Ein anderes ERP oder System an bexio anbinden

Ein anderes ERP, einen Shop oder ein CRM verbinden Sie mit bexio auf vier Wegen: mit einer fertigen App aus dem Marketplace, mit einer No-Code-Plattform, mit einer eigenen Lösung über die offene Schnittstelle oder mit Dateien für seltene Abgleiche. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie oft Daten fliessen und wie viel Logik dazwischen nötig ist. Dieser Beitrag hilft bei der Wahl und zeigt, was Sie vor dem Start klären.

Die vier Wege im Überblick

Fertige App: In der Hilfe verweist bexio zuerst auf den Marketplace mit Partnern, die die Schnittstelle nutzen. Der Marketplace führt eine Kategorie für Connector-Apps. Fragen Sie ausserdem den Hersteller Ihres ERP, ob er eine bexio-Anbindung anbietet. Für einen offiziellen Eintrag im Marketplace nennt bexio Bedingungen, etwa eine Anbindung über die API und den OpenID-Connect-Login.

No-Code-Plattform: Die Grundlagen zu Zapier und Make beschreibt Zapier und Make mit bexio verbinden. Die Plattformen eignen sich, wenn ein Ereignis in einem System genau eine Aktion im anderen auslöst.

Eigene Lösung: Hier arbeiten Sie direkt gegen die API. bexio nennt in der Hilfe ein Unternehmen, das Angebote für die Einrichtung erstellen kann, übernimmt aber keine Gewähr für dessen Umsetzung.

Was die API übertragen kann

Die Dokumentation gliedert die Schnittstelle in diese Bereiche: Kontakte mit Beziehungen und Zusatzadressen, Verkaufsdokumente wie Angebote, Aufträge und Rechnungen samt Positionen, Einkauf mit Lieferantenrechnungen und Spesen, Buchhaltung mit Konten, Steuern und manuellen Buchungen, Banking, Artikel, Projekte und Zeiten, Dateien sowie Lohn. Die Dokumentation weist selbst darauf hin, dass sich noch nicht jeder Anwendungsfall über die API abbilden lässt. Prüfen Sie jeden Vorgang in der Dokumentation, bevor Sie eine Lösung zusagen.

Der Zugang läuft über OAuth oder über ein persönliches Zugriffstoken. Die Rechte der Verbindung ergeben sich aus den freigegebenen Berechtigungen und den Benutzerrechten der einrichtenden Person. Das erklärt bexio-API: Zugang und Token einrichten.

Den Datenfluss planen

Die meisten Probleme entstehen nicht bei der Technik, sondern bei der Frage, welches System recht hat.

1. Führendes System festlegen: Entscheiden Sie je Datenart, wo sie entsteht, etwa Kunden, Artikel, Aufträge, Rechnungen oder Zahlungen. Geändert wird nur dort. Das andere System erhält eine Kopie.
2. Nummern abstimmen: Beim Anlegen eines Kontakts können Sie die Kontaktnummer mitgeben, andernfalls vergibt bexio sie automatisch. Sie muss eine Zahl sein. Verwenden Sie die Kundennummer des Fremdsystems, finden Sie Kunden in beiden Systemen unter derselben Nummer wieder.
3. Fremd-ID speichern: Bei Angeboten und Rechnungen gibt es das Feld api_reference. Laut Dokumentation lässt es sich nur über die API lesen und ändern und ist für Verweise auf andere Systeme gedacht.
4. Vor dem Anlegen suchen: Die Schnittstelle bietet Suchabfragen, zum Beispiel nach E-Mail-Adresse bei Kontakten. So entstehen keine Dubletten.
5. Stammdaten abgleichen: Konten, Steuersätze, Einheiten und Zahlungsbedingungen müssen in beiden Systemen zusammenpassen. Kontonummern bestehen in bexio nur aus Ziffern.
6. Adressen strukturieren: Strasse, Hausnummer und Adresszusatz sind getrennte Felder. Das Feld address ist in Anfragen veraltet, siehe bexio-API: Änderungen und alte Schnittstelle.
7. Grenzen einplanen: bexio begrenzt die Anfragen pro Minute und Firma und antwortet bei Überschreitung mit dem Code 429. Listen liefern standardmässig bis zu 500 Einträge, höchstens 2'000, den Rest holen Sie mit einem Versatz.
8. Fehler protokollieren: Halten Sie fest, welche Datensätze nicht ankamen, und prüfen Sie diese Liste regelmässig.

