Das Treuhandportal von bexio nutzen

Das Treuhand-Portal gehört zu Kontera, einer App aus dem bexio Marketplace. Es steht allen Kontera-Treuhand-Abonnements zur Verfügung. Treuhänder nehmen darin Mandanten in ihr Abonnement auf, entfernen sie wieder und sehen pro Mandant, wie viele Belege in einem Rechnungszeitraum exportiert wurden.

Was das Treuhand-Portal ist

Kontera unterscheidet Benutzer und Mandanten. Ein Benutzer ist der persönliche Login mit eigener E-Mail-Adresse. Ein Mandant ist die Firma, deren Daten verwaltet werden. Ein Benutzer kann auf mehrere Mandanten zugreifen. Wie viele Benutzer es pro Mandant gibt, ist nicht begrenzt und beeinflusst die Abonnementkosten laut Hilfe nicht.

Das Treuhand-Portal ergänzt dieses Modell um die Abonnementseite. Ein Treuhandunternehmen führt viele Mandanten unter einem einzigen Treuhand-Abonnement. Als Inhaber des Abonnements haben Sie Zugriff auf alle darin enthaltenen Mandanten. Zudem stellt Kontera nur eine Sammelrechnung an die hinterlegte Rechnungsadresse.

Treuhand-Portal und bexio Cockpit

Beide Werkzeuge richten sich an Treuhänder, erfüllen aber verschiedene Aufgaben:

Mehr zum Cockpit lesen Sie in bexio Cockpit für Treuhänder. Wie Sie darin Mandanten anlegen, zeigt Mandanten im bexio Cockpit anlegen.

Mandanten ins Treuhand-Abonnement aufnehmen

Für die Aufnahme müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Ihr Benutzer ist im Mandanten eingeladen.
2. Der Mandant besitzt kein aktives Abonnement.

Dann nehmen Sie ihn über das Menü «Aktionen» in Ihr aktives Treuhand-Abonnement auf. Die Einladung erfolgt durch den Mandanten. Dieser öffnet seinen Kontera-Mandanten, geht zu «Einstellungen» → «Benutzer:innen», klickt auf «Benutzer einladen» und gibt die E-Mail-Adresse ein. Die eingeladene Person muss die Einladung aktiv annehmen.

Bezahlt der Mandant sein Kontera-Abonnement bisher selbst, kündigt er es zuerst. Nach Ablauf der Abrechnungsperiode können Sie ihn in Ihr Treuhand-Abonnement aufnehmen.

Mandanten entfernen

Um einen Mandanten aus Ihrem Treuhand-Abonnement zu entfernen, muss Ihr Benutzer im Mandanten eingeladen sein. Danach entfernen Sie ihn über «Aktionen». Der Mandant hat dann vorübergehend kein aktives Abonnement, kann aber weiterhin auf alle seine Daten zugreifen. Die Daten bleiben beim Mandanten, auch wenn ein Abonnement endet.

Dieser Schritt kommt beim Wechsel des Treuhandunternehmens vor. Den vollständigen Ablauf beschreibt Treuhandunternehmen wechseln: Mandant zügeln.

Nutzung und Rechnungen einsehen

Eine Übersicht über die Nutzung Ihrer Mandanten finden Sie im Tab «Zahlungsverlauf». Dort laden Sie alle Rechnungen herunter. Unter «Nutzungsdetails» sehen Sie ausserdem, wie viele Belege in welchem Mandanten im Rechnungszeitraum exportiert wurden. Diese Information können Sie als CSV-Datei herunterladen.

So behalten Sie im Blick, welche Mandanten wie viel Belegvolumen verursachen.

Die Sicht des Mandanten

Als Inhaber eines KMU sehen Sie das Portal selbst nicht. Sie spüren es an drei Stellen:

• Einladung: Sie laden das Treuhandunternehmen als Benutzer in Ihren Kontera-Mandanten ein, unter «Einstellungen» → «Benutzer:innen». Dort entfernen Sie später auch Zugänge, die nicht mehr nötig sind, über «Aktive Benutzer».
• Wer zahlt: Liegt das Abonnement beim Treuhandunternehmen, entfernt dieses Sie beim Wechsel aus seinem Abonnement. Zahlen Sie selbst, kündigen Sie Ihr Abonnement, und das neue Treuhandunternehmen nimmt Sie nach Ablauf der Abrechnungsperiode auf.
• Keine Datenverluste: Auch bei einer Kündigung gehen laut Hilfe keine Daten verloren.

Wer als Treuhandunternehmen einen Mandanten übernimmt, braucht dafür ein aktives Treuhand-Abonnement, denn eine Testversion hat kein Portal. Der Wechsel selbst läuft in drei Schritten: Der Mandant lädt das neue Unternehmen ein, das alte entfernt den Mandanten aus seinem Abonnement, das neue nimmt ihn in seines auf.

Praxis: So gehen Sie als Treuhänder vor

1. Schliessen Sie ein Treuhand-Abonnement ab. Das Kontera-Konto, mit dem Sie es abschliessen, erhält Zugang zum Portal.
2. Lassen Sie sich von jedem Mandanten als Benutzer einladen, möglichst mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse.
3. Prüfen Sie, ob der Mandant noch ein eigenes Abonnement hat. Wenn ja, klären Sie die Kündigung, bevor Sie ihn aufnehmen.
4. Nehmen Sie den Mandanten über «Aktionen» auf.
5. Kontrollieren Sie im Tab «Zahlungsverlauf» regelmässig die Nutzungsdetails.

Die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio selbst beschreibt Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Häufige Fragen

Wo finde ich das Treuhand-Portal in Kontera?

Im blauen Bereich links, zwischen dem aktiven Mandanten, dem Mandantenwechsel und dem Benutzerprofil. Der Eintrag erscheint nur, wenn ein Portal vorhanden ist. Fehlt er, prüfen Sie, ob Sie mit dem Kontera-Konto angemeldet sind, mit dem das Treuhand-Abonnement abgeschlossen wurde.

Kann ich das Treuhand-Portal in der Testversion nutzen?

Nein. Laut Hilfe hat eine Testversion kein Treuhand-Portal. Sie benötigen ein aktives Treuhand-Abonnement.

Brauchen meine Mandanten ein eigenes Kontera-Benutzerkonto?

Jede Person, die mit Kontera arbeitet, braucht einen persönlichen Zugang mit eigener E-Mail-Adresse. Dafür entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Gehen Daten verloren, wenn ein Mandant aus dem Abonnement entfernt wird?

Nein. Die Daten bleiben beim Mandanten, und er kann weiterhin darauf zugreifen. Er hat nur vorübergehend kein aktives Abonnement.

Fazit

Das Treuhand-Portal bündelt Mandanten, Abonnement und Nutzung in Kontera. Nehmen Sie einen Mandanten erst auf, wenn Sie eingeladen sind und er kein eigenes Abonnement mehr hat. Die Nutzungsdetails im «Zahlungsverlauf» zeigen Ihnen, welche Belegmengen pro Mandant anfallen.