Daten in bexio löschen: was geht

In bexio löschen Sie vor allem Entwürfe. Sobald ein Dokument versendet, bezahlt oder gebucht ist, geht es nur noch über Umwege oder gar nicht mehr, und Kontakte lassen sich ausschliesslich archivieren. Das hat einen Grund: Geschäftsunterlagen müssen Sie in der Schweiz zehn Jahre aufbewahren. Dieser Beitrag zeigt, was wann löschbar ist, wie Sie Ihr Konto komplett zurücksetzen und was bei Personendaten gilt.

Warum bexio nicht alles löscht

Buchungsbelege und Geschäftsbücher müssen Sie in der Schweiz zehn Jahre aufbewahren. Das KMU-Portal des Bundes nennt diese Dauer ausdrücklich, und die bexio-Hilfe verweist auf Art. 958f OR. Eine Rechnung ist ein solcher Beleg. Laut bexio-Hilfe lässt sich eine Rechnung deshalb nur löschen, solange sie keine endgültige rechtliche oder buchhalterische Existenz hat.

Auch bexio selbst kann Daten auf Ihren Wunsch löschen, bewahrt aber laut Datenschutz-FAQ einige Daten zur Dokumentation der Geschäftsbeziehung auf, etwa Rechnungen, um die gesetzliche Aufbewahrungsfrist zu erfüllen. Wann die Frist beginnt und was darunter fällt, erklärt der Beitrag Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Zwei Regeln gelten für alle Dokumente. Gelöschte Dokumente lassen sich nicht wiederherstellen. Und die Nummer einer gelöschten Rechnung vergibt bexio nicht automatisch neu.

Dokumente nach Status

Je nach Dokumenttyp verlangt bexio einen anderen Status. Die folgende Übersicht fasst die Hilfe zusammen:

Bei Angeboten und Aufträgen empfiehlt die Hilfe, nicht zu löschen, sondern den Status «Abgelehnt» zu belassen oder zu stornieren. So bleibt die Historie nachvollziehbar.

Bezahlte oder versendete Rechnungen

Eine Rechnung im Status «Teilweise bezahlt» oder «Bezahlt» können Sie inhaltlich nicht mehr ändern. Korrigieren lässt sich nur die Kontierung über die Schaltfläche «Buchungskonten ändern», wenn Geschäftsjahr und MWST-Periode offen sind. Ist die Rechnung schon beim Kunden oder bezahlt, empfiehlt bexio zwei Wege: die Schaltfläche «Rechnung stornieren», sofern verfügbar, oder eine Gutschrift im Tab «Zahlungseingänge & Gutschriften». Ergeben sich dadurch manuelle Buchungen, sprechen Sie vorher mit Ihrem Treuhänder. Das gilt besonders, wenn die MWST-Periode bereits abgeschlossen ist.

Mahnungen

Mahnungen löschen Sie nicht aus einer zentralen Liste. Öffnen Sie die Rechnung, wechseln Sie in den Reiter «Mahnungen», klicken Sie neben der Mahnung auf «Aktionen» und wählen Sie «Löschen». Die Rechnung springt dann auf ihren vorherigen Status zurück, zum Beispiel von Mahnstufe 2 auf Mahnstufe 1.

Gelöschte Dokumentnummer neu vergeben

Haben Sie eine Rechnung gelöscht und möchten die Nummer wieder verwenden, gibt es einen Workaround. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Rechnungen», entfernen Sie das Häkchen beim Feld «Nummer automatisch vergeben» und speichern Sie. Erstellen Sie das neue Dokument mit der alten Nummer. Danach schalten Sie die automatische Nummerierung wieder ein. Diesen letzten Schritt dürfen Sie nicht vergessen, sonst nummeriert bexio neue Dokumente nicht mehr automatisch.

Kontakte, Bankkonten und Benutzer

Kontakte lassen sich in bexio nicht löschen, nur archivieren. Ein archivierter Kontakt ist in Dokumenten nicht mehr verwendbar und nicht mehr bearbeitbar. Er erscheint in einer separaten Liste und kann dort wiederhergestellt werden. Besteht eine Geschäftsbeziehung mit Dokumenten oder Buchungen, rät bexio vom Löschen grundsätzlich ab, weil Sie ein berechtigtes Interesse an den Daten haben. Mehr zu den Gründen steht im Beitrag Kontakt lässt sich nicht löschen.