Dateiaustausch als einfache Alternative

Für Einmaliges genügen Dateien. bexio importiert Kontakte aus CSV-, XLS- oder XLSX-Dateien. Die Hilfe empfiehlt höchstens 5'000 Kontakte pro Import und die Excel-Vorlage von bexio. Bestehende Kontakte erkennt der Import an der Kontaktnummer. Produkte importieren Sie ebenfalls aus CSV, XLS oder XLSX. Sie werden über Produktname oder Produktcode zugeordnet. Der Kontenplan lässt sich über eine Excel-Vorlage importieren, solange keine manuellen Buchungen im Journal stehen.

Wie Sie Buchungen und Stammdaten beim Wechsel von einem anderen Buchhaltungsprogramm übernehmen, beschreibt Von Banana, Topal oder Abacus zu bexio.

Ein Hinweis zu Kontera

Die Hilfe von bexio beschreibt unter dem Titel «Ein beliebiges ERP oder Buchhaltungssystem anbinden» das Produkt Kontera. Es verarbeitet Belege und Transaktionen und bietet laut Hilfe Integrationen für Buchhaltungssysteme und ERPs per REST-Schnittstelle oder über spezielle Exportdateien. Die Entwicklerdokumentation liegt auf developers.kontera.ch. Dieser Weg betrifft das Verbuchen von Belegen und die Übergabe an ein Fremdsystem, nicht die Anbindung der bexio-Buchhaltung selbst.

Checkliste vor dem Start

1. Welche Datenarten sollen in welche Richtung fliessen?
2. Gibt es bereits eine App oder eine Anbindung des ERP-Herstellers?
3. Wer ist führendes System, und wie werden Nummern abgestimmt?
4. Gibt es einen Sandbox-Account und Testdaten, die nicht Ihren echten Daten entsprechen?
5. Wer ist zuständig, wenn die Anbindung ausfällt? bexio leistet laut Hilfe keinen Support für Partner-Anbindungen.
6. Wer verfolgt Änderungen der Schnittstelle und die Laufzeit von Token?

Häufige Fragen

Kann ich Buchungen aus einem Fremdsystem in bexio schreiben?

Die Dokumentation enthält Endpunkte für manuelle Buchungen. Ob das für Ihren Fall sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrem Treuhänder, weil eine Buchung in bexio Folgen für Abschluss und Nachvollziehbarkeit hat. Die Datenmigration von bexio übernimmt Buchungen laut Beschreibung nicht direkt.

Was kostet die Schnittstelle?

Laut bexio-Hilfe ist der Zugang mit OAuth kostenfrei. Kosten entstehen für Entwicklung und für Apps oder Plattformen Dritter. Die Dokumentation verweist zudem auf besondere Regeln zur kommerziellen Nutzung in den Nutzungsbedingungen.

Braucht mein ERP-Hersteller eine Freigabe von bexio?

Nein. bexio beschränkt den Zugang zur API nach eigener Aussage nicht, jeder kann eine Integration entwickeln. Eine offizielle Aufnahme in den Marketplace setzt eine Partnerschaft mit bexio voraus.

Fazit

Wählen Sie den einfachsten Weg, der Ihren Fall abdeckt: erst eine fertige App, dann eine No-Code-Plattform, erst danach die eigene Lösung. Klären Sie vorab, welches System führt, und stimmen Sie Nummern und Stammdaten ab. Planen Sie Tests, Fehlerprotokoll und Wartung von Anfang an ein.