Treuhandunternehmen wechseln: Mandant zügeln

Hat der Mandant ein eigenes bexio-Konto, bleiben seine Daten beim Wechsel des Treuhandunternehmens bei ihm. Die Buchhaltung gehört dann zu seinem Konto, nicht zum Treuhänder. Er lädt das neue Büro ein, gibt ihm die Rechte und lässt den Zugriff des alten Büros beenden. Welche Schritte darüber hinaus nötig sind, hängt davon ab, wer das Abonnement bezahlt.

Vor dem Wechsel: Das sollten Sie klären

1. Zeitpunkt: Günstig ist ein Wechsel nach einem Abschluss, etwa nach der MWST-Abrechnung oder dem Jahresabschluss. Das ist eine Empfehlung, keine Vorgabe von bexio.
2. Kontoart: Hat der Mandant ein klassisches Konto, bestellt und bezahlt er selbst. Bei einem Mandanten-Konto ist das bisherige Büro Besitzer und erhält die Rechnung von bexio. Für den zweiten Fall beschreibt die bexio-Hilfe keinen Ablauf zur Übergabe. Fragen Sie vorab den bexio-Support.
3. Datensicherung: Exportieren Sie Journal, Kontenblätter sowie Bilanz und Erfolgsrechnung als Excel- oder PDF-Datei. Die Hilfe empfiehlt, jedes Geschäftsjahr einzeln zu exportieren. Belege im Posteingang lassen sich nur einzeln herunterladen. Für den Export aller Dateien bietet der Support einen Service an.
4. Übergabe: Bitten Sie das alte Büro um eine Liste der offenen Arbeiten, der eingestellten MWST-Methode und der laufenden Prozesse.

Ablauf für Mandanten im bexio Office

Für das bexio Office beschreibt die Hilfe keinen eigenen Wechselprozess. Der Ablauf ergibt sich aus Einladung und Trennung. Die Reihenfolge ist wichtig: Erst das neue Büro anbinden, dann das alte entfernen. So gibt es keine Lücke bei Abschlüssen und Fristen.

Schritt 1: Neues Büro einladen

Der Mandant öffnet «Einstellungen» → «Benutzer» → «Treuhänder einladen und verwalten» und klickt oben rechts auf «Treuhänder einladen». Er trägt die E-Mail-Adresse des neuen Treuhänders ein. Der Treuhänder erhält eine E-Mail von bexio und kann die Einladung annehmen. Eine falsch erfasste Einladung lässt sich zurückziehen. Mehrere Treuhänder gleichzeitig sind möglich. Das ist praktisch für die Übergangszeit.

Schritt 2: Einladung im Cockpit annehmen

Das neue Büro findet die Einladung im Cockpit im Reiter «Mandanten» und nimmt sie an. Bei einem klassischen Kundenpaket muss der Mandant die Verbindung aus Datenschutzgründen zusätzlich bestätigen. Er bekommt dafür eine E-Mail. Mehr zum Cockpit steht im Beitrag bexio Cockpit für Treuhänder.

Schritt 3: Berechtigungen festlegen

Danach legt der Mandant fest, was das neue Büro sehen und tun darf. Er klickt dazu auf «Berechtigungen bearbeiten» und entscheidet für jeden Bereich einzeln. Damit das Büro im Cockpit die Kennzahlen sieht, muss beim Modul «Buchhaltung» die Berechtigung aktiviert sein. bexio empfiehlt, die Rechte nach der Vergabe zu überprüfen.

Schritt 4: Zugriff des alten Büros beenden

Dafür gibt es zwei Wege:

• Durch das alte Büro: Im Cockpit wählt es beim Mandanten «Meine Verbindung zu Kunde trennen». Das Büro wird im Office des Mandanten als Treuhand-Benutzer entfernt und hat keinen Zugriff mehr.
• Durch den Mandanten: Er öffnet «Einstellungen» → «Pakete / Add-ons / Benutzer» → «Treuhänder verwalten» und entfernt die Verbindung des alten Büros.

Beachten Sie: Ein Trennen ist nur rückgängig zu machen, wenn der Mandant das Büro erneut einlädt. Im Cockpit kann ein Teammitglied ausserdem nur dann von einem Mandanten getrennt werden, wenn es nicht der letzte Benutzer ist. Binden Sie deshalb das neue Büro zuerst an.

Schritt 5: Zugriff kontrollieren

Der Mandant prüft in der Treuhänder-Verwaltung, dass nur noch das neue Büro Zugriff hat. Das neue Büro prüft, ob es den Mandanten im Cockpit sieht, die Buchhaltung öffnen kann und die Kennzahlen angezeigt werden. Eigene Prozesse und Arbeitsschritte richtet es in seinem Cockpit ein.

Ablauf bei einem Kontera-Abonnement

Nutzt der Mandant die Beleg-Anwendung Kontera mit einem Treuhand-Abonnement, gilt ein eigener Ablauf. Auch hier gilt laut Hilfe: Die Daten bleiben beim Mandanten.

Fall 1: Das alte Büro bezahlt das Abonnement.

1. Der Mandant lädt das neue Büro als Benutzer in sein Kontera ein.
2. Das alte Büro entfernt den Mandanten in seinem Treuhand-Portal aus dem Abonnement. Der Mandant hat dann vorübergehend kein aktives Abonnement, kann aber weiter auf alle Daten zugreifen.
3. Das neue Büro nimmt den Mandanten in seinem Treuhand-Portal in sein Abonnement auf. Es braucht dafür ein aktives Treuhand-Abonnement. Eine Testversion hat kein Treuhand-Portal.
4. Optional entfernt der Mandant das alte Büro als Benutzer.

Fall 2: Der Mandant bezahlt selbst.

1. Der Mandant lädt das neue Büro als Benutzer ein.
2. Er kündigt sein eigenes Abonnement in den Abonnement-Einstellungen.
3. Nach Ablauf der Abrechnungsperiode nimmt das neue Büro den Mandanten in sein Treuhand-Abonnement auf.

Spezialfall: Ein Büro bündelt mehrere Mandanten. Es kündigt die bestehenden Einzel-Abonnements, wartet die Abrechnungsperioden ab, löst ein Treuhand-Abonnement und nimmt die Mandanten dort auf. Auch bei einer Kündigung gehen laut Hilfe keine Daten verloren. Danach gibt es nur noch eine Sammelrechnung an die hinterlegte Adresse. Das Treuhand-Portal selbst beschreibt der Beitrag Treuhandportal nutzen.

Checkliste für den Wechsel

• Datensicherung erledigt?
• Neues Büro eingeladen, Einladung angenommen und bestätigt?
• Berechtigungen vergeben und geprüft?
• Altes Büro getrennt, nachdem das neue läuft?
• Abonnement geklärt: Wer bezahlt, wer rechnet ab?
• Übergabe offener Arbeiten besprochen?

Die allgemeine Zusammenarbeit mit dem Treuhänder, also Rollen, Austausch und Abschlüsse, behandelt der Beitrag Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Häufige Fragen

Gehen beim Wechsel Daten verloren?

Nein, sofern das Konto dem Mandanten gehört. Die Daten bleiben dann in seinem Konto. Auch das Beenden eines Abonnements löscht laut Hilfe keine Daten. Gehört das Konto dem bisherigen Büro, klären Sie den Ablauf vorab mit dem bexio-Support.

Kann ich zwei Treuhänder gleichzeitig einladen?

Ja. Sie können mehrere Treuhänder einladen und ihnen Zugriff geben. Das erleichtert die Übergabe.

Kann das alte Büro den Zugriff selbst beenden?

Ja, über «Meine Verbindung zu Kunde trennen» im Cockpit. Rückgängig geht das nur durch eine neue Einladung des Mandanten.

Fazit

Ein Wechsel des Treuhandunternehmens gelingt ohne Datenverlust, weil die Daten beim Mandanten bleiben. Entscheidend ist die Reihenfolge: Das neue Büro einladen und mit Rechten ausstatten, dann das alte trennen. Klären Sie vorher, wer das Abonnement bezahlt, denn davon hängt ab, ob zusätzlich ein Abonnementwechsel nötig ist. Bei einem Mandanten-Konto, das dem bisherigen Büro gehört, klären Sie den Ablauf vorab mit dem bexio-Support.