Von Banana, Topal oder Abacus zu bexio

Beim Wechsel von Banana, Topal oder Abacus zu bexio übernehmen Sie Stammdaten und Eröffnungssalden, aber nicht die bisherigen Buchungen. Laut bexio lassen sich Buchungen sowie Debitoren und Kreditoren nicht direkt übertragen. Der übliche Weg: Kontenplan und Stammdaten über Dateien einspielen, die Vorjahreszahlen im Buchhaltungsassistenten erfassen und das alte Programm als Archiv behalten. Dieser Beitrag zeigt die Schritte und wo Sie die Daten im bisherigen Programm finden.

Was sich übertragen lässt und was nicht

Die Umzugsreihenfolge für Kontakte, Produkte und Buchhaltung beschreibt Daten nach bexio übernehmen: so gelingt der Umzug. Hier geht es um das, was bei diesen drei Programmen anders ist.

Daten im bisherigen Programm finden

Die folgenden Wege nennt die bexio-Hilfe in der Beschreibung für Kontera, ein anderes bexio-Produkt, das Stammdaten aus diesen Programmen einliest. Sie zeigen, wo Kontenplan und MWST-Sätze liegen. Für bexio selbst übertragen Sie die Daten anschliessend in die Excel-Vorlagen. Ihr Treuhänder kennt die Exporte in der Regel und liefert sie auf Wunsch.

• Banana Buchhaltung: Im Menü Datei wählen Sie Datei exportieren. Banana nennt dafür Formate wie Excel, HTML, XML und PDF, die bexio-Hilfe beschreibt zusätzlich JsonCSV. Mit Konten, MwSt/Ust-Codes, Wechselkursen und Datei-Infos erhalten Sie die Stammdaten. Einzelne Tabellen exportieren Sie in Banana Plus über den Befehl zum Exportieren von Zeilen.
• Topal: Im Menü Datei wählen Sie Export, als Format XML und bei der Art des Exports die Option Benutzerdefiniert. Für die Stammdaten genügen Mandant, Geschäftsjahr, Währung, Bank, MWST und Kontenplan, bei Bedarf Kostenstelle.
• Abacus: Den Kontenplan exportieren Sie als XML mit der Funktion F554, ersatzweise über F625 AbaConnect. Die MWST-Codes exportieren Sie mit F535. Kostenstellen und Projekte lassen sich laut Hilfe in Abacus nicht automatisch exportieren.

Der Ablauf in sieben Schritten

1. Stichtag wählen: Am einfachsten ist der Jahreswechsel. Wechseln Sie unterjährig, tragen Sie die Buchungen vom Jahresbeginn bis zum Wechsel in bexio nach oder nutzen Sie eine Partner-App für den Buchungsimport.
2. Altes Programm abschliessen: Schliessen Sie das Vorjahr dort ab und exportieren Sie Kontenplan, Saldenliste, Bilanz, Erfolgsrechnung sowie die Listen der offenen Debitoren und Kreditoren.
3. Kontenplan abgleichen: Die Vorlagen von bexio basieren auf dem Kontenrahmen KMU. Die Kontenpläne müssen übereinstimmen, wenn Sie Zahlen aus einem anderen Programm übernehmen. Übertragen Sie Nummer, Name, Gruppe, Kontoart, Systemkonto und Steuertyp in die Excel-Vorlage. Die Spalten dürfen weder umgestellt noch umbenannt werden.
4. Buchhaltung einrichten: Starten Sie im Menü «Buchhaltung» mit «Buchhaltung einrichten». Den Kontenplan importieren Sie im dritten von acht Schritten oder später in den Einstellungen unter «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung». Laden Sie den bestehenden Kontenplan vorher herunter, das ist die sichere Variante.
5. Zahlen übernehmen: Erfassen Sie offene Posten und tragen Sie Bilanz und Erfolgsrechnung des Vorjahres ein. Aktiven und Passiven müssen ausgeglichen sein.
6. Stammdaten importieren: Spielen Sie Kontakte und Produkte ein. Kontaktnummern bestehen nur aus Zahlen. Besteht Ihre bisherige Kundennummer aus Buchstaben, lassen Sie das Feld leer, damit bexio nummeriert. Siehe Kontakte nach bexio importieren: Excel-Import ohne Ärger.
7. Kontrollieren: Vergleichen Sie die Saldenliste von bexio mit der des alten Programms. Bei Abweichungen hilft Eröffnungsbilanz in bexio anpassen.

Wo Hilfe zu holen ist

Für Treuhänder mit mehreren Mandanten bietet bexio den Service «Migration Advanced» an. Er umfasst Firmenangaben, MWST-Einstellungen, Bankkonten, den Import des Kontenplans samt Prüfung gegen den bexio-Standard und die Eröffnung des Geschäftsjahres. Buchungen sowie Debitoren und Kreditoren gehören nicht dazu. Kontakte und Produkte sind ebenfalls nicht enthalten, Sie importieren sie anhand der Hilfeartikel selbst. Zusätzlich bietet bexio auf seiner Seite zu den Einrichtungsservices Coaching für die Migration von Kontakten und Produkten an. Die aktuellen Preise stehen dort.

Alte Daten aufbewahren

Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen Sie nach Art. 958f OR zehn Jahre aufbewahren, und sie müssen lesbar bleiben. Wer elektronisch aufbewahrt, muss die Daten laut ESTV jederzeit lesbar machen und der ESTV auf Verlangen zur Verfügung stellen können (Art. 6 GeBüV). Kündigen Sie die Lizenz des alten Programms deshalb erst, wenn Sie wissen, wie die Daten zugänglich bleiben, etwa als Archivlösung, als exportierte Auswertung oder mit Hilfe Ihres Treuhänders.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Häufige Fragen

Kann ich die Buchungen des laufenden Jahres übernehmen?

Direkt nicht. bexio verweist für den Buchungsimport auf eine Partner-App im Marketplace. Die Alternative ist, die Buchungen nachzutragen oder den Wechsel auf den Jahresbeginn zu legen.

Muss mein Kontenplan genau gleich bleiben?

Er muss zu den übernommenen Zahlen passen. Sie können Konten in bexio danach bearbeiten oder ergänzen.

Wie bekomme ich die Daten, wenn ich die Exporte nicht finde?

Fragen Sie Ihren Treuhänder oder den Softwareanbieter. In der bexio-Hilfe sind die Exportwege nur für Kontenplan und Stammdaten beschrieben.

Fazit

Der Wechsel von Banana, Topal oder Abacus zu bexio gelingt mit einem sauberen Stichtag: Kontenplan und Stammdaten per Datei, Vorjahreszahlen im Assistenten, Buchungen im alten Programm als Archiv. Planen Sie den Abgleich der Kontenpläne und die Aufbewahrung der alten Daten von Anfang an ein. Wer von Excel statt von einem Buchhaltungsprogramm kommt, findet den Weg unter Von Excel zu bexio wechseln.