Kontakte mit Google oder Outlook abgleichen

Eine eingebaute, laufende Synchronisation zwischen bexio und Google Kontakte oder Outlook beschreibt die bexio-Hilfe nicht. Sie haben zwei Wege: Für einen einmaligen oder seltenen Abgleich exportieren und importieren Sie die Kontakte als Datei. Für einen laufenden Abgleich nutzen Sie eine Automatisierungsplattform wie Zapier, die Kontakte auf beiden Seiten lesen und schreiben kann. Dieser Beitrag zeigt beide Wege und worauf Sie dabei achten.

Zuerst klären: Welche Quelle führt?

Zwei Adressbestände, die beide bearbeitet werden, laufen auseinander. Legen Sie deshalb fest, wo Änderungen entstehen. Für Firmen mit bexio bietet sich bexio an: Dort hängen Kontaktnummer, Rechnungsadresse und Kategorien an den Daten, und die Dokumente beziehen die Adresse von dort. Google Kontakte oder Outlook dienen dann als Kopie für Smartphone und E-Mail-Programm.

Brauchen Sie die Kontakte nur unterwegs, genügt womöglich die mobile App bexio Go. Sie zeigt Ihre bexio-Kontakte, durchsucht sie nach Name, Firma, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, synchronisiert beim Öffnen automatisch und zeigt sie auch ohne Internet an.

Weg 1: Export aus bexio, Import in Google oder Outlook

1. Öffnen Sie in bexio das Menü «Kontakte». Die Checkbox oben in der Liste markiert alle Kontakte. Exportieren Sie sie als Excel-Datei. Wählen Sie den Export, der auch die zusätzlichen Adressen enthält, wenn Sie diese brauchen.
2. Kürzen Sie die Datei. Jede Zeile ist ein Kontakt. Die Spalten für Hauptadresse und Rechnungsadresse zeigen mit 1 oder 0, welche Adresse welche Rolle hat. Behalten Sie, was ins Adressbuch gehört: Name, Firma, E-Mail, Telefon, Mobile, Adresse. Entfernen Sie interne Bemerkungen, die nicht aufs Smartphone gehören.
3. Passen Sie die Spalten an das Ziel an. Beide Dienste erwarten ihre eigenen Überschriften, deshalb ordnen Sie die Spalten selbst zu.
4. Importieren Sie die Datei und prüfen Sie Stichproben.

Google Kontakte: Importieren Sie über «Importieren» und «Datei auswählen». Google nimmt CSV- und vCard-Dateien an. Nutzen Sie die Tabellenvorlage von Google und löschen Sie deren Kopfzeile nicht. Mehrere Labels trennen Sie mit drei Doppelpunkten. Bei mehr als 3'000 Kontakten teilen Sie die Datei auf mehrere CSV-Dateien auf. Das Konto fasst höchstens 25'000 Kontakte.

Outlook: Importieren Sie die Datei im Bereich Personen. Microsoft empfiehlt die Kodierung UTF-8, damit Umlaute korrekt ankommen. Bearbeiten Sie die Datei in Excel, speichern Sie sie als CSV UTF-8. Das klassische Outlook bietet beim Import drei Optionen für Duplikate: ersetzen, Duplikate zulassen (Standard) oder keine Duplikate importieren. Wählen Sie bewusst.

Weitere Hinweise zu Export und Auswertung finden Sie in Kontaktlisten exportieren und auswerten.

Weg 2: Von Google oder Outlook nach bexio

Neue Kontakte aus dem Adressbuch in bexio zu übernehmen, ist heikler. So gehen Sie vor:

1. Exportieren Sie die Kontakte aus Google Kontakte über das Menü mit den drei Punkten und «Exportieren» im Format Google CSV. In Outlook nutzen Sie «Exportieren» im Bereich Personen.
2. Laden Sie im ersten Schritt des Kontaktimports in bexio die Excel-Vorlage herunter. bexio empfiehlt sie dringend. Zusätzliche Spalten ignoriert der Import.
3. Übertragen Sie die Daten in die Vorlage. Jeder Kontakt braucht eine Kontaktart: 1 für Firma, 2 für Privat. Firmen brauchen einen Firmennamen, Privatkontakte einen Nachnamen. Strasse und Hausnummer stehen in getrennten Spalten, die Hausnummer nur mit Strasse. Kategorien und Branchen müssen in bexio hinterlegt sein.
4. Lassen Sie die Kontakt Nr. leer, wenn bexio neue Nummern vergeben soll.
5. Die Importfunktion finden Sie in der Kontaktliste neben der Schaltfläche für neue Kontakte. Dafür brauchen Sie das Benutzerrecht «Editieren = alle» im Modul Kontakte. Pro Import empfiehlt bexio höchstens 5'000 Kontakte, die Datei darf bis zu 10 MB gross sein.

Der entscheidende Punkt: bexio gleicht die Importdatei mit den vorhandenen Kontakten über die Kontaktnummer ab. Tragen Kontakte in der Datei eine Nummer und ist im zweiten Importschritt die Option «Kontakte in bexio mit den Informationen aus der Importdatei aktualisieren» gewählt, überschreibt der Import den bestehenden Kontakt mit dieser Nummer. Fehlt die Nummer, entsteht ein neuer Kontakt, auch wenn es die Firma bereits gibt. Prüfen Sie die Datei daher vorher gegen Ihre bexio-Liste. Wie das geht, zeigen Kontakte nach bexio importieren: Excel-Import ohne Ärger und Dubletten im Kontaktstamm finden und bereinigen.

Weg 3: Laufender Abgleich mit Zapier

Auf Zapier lassen sich beide Seiten verbinden. Laut den Seiten von Zapier bietet bexio Auslöser für neue oder geänderte Personen und Firmen sowie Aktionen zum Erstellen, Aktualisieren, Suchen und Suchen-oder-Erstellen. Google Kontakte und Outlook bieten Auslöser für neue oder geänderte Kontakte und Aktionen zum Erstellen und Aktualisieren. Zapier fragt neue Daten bei bexio im Takt ab. Auf dem kostenlosen Plan geschieht das alle 15 Minuten.

Ein sinnvoller Ablauf geht in eine Richtung: Wird in bexio ein Kontakt angelegt oder geändert, aktualisiert Zapier den passenden Eintrag im Adressbuch. Nutzen Sie die Zapier-Aktion zum Suchen oder Erstellen (Find or Create), damit kein Doppeleintrag entsteht. Von der Gegenrichtung ist abzuraten, denn zwei Abläufe, die sich gegenseitig auslösen, erzeugen leicht Schleifen und Duplikate.

Beachten Sie bei bexio die getrennten Adressfelder. Zapier teilt die Adresse seit Version 4.0.8 in Strasse, Hausnummer und Adresszusatz. Auch Make bietet bexio-Module für Kontakte, etwa zum Beobachten, Suchen, Anlegen und Aktualisieren. Wie Sie beide Plattformen verbinden, beschreibt Zapier und Make mit bexio verbinden. Kundendaten laufen dabei über den Anbieter der Plattform, klären Sie deshalb den Datenstandort.

Typische Fallstricke

• Kombinierte Adresse: Eine Datei mit der Spalte «Adresse» importiert bexio nicht automatisch. Teilen Sie vorher Strasse und Hausnummer auf oder benennen Sie die Spalte in «Strasse» um.
• Falscher Export: Der Export «Alle Adressen» eignet sich laut bexio nicht für den Kontaktimport.
• Überschreiben beim Aktualisieren: Die Daten in bexio werden durch die Datei ersetzt. Kategorien und Branchen werden ersetzt, nicht ergänzt. Verknüpfungen zu Firmen lassen sich über den Import nicht aktualisieren. Besitzer und Anredeform (Du oder Sie) fehlen laut Hilfe im Export.
• Zeilenumbrüche: In Adress- und Bemerkungsfeldern erkennt bexio Zeilenumbrüche. Prüfen Sie, wie sie im Adressbuch erscheinen.
• Kodierung: Bei anderen Kodierungen als UTF-8 zeigt Outlook Umlaute unter Umständen falsch an.

Häufige Fragen

Gibt es eine fertige bexio-App für den Abgleich?

In der bexio-Hilfe ist keine beschrieben. Suchen Sie im Marketplace nach «Outlook» und «Google» und fragen Sie bei Bedarf den Support. Für Partner-Apps ist der jeweilige Anbieter zuständig.

Lassen sich Zusatzadressen mitnehmen?

Ja, der Export mit allen Adressen enthält sie und kennzeichnet in der Spalte Hauptadresse, welche Adresse die primäre ist. Für den Import in bexio taugt dieser Export aber nicht.

Wie viele Kontakte kann ich auf einmal importieren?

In bexio empfiehlt die Hilfe höchstens 5'000 pro Import. Google rät ab 3'000 Kontakten zu mehreren Dateien.

Fazit

Für einen einmaligen Abgleich genügt der Export aus bexio und der Dateiimport bei Google oder Outlook. Wollen Sie laufend abgleichen, nutzen Sie Zapier in einer Richtung von bexio ins Adressbuch. Legen Sie vorher fest, welche Quelle führt, und prüfen Sie Kontaktnummern und Adressen, damit keine Dubletten entstehen.