbewahrung. Haben Sie es sich anders überlegt, genügt ein Klick auf «Kündigung rückgängig machen», solange der Zugriff besteht. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.