bexio für Technik- und Servicebetriebe

Für Technik- und Servicebetriebe sind in bexio drei Bausteine zentral: wiederkehrende Aufträge für Wartungs- und Serviceverträge, die Zeiterfassung für Einsätze und der Kontakt als Kundenakte mit Dateien, Notizen und Aufgaben. Projekte, Zeiterfassung, Lager und Dateien beim Kontakt gibt es ab dem Paket Optima. Eine eigene Geräte- oder Anlagenverwaltung beschreibt die bexio-Hilfe nicht.

Wartungs- und Serviceverträge abrechnen

Für regelmässig gleiche Leistungen wie Wartungsverträge, Abonnemente oder Lizenzen empfiehlt die bexio-Hilfe wiederkehrende Aufträge. So richten Sie einen ein:

1. Erstellen Sie unter «Verkauf» > «Aufträge» einen normalen Auftrag mit den Positionen. Für wiederkehrende Rechnungen braucht es Produkte vom Typ «Dienstleistung». Produkte verwalten Sie ab dem Paket Advanced.
2. Klicken Sie im Auftrag auf «Wiederholung».
3. Wählen Sie das Intervall: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, dazu den Tag, etwa jeden Ersten des Monats.
4. Legen Sie Start und Ende fest oder wählen Sie eine unbegrenzte Dauer.

Die Rechnungen lösen Sie auf zwei Arten aus. Einzeln im Auftrag mit «Rechnung erstellen für», oder gesammelt unter «Verkauf» > «Weitere» > «Wiederkehrende Aufträge» mit «Neuer Lauf». Im Sammellauf wählen Sie, ob die Rechnungen als «Entwurf» oder direkt als «Offen» entstehen. Erscheint eine Zeile rot mit Dreieck, entsteht eine ungewöhnlich hohe Zahl an Rechnungen, etwa nach mehreren Monaten Rückstand. Prüfen Sie das vor der Bestätigung.

Alle aktiven Verträge finden Sie unter «Verkauf» > «Aufträge» mit dem Filter «Handelt es sich um einen wiederkehrenden Auftrag?» und dem Wert «Ja». Endet ein Vertrag, stoppen Sie die Rechnungen im ursprünglichen Auftrag mit «Wiederholung löschen».

Beim Sammelversand per E-Mail verschickt bexio nur den Link zum Online-Dokument, kein PDF. Braucht ein Kunde die Rechnung als PDF-Anhang, senden Sie diese einzeln. Wie Sie wiederkehrende Rechnungen im Detail organisieren, lesen Sie unter Wiederkehrende Rechnungen für Abos und Wartung. Wie die Offerte für einen Wartungsvertrag aufgebaut wird, zeigt Wartungsverträge anbieten.

Serviceeinsätze erfassen und verrechnen

Ab dem Paket Optima erfassen Sie Einsätze als Zeiten. bexio bietet dafür mehrere Wege:

• Timer: Sie starten die Stoppuhr beim Einsatz und stoppen sie danach. Die Tätigkeit ist Pflicht. Kontakt, Projekt und Arbeitspaket ergänzen Sie optional. Ist die Tätigkeit als verrechenbar hinterlegt, markiert bexio den Eintrag automatisch als verrechenbar.
• Aus einer Aufgabe: In einer Aufgabe klicken Sie auf «Neue Zeiterfassung». bexio übernimmt Kunde und Projekt aus der Aufgabe. Die Hilfe nennt ausdrücklich Servicearbeiten als Anwendungsfall.
• Unterwegs in bexio Go: Die Stoppuhr läuft auch bei geschlossener App weiter und lässt sich pausieren. Einträge erfassen Sie bei Bedarf ohne Internet und laden sie später hoch.

Für Serviceverträge mit eigenen Konditionen hinterlegen Sie Stundensätze direkt beim Kunden. Im Kontakt finden Sie diese im Reiter «Eigenschaften» unter «Stundensätze festlegen». Es gilt eine feste Reihenfolge: Projekt vor Kunde, Kunde vor Mitarbeiter, Mitarbeiter vor Tätigkeit.

