Neues Geschäftsjahr in bexio eröffnen

bexio legt ein neues Geschäftsjahr an, sobald eine Buchung in einer noch nicht vorhandenen Rechnungsperiode entsteht. Für Lieferantenrechnungen verlangt die Hilfe, das neue Jahr vorher unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Geschäftsjahr ändern» anzulegen. Danach tragen Sie die Saldi der Bilanzkonten provisorisch vor und schliessen das alte Jahr später ab.

Schritt 1: Das neue Geschäftsjahr anlegen

Ein Geschäftsjahr dauert in der Regel zwölf Monate und läuft vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Die Übersicht über alle Jahre finden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Geschäftsjahr ändern». Dort sehen Sie den Status jedes Jahres und eine Historie, die zeigt, wer welche Statusänderung vorgenommen hat.

Beachten Sie diese Regeln aus der bexio-Hilfe:

1. Ein neues Jahr schliesst lückenlos an das vorherige an. Ein Unterbruch zwischen den Abrechnungsperioden ist nicht zulässig.
2. Ein Geschäftsjahr beginnt am ersten Tag des Startmonats und endet am letzten Tag des Endmonats.
3. Bucht jemand in eine Periode, die es noch nicht gibt, erstellt bexio das Jahr automatisch.
4. Lieferantenrechnungen können Sie erst erfassen, wenn das neue Jahr unter «Geschäftsjahr ändern» angelegt ist.

Weicht Ihr Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, gelten dieselben Regeln mit anderen Start- und Endmonaten. Mehr dazu finden Sie in Abweichendes Geschäftsjahr in bexio einrichten.

Schritt 2: Mehrwertsteuer für das neue Jahr prüfen

Die Mehrwertsteuer läuft unabhängig von Ihrem Geschäftsjahr. Das Gesetz kennt als Steuerperiode das Kalenderjahr (Art. 34 Abs. 2 MWSTG). Innerhalb davon rechnen Sie vierteljährlich ab, bei der Abrechnung nach Saldosteuersätzen halbjährlich (Art. 35 Abs. 1 MWSTG).

In bexio öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Grundeinstellungen Mehrwertsteuer», klicken auf die Steuerperiode und wählen das nächste Jahr. Gibt es dieses noch nicht, erstellen Sie es über «Nächste Periode hinzufügen». Ändern Sie die Abrechnungsmethode für das nächste Jahr bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung, müssen Sie diese Einstellung auch in bexio anpassen.

Schritt 3: Saldi provisorisch ins neue Jahr vortragen

Solange das alte Jahr nicht definitiv abgeschlossen ist, können Sie dort weiter buchen. Damit Sie in dieser Übergangsphase wichtige Bilanzkonten wie die flüssigen Mittel abstimmen können, bietet bexio einen provisorischen Saldovortrag an.

1. Verbuchen Sie nach Möglichkeit zuerst den Gewinn oder Verlust provisorisch. Sonst wird der Gewinn vorgetragen und zum Gewinn des Folgejahres addiert. Die Erfolgsbuchung nehmen Sie am besten gemeinsam mit Ihrem Treuhänder vor.
2. Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» und wählen Sie «Alle Konten auf dd.mm.yyyy vortragen». bexio setzt das Datum des Stichtags ein.
3. Prüfen Sie im Journal und im Kontenblatt die Buchungen mit dem Vermerk «provisorischer Saldovortrag».

bexio bucht bei Aktivkonten «Aktivkonto an Eröffnungsbilanz» und bei Passivkonten «Eröffnungsbilanz an Passivkonto». Wird im alten Jahr nachgebucht, tragen Sie die Saldi erneut vor. Beim definitiven Jahresabschluss trägt bexio alle Bilanzkonten nochmals vor und kennzeichnet die Buchungen als «Saldovortrag per dd.mm.yyyy».

Einzelne Konten lassen sich nicht separat vortragen. Die Hilfe empfiehlt dafür manuelle Buchungen im neuen Jahr auf demselben Konto, das bexio für die automatischen Saldovorträge nutzt. Konten in Fremdwährung brauchen eine Sonderbehandlung, weil der Saldovortrag nur in der Standardwährung erfolgt. Die Hilfe beschreibt dafür zwei manuelle Buchungen über ein Transferkonto.

Zwischen Jahren und Firmen wechseln

• Firma wechseln: Klicken Sie auf den aktuellen Firmennamen und wählen Sie die andere Firma, ohne sich ab- und wieder anzumelden. Das setzt voraus, dass beide Firmen über dieselbe Login-E-Mail-Adresse verwaltet werden.
• Jahr in der Buchhaltung wechseln: Unter «Buchhaltung» → «Weitere» → «Vergangene Jahresabschlüsse herunterladen» wechseln Sie oben rechts mit «Geschäftsjahr ändern» in ein anderes Jahr. Im MWST-Formular gibt es oben rechts «Quartal/Geschäftsjahr ändern».
• Lohnbuchhaltung: Das neue Kalenderjahr wird beim Jahreswechsel automatisch eröffnet. Die bisherigen Angaben zu Firma und Mitarbeitenden werden ins neue Jahr kopiert. Anpassungen, etwa bei den Versicherungsprämien, gelten nur für das gewählte Jahr.

Die Bedienung beim Wechseln von Firma und Jahr behandelt zusätzlich Firma oder Geschäftsjahr in bexio wechseln.

Geschäftsjahre bearbeiten: sperren, entsperren, öffnen

Dafür brauchen Sie das Benutzerrecht «Buchhaltung - Geschäftsjahre». Aktivieren können es Berechtigte unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten». Die Statusaktionen erreichen Sie in «Geschäftsjahr ändern» über das Drei-Punkte-Menü rechts.

Ein gesperrtes Jahr nimmt keine Buchungen mehr an, bestehende Buchungen bleiben unverändert und es entstehen keine automatischen Saldovorträge. Der definitive Abschluss mit Checkliste ist ein eigener Schritt, den Jahresabschluss in bexio durchführen beschreibt. Merken Sie sich die Faustregel: Beim Sperren und Schliessen beginnen Sie mit dem ältesten offenen Jahr, beim Entsperren und Öffnen mit dem neuesten.

Warum die Reihenfolge zählt: Der Geschäftsbericht muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und zur Genehmigung vorgelegt werden (Art. 958 Abs. 3 OR). Die Jahresrechnung zeigt neben den Zahlen des Berichtsjahres die Vorjahreswerte (Art. 958d Abs. 2 OR). Das neue Jahr sollte deshalb von Anfang an auf den Zahlen des alten Jahres aufbauen.

Häufige Fragen

Muss ich das neue Jahr von Hand anlegen?

Nicht zwingend. bexio erstellt es automatisch, wenn eine Buchung in einer fehlenden Periode entsteht. Für Lieferantenrechnungen verlangt die Hilfe dagegen, dass das Jahr vorher angelegt ist. Legen Sie es deshalb vor dem Jahreswechsel an.

Kann ich buchen, bevor das alte Jahr abgeschlossen ist?

Ja. Das alte Jahr bleibt bis zum Abschluss buchbar. Der provisorische Saldovortrag sorgt dafür, dass Sie im neuen Jahr mit vorläufigen Anfangssalden arbeiten, und lässt sich nach Nachbuchungen aktualisieren.

Was bedeutet die Meldung zu älteren Geschäftsjahren?

Sie erscheint, wenn Sie ein Jahr abschliessen wollen, obwohl frühere Jahre noch offen oder gesperrt sind. Schliessen Sie die Jahre in aufsteigender Reihenfolge ab. Mehr dazu in Meldung zu älteren Geschäftsjahren mit Buchungen.

Fazit

Das neue Geschäftsjahr eröffnen Sie in drei Schritten: Jahr anlegen, Mehrwertsteuerperiode prüfen und Saldi provisorisch vortragen. Das alte Jahr bleibt dabei bearbeitbar, bis Sie es sperren oder abschliessen. Halten Sie die Reihenfolge ein und legen Sie das Recht «Buchhaltung - Geschäftsjahre» nur den Personen zu, die damit umgehen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.