Von Excel zu bexio wechseln: so gelingt der Umstieg

Der Wechsel von Excel zu bexio gelingt am besten mit einem festen Stichtag: Bis dahin bereinigen Sie Ihre Listen und testen den Import, ab dann entstehen Offerten, Rechnungen und Buchungen nur noch in bexio. Excel verschwindet nicht ganz, sondern dient als Archiv und für Auswertungen. Planen Sie für die Vorbereitung die 30 Tage Testphase von bexio ein.

Was sich gegenüber Excel ändert

In Excel führen viele Betriebe getrennte Dateien: eine Kundenliste, eine Preisliste, eine Offertvorlage, eine Liste der offenen Rechnungen. Jede Datei muss von Hand nachgeführt werden. In bexio greifen die Teile ineinander:

• Ein Kontaktstamm: Offerten, Aufträge und Rechnungen holen Adresse und Ansprechperson aus dem Kontakt.
• Ein Produktstamm: Material und Leistungen fügen Sie als Produktposition ein, statt Preise abzutippen. Die Produktverwaltung gibt es laut Paketvergleich ab Advanced.
• Nummern aus Nummernkreisen: bexio vergibt Dokumentnummern nach dem Muster, das Sie festlegen, zum Beispiel mit Jahr und laufender Nummer.
• Verbuchung im Hintergrund: Debitoren verbucht bexio laut Paketvergleich in allen Paketen automatisch.
• Zahlungsabgleich: Ab Advanced gleicht bexio Bankkonten über Nacht automatisch mit offenen Rechnungen ab.
• Mehrere Benutzer: Statt einer gemeinsamen Datei arbeitet jede Person mit eigenem Login und eigenen Rechten.

Welches Paket zu Ihren Abläufen passt, zeigt bexio-Pakete im Überblick.

Wer im Betrieb was vorbereitet

Ein Wechsel scheitert selten an der Software, sondern an unklaren Zuständigkeiten. Verteilen Sie die Aufgaben deshalb vor dem Start:

• Inhaberin oder Inhaber: entscheidet über Paket, Stichtag und Benutzer und gibt die bereinigten Listen frei.
• Innendienst: bereinigt Kunden-, Lieferanten- und Artikellisten, testet den Import und richtet Vorlagen und Textbausteine ein.
• Treuhänderin oder Treuhänder: liefert Bilanz, Erfolgsrechnung und offene Posten des Vorjahres und klärt die MWST-Einstellungen. Ein Online-Zugang für die Treuhand ist laut Paketvergleich in allen Paketen kostenlos.
• Mitarbeitende im Aussendienst: testen, ob die Erfassung unterwegs zu ihren Abläufen passt, zum Beispiel mit der App bexio Go.

Halten Sie die Entscheide in einer kurzen Checkliste fest. So weiss jede Person, was bis zum Stichtag erledigt sein muss.

Der Wechsel in sieben Schritten

1. Bestand aufnehmen: Listen Sie alle Excel-Dateien auf, die Sie heute nutzen: Kunden, Lieferanten, Artikel und Preise, offene Rechnungen, Offertliste, Stundenlisten.
2. Stichtag wählen: Ab diesem Tag entstehen neue Dokumente nur noch in bexio. Für die Buchhaltung übernimmt der Buchhaltungsassistent Bilanz und Erfolgsrechnung des Vorjahres. Ein Start zu Beginn eines Geschäftsjahres hält die Eröffnung deshalb übersichtlich.
3. Listen bereinigen: Entfernen Sie doppelte Einträge und trennen Sie Strasse und Hausnummer in eigene Spalten. Ergänzen Sie fehlende Pflichtangaben: Beim Kontaktimport braucht jeder Eintrag eine Kontaktart, also Firma oder Privat. Firmen brauchen einen Firmennamen, Privatpersonen einen Nachnamen. Kontaktnummern dürfen nur Ziffern enthalten.
4. Grundlagen anlegen: Kategorien, Branchen, Produkteinheiten und Produktgruppen müssen in bexio bestehen, bevor Sie importieren.
5. Testimport in der Testphase: Importieren Sie die Daten, erstellen Sie eine Offerte und eine Rechnung und prüfen Sie das Ergebnis. Bestellen Sie bexio danach, bleiben die Testdaten erhalten. Test-Dokumente entfernen Sie bei Bedarf mit der Funktion «Daten löschen». Diese Löschung ist endgültig.
6. Offene Posten übernehmen: Offene Rechnungen erfassen Sie im Buchhaltungsassistenten, damit Zahlungseingänge darauf verbucht werden können.
7. Excel einfrieren: Ab dem Stichtag ändern Sie die alten Dateien nicht mehr. Sie bleiben als Nachweis erhalten.

Die technischen Regeln für jeden Import beschreibt der Beitrag Daten nach bexio übernehmen.

Was Sie aus Excel übernehmen und was nicht

Für den Kontaktimport empfiehlt bexio die eigene Excel-Vorlage. Erlaubt sind CSV, XLS und XLSX bis 10 MB, pro Import empfiehlt bexio höchstens 5'000 Kontakte. Wie Sie Kontakte sauber vorbereiten, lesen Sie unter Kontakte nach bexio importieren. Für den Produktimport genügt eine Tabelle mit Spaltentiteln in der ersten Zeile. Pflichtfeld ist nur der Produktname. Ein Produktcode erleichtert spätere Aktualisierungen.

Für bestehende Offerten und Rechnungen beschreibt die bexio-Hilfe keinen Import. Lassen Sie abgeschlossene Dokumente deshalb in Ihrem bisherigen Archiv.

Excel bleibt für Auswertungen nützlich

Der Wechsel bedeutet nicht, dass Sie auf Excel verzichten. bexio exportiert viele Listen als Excel-Datei:

• Kontakte, einzeln ausgewählt oder gefiltert.
• Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften als Excel-Liste oder als PDF.
• Produkte, Lagerbestände sowie Ein- und Ausgänge.
• Projekte und Zeiten.
• Journal, Kontenblätter, Bilanz und Erfolgsrechnung aus der Buchhaltung.

So bauen Sie eigene Auswertungen weiterhin in Excel, arbeiten aber mit einer einzigen Datenquelle.

Wer Offerten bisher aus Excel-Vorlagen kopiert hat, kann den Schritt auch anders angehen: efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Häufige Fragen

Kann ich Excel und bexio eine Zeit lang parallel nutzen?

Für die Vorbereitung ja. Nach dem Stichtag sollte jedes neue Dokument nur noch in bexio entstehen. Sonst führen Sie zwei Stände und müssen Nummern, Zahlungen und offene Posten doppelt abgleichen.

Muss ich meine alten Excel-Dateien aufbewahren?

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind nach Art. 958f OR während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Welche Unterlagen darunter fallen, erklärt der Beitrag Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Hilft bexio bei der Datenübernahme?

Ja. bexio bietet kostenpflichtige Coachings für die Migration von Kontakten und von Produkten an, je zum Pauschalpreis von CHF 320.00.

Fazit

Ein erfolgreicher Umstieg von Excel zu bexio braucht vor allem Vorbereitung: einen Stichtag, bereinigte Listen und einen Testimport. Danach arbeiten Sie mit einem Kontakt- und Produktstamm, aus dem Offerten, Rechnungen und Buchungen entstehen. Excel bleibt als Archiv und für Auswertungen erhalten.