Verrechnen lassen sich Zeiten, die als verrechenbar markiert sind und den Status «Erledigt» haben. Ohne Projekt fügen Sie die Zeiten in der Rechnung über «Weitere Positionen» hinzu, mit Projekt direkt aus dem Projekt. Grundlagen zur Erfassung vertieft Zeiterfassung in bexio: Grundlagen und Praxis.

Die Kundenakte: Dateien, Notizen und Aufgaben

Im Servicegeschäft zählt, dass alle Informationen zu einem Kunden an einem Ort liegen. bexio bietet dafür:

• Dateien beim Kontakt: Verträge, Korrespondenz oder andere Anhänge laden Sie im Reiter «Dateien» hoch. Diese Funktion gibt es in Optima und Ultimate. Prüfen Sie die Rechte, denn standardmässig dürfen alle Benutzer Dateien löschen oder umbenennen.
• Notizen und Erinnerungen: Laut Paketvergleich in allen Paketen pro Kontakt möglich.
• Aufgaben: Mit Fälligkeit, Erinnerung per E-Mail und zuständiger Person. Ist das Datum überschritten, setzt bexio die Aufgabe automatisch auf «überfällig».

Eine Verwaltung einzelner Geräte mit Seriennummern und Wartungsintervallen beschreibt die bexio-Hilfe nicht. Planen Sie wiederkehrende Kontrollen deshalb als Aufgaben mit Fälligkeit oder prüfen Sie Ergänzungen im bexio Marketplace.

Ersatzteile, Lager und Lieferungen

Ab Optima führen Sie Ersatzteile und Material im Lager. Lieferscheine erstellen Sie aus einem Auftrag, auch in mehreren Teillieferungen. Die gelieferten Mengen zieht bexio automatisch vom Lagerbestand ab. Preise erscheinen auf Lieferscheinen nie. Bestellungen bei Lieferanten erfassen Sie ebenfalls in bexio, Mindestbestände behalten Sie im Blick.

Führen Sie Lagerorte und Lagerplätze, wenn Teile an mehreren Orten liegen, etwa im Lager und im Servicefahrzeug. Beides legen Sie in den Stammdaten an.

Unterwegs arbeiten

Die App bexio Go bündelt die Arbeit im Aussendienst: Kontakte ansehen und bearbeiten, Dokumente ansehen, Zeiten erfassen und Belege scannen. Mit den neuen Paketen erstellen Sie unterwegs auch Offerten und Rechnungen. Die App lässt sich mit Face ID oder vergleichbaren Verfahren schützen.

Die Hilfe nennt einige Grenzen: Zeitpositionen und Aufwendungen lassen sich in der App nicht zu einer Rechnung hinzufügen, und Aufträge können Sie nur ansehen und versenden. Mehr dazu lesen Sie unter bexio unterwegs nutzen: die mobile App.

Wer nach dem Einsatz eine Folgeofferte braucht, kann sie auch diktieren: efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Häufige Fragen

Verschickt bexio wiederkehrende Rechnungen automatisch?

Laut bexio-Hilfe lösen Sie die Rechnungen einzeln oder in einem Sammellauf aus. Danach versenden Sie sie, beim Sammelversand als Link zum Online-Dokument.

Welches Paket brauche ich als Servicebetrieb?

Für Zeiterfassung, Projekte, Lager und Dateien beim Kontakt ist Optima nötig. Für wiederkehrende Aufträge braucht es Produkte vom Typ «Dienstleistung», also mindestens Advanced.

Kann ich Wartungsintervalle von Geräten planen?

Eine eigene Geräteverwaltung beschreibt die bexio-Hilfe nicht. Nutzen Sie Aufgaben mit Fälligkeit und Erinnerung oder eine passende Ergänzung aus dem Marketplace.

Fazit

Für Technik- und Servicebetriebe deckt bexio die Verrechnung von Wartungsverträgen, die Erfassung von Einsätzen und eine einfache Kundenakte ab. Optima ist die Stufe, ab der Zeiterfassung, Lager und Dateien beim Kontakt verfügbar sind. Für eine Geräteverwaltung mit Seriennummern braucht es eine Ergänzung.