bexio für Handwerksbetriebe: was es abdeckt

bexio deckt im Handwerk den Weg von der Offerte über den Auftrag bis zur Rechnung ab, inklusive Zeiterfassung auf Projekte, Teilrechnungen und QR-Rechnung. Für Projekte, Stunden und Lager brauchen Sie mindestens das Paket Optima. Grenzen gibt es etwa bei Akontorechnungen, für die bexio keine eigene Funktion hat.

Von der Anfrage zur Offerte

Eine Handwerkerofferte besteht in bexio aus Positionen. Die Hilfe beschreibt diese Typen:

• Produktposition: aus Ihrem Produktstamm, mit Preis, Einheit und Beschreibung.
• Standardposition: eine freie Position, die Sie direkt im Dokument ausfüllen.
• Text: erklärende Hinweise an beliebiger Stelle.
• Sammelposition: fasst mehrere Positionen zu einem Paket mit eigenem Betrag zusammen, etwa pro Raum oder pro Arbeitsgang. In Offerten und Aufträgen lässt sich die ganze Sammelposition als optional markieren.
• Rabatt, Zwischentotal und Seitenumbruch für Übersicht und Druckbild.

Für wiederkehrendes Material eignen sich Set-Produkte. Damit fassen Sie mehrere Produkte zu einem Paket zusammen, bexio berechnet den Einkaufspreis auf Wunsch automatisch. Ob Sie nach Aufwand oder zum Festpreis offerieren, ist eine eigene Entscheidung. Sie wird im Beitrag Regie oder Pauschale: richtig offerieren erklärt.

Die Offerte senden Sie direkt aus bexio. Über den Online-Link kann der Kunde sie annehmen oder ablehnen, die zuständige Person erhält eine Benachrichtigung. In der App bexio Go erstellen Sie Offerten und Rechnungen laut Hilfe auch unterwegs, sofern Sie eines der neuen Pakete nutzen.

Wer Offerten lieber direkt nach der Besichtigung diktiert: efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Vom Auftrag zur Baustelle: Projekte und Zeiten

Ab dem Paket Optima verbinden Sie Offerten mit Projekten. In einer offenen oder bestätigten Offerte klicken Sie auf «Projekt erstellen». bexio übernimmt den