Bankkonten löschen Sie im Bereich «Banking» über «Bankkonto bearbeiten» und das Papierkorb-Symbol. Das geht nur, solange keine Transaktionen importiert wurden und das Konto nirgends als Standardbankkonto hinterlegt ist. Im Kontenplan bleibt ein Konto mit Buchungen bestehen. Sie können es dann nur deaktivieren.

Benutzer löschen Sie unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten» mit dem Papierkorb-Symbol. Sein Name bleibt in der Historie bestehender Dokumente erhalten. Entwürfe weist bexio automatisch dem ersten aktiven Benutzer zu. Seine erfassten Zeiten im Projektmodul werden dagegen entfernt. Weisen Sie Dokumente und Projekte deshalb vorher neu zu.

Personendaten wirklich vernichten

Das Datenschutzgesetz verlangt, dass Personendaten vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr nötig sind (Art. 6 Abs. 4 DSG). Unterlagen, die Sie gesetzlich aufbewahren müssen, behalten Sie aber bis zum Ende der Frist. Möchten Sie Kontaktdaten dennoch dauerhaft vernichten, geht das laut bexio-Hilfe so:

1. Überschreiben oder löschen Sie die relevanten Felder wie Name, Adresse und E-Mail, zum Beispiel mit Musterdaten.
2. Archivieren Sie den Kontakt anschliessend.

bexio bezeichnet dieses Vorgehen als datenschutzkonform und weist darauf hin, dass sich die Daten nicht automatisch wiederherstellen lassen. Kontaktdaten auf bestehenden Buchungen wie Rechnungen können Sie nicht ändern. Wie Sie mit Löschwünschen von Kunden umgehen, zeigt der Beitrag Datenschutz im Kundenstamm: was das nDSG von KMU verlangt.

Alle Daten zurücksetzen

Nach einer Testphase wollen Sie vielleicht mit einem leeren Konto starten. Dafür gibt es den Datenreset. Nur Benutzer mit Superadministratorrechten dürfen ihn ausführen:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Benutzer» → «Daten löschen».
2. Lesen Sie die Liste der betroffenen Dokumente und bestätigen Sie, dass Sie diese nicht mehr benötigen.
3. Klicken Sie auf «Daten löschen».

Die Löschung ist endgültig. Erhalten bleiben Firmenprofil, Briefschaften und Dokumentvorlagen, Bankkonten samt bestehenden Transaktionen, Kontakte, MWST-Codes und der Kontenplan.

Fehlt die Schaltfläche trotz Superadminrechten, ist der Onboarding-Assistent geschlossen. Prüfen Sie das unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss»: Wird dort die Schaltfläche «Jahresbilanz und Gewinn- und Verlustrechnung importieren» nicht angezeigt, ist die Buchhaltung abgeschlossen. Dann muss der Support die Buchhaltungskonfiguration wieder öffnen.

Führen Sie diesen Reset niemals in einem produktiven Konto aus, ohne vorher zu exportieren. Wie Sie das sauber tun, zeigt der Beitrag Daten aus bexio sichern und exportieren.

Häufige Fragen

Kann ich eine bezahlte Rechnung löschen?

Nein. Bezahlte und abgeschlossene Rechnungen löschen Sie nicht. Stornieren Sie die Rechnung oder gleichen Sie sie mit einer Gutschrift aus. Bei manuellen Buchungen fragen Sie Ihren Treuhänder.

Warum sehe ich kein Papierkorb-Symbol?

Meist steht das Dokument nicht im Status «Entwurf». Zweite Ursache sind fehlende Benutzerrechte. Die bexio-Hilfe nennt das ausdrücklich beim Löschen von Bankkonten.

Kann bexio mein Konto samt Daten löschen?

Auf Anfrage ja, mit Ausnahme der Daten, die bexio zur Dokumentation der Geschäftsbeziehung aufbewahren muss. Fragen zum Datenschutz richten Sie laut Hilfe an den Datenschutzbeauftragten von bexio.

Fazit

Löschen Sie in bexio nur, was noch keine buchhalterische Wirkung hat: Entwürfe, Testdaten, Mahnungen. Alles andere korrigieren Sie über Stornierung, Gutschrift oder Archivierung. So bleibt die zehnjährige Aufbewahrung gewahrt, und Sie vernichten Personendaten trotzdem dort, wo es erlaubt ist. Exportieren Sie vor jedem grösseren Löschvorgang. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.