bexio für Vereine: Rechtsform und Buchhaltung

bexio bietet die Rechtsform «Verein» an. Sie wählen sie beim Einrichten des Kontos, gleichen danach den Kontenplan an die Bedürfnisse des Vereins an, erfassen jedes Mitglied als Kontakt und verrechnen die Beiträge mit wiederkehrenden Aufträgen. Wie streng die Buchführung sein muss, hängt davon ab, ob der Verein im Handelsregister eingetragen ist.

Rechtsform «Verein» in bexio wählen

Die Rechtsform legen Sie fest, wenn Sie ein Testkonto erstellen. Im Einrichtungsassistenten wählen Sie bei Schritt 2 von 5 die Rechtsform «Verein». Später ändern Sie sie im Firmenprofil unter «Einstellungen» → «Firmenprofil» → «Rechtsform».

Zwei Besonderheiten beachten Sie:

1. Kontenplan: Auch bei der Rechtsform «Verein» legt bexio zunächst den Kontenplan der Rechtsform «Einzelfirma» an. Er basiert auf dem Standard-Kontenrahmen KMU. Sie gleichen ihn danach an den Kontenplan eines Vereins an.
2. Nachträgliche Änderung: Ändern Sie die Rechtsform später, bleibt der Kontenplan unverändert. Auch dann passen Sie ihn selbst an.

Der Kontenplan richtet sich insbesondere beim Eigenkapital nach der Rechtsform. Sprechen Sie die Anpassung mit der Kassierin oder dem Treuhänder ab. Die Grundlagen zum Kontenplan stehen in Kontenplan KMU: Grundlagen für die Buchhaltung in bexio.

Wandeln Sie später eine bestehende Firma in eine andere Rechtsform um, empfiehlt bexio ein neues Konto, weil die Daten eng mit der bisherigen Rechtsform verwoben sind. Für einen Verein, der von Beginn an richtig eingerichtet wird, stellt sich das nicht.

Was das Gesetz für die Buchführung verlangt

Nach Art. 69a ZGB führt der Vorstand die Geschäftsbücher des Vereins. Die Vorschriften des Obligationenrechts über die Buchführung und Rechnungslegung gelten sinngemäss. Das Gesetz unterscheidet zwei Stufen:

Ein Verein muss sich ins Handelsregister eintragen, wenn er ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibt, revisionspflichtig ist oder hauptsächlich Vermögenswerte im Ausland sammelt oder verteilt, die für karitative, religiöse, kulturelle, erzieherische oder soziale Zwecke bestimmt sind (Art. 61 Abs. 2 ZGB).

Zur Revision: Eine ordentliche Prüfung durch eine Revisionsstelle ist nötig, wenn zwei von drei Grössen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten werden. Es sind dies eine Bilanzsumme von 10 Millionen Franken, ein Umsatzerlös von 20 Millionen Franken und 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt (Art. 69b Abs. 1 ZGB). Verlangt ein Mitglied mit persönlicher Haftung oder Nachschusspflicht eine Prüfung, ist eine eingeschränkte Revision nötig. In den übrigen Fällen regeln Statuten und Vereinsversammlung die Revision frei.

Für die meisten kleinen Vereine bedeutet das: Die Kasse muss geführt und belegt sein, die Statuten bestimmen die Rechnungsrevision. bexio hilft dabei mit Belegablage, Kontenplan und Berichten.

Mitglieder als Kontakte erfassen

Erfassen Sie für jedes Mitglied einen Kontakt. Versehen Sie die Kontakte mit Kategorien, damit Sie später filtern können, etwa nach Aktiv- und Passivmitgliedern oder nach Vorstand. Kategorien richten Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Kategorien» ein.

Haben Sie viele Mitglieder, nutzen Sie den Kontaktimport. Er akzeptiert CSV-, XLS- und XLSX-Dateien bis 10 MB, empfohlen sind höchstens 5'000 Kontakte pro Import. Arbeiten Sie mit der Excel-Vorlage von bexio, die Sie im ersten Schritt des Imports herunterladen. Alle Details erklärt Kontakte nach bexio importieren: Excel-Import ohne Ärger.

Personendaten Ihrer Mitglieder gehören sorgfältig behandelt. Erfassen Sie nur, was der Verein wirklich braucht.

Mitgliederbeiträge verrechnen

Für Mitgliederbeiträge empfiehlt bexio die Funktion der wiederkehrenden Aufträge beziehungsweise Rechnungen:

1. Legen Sie für jedes Mitglied einen Kontakt an.
2. Erstellen Sie für jedes Mitglied einen Auftrag. Kopieren Sie Aufträge, um schneller zu sein.
3. Legen Sie für die verschiedenen Beitragsarten Produkte an. Verwenden Sie zwingend die Produktart «Dienstleistung».
4. Verwenden Sie keine Jahreszahl im Produktnamen. Platzhalter für Jahreszahlen sind bei Produkten nicht möglich. Statt «Mitgliederbeitrag 2026» schreiben Sie «jährlicher Mitgliederbeitrag».

Wie wiederkehrende Rechnungen eingerichtet werden, zeigt Wiederkehrende Rechnungen für Abos und Wartung.

Mehrwertsteuer im Verein

Ob ein Verein mehrwertsteuerpflichtig ist, hängt von Umsatz und Art der Leistungen ab. Zwei Punkte als Orientierung:

• Leistungen, die nicht gewinnstrebige Einrichtungen ihren Mitgliedern gegen einen statutarisch festgesetzten Beitrag erbringen, sind von der Steuer ausgenommen (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 13 MWSTG).
• Nicht gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Sport- oder Kulturvereine und gemeinnützige Institutionen sind laut ESTV erst ab CHF 250'000.00 Umsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen steuerpflichtig. Für übrige Unternehmen gilt die Grenze von CHF 100'000.00. Spenden und Subventionen zählen nicht zum massgebenden Umsatz.

Betreibt Ihr Verein ein Festzelt, einen Vereinskiosk oder verkauft Werbung, kommen steuerbare Umsätze dazu. Klären Sie den Status mit dem Treuhänder oder der ESTV, bevor Sie in bexio MWST-Einstellungen vornehmen. Die Zusammenarbeit beschreibt Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Checkliste für den Start

1. Rechtsform «Verein» wählen.
2. Kontenplan an die Vereinsbuchhaltung angleichen.
3. Statuten prüfen: Wer führt die Kasse, wer prüft die Rechnung?
4. Mitglieder importieren und mit Kategorien versehen.
5. Produkte für Beitragsarten als «Dienstleistung» anlegen.
6. Wiederkehrende Aufträge für Beiträge einrichten.
7. MWST-Status klären.

Häufige Fragen

Muss mein Verein im Handelsregister eingetragen sein?

Nur unter den in Art. 61 Abs. 2 ZGB genannten Voraussetzungen, etwa bei kaufmännisch geführtem Gewerbe oder bei Revisionspflicht. Sonst ist die Eintragung freiwillig.

Gibt es in bexio einen fertigen Kontenplan für Vereine?

Die bexio-Hilfe nennt keinen fertigen Kontenplan. Sie legt den Standard-Kontenrahmen KMU an und verlangt, dass Sie ihn an den Verein angleichen.

Kann ich die Rechtsform später ändern?

Ja, im Firmenprofil. Der Kontenplan ändert sich dabei nicht. Sie passen ihn von Hand an.

Fazit

Ein Verein lässt sich in bexio sauber führen, wenn Sie Rechtsform, Kontenplan und Mitgliederverwaltung zu Beginn richtig aufsetzen. Die Buchführungsstufe bestimmt das Gesetz, die Revision die Statuten. Klären Sie MWST-Status und Kontenplan mit einer Fachperson.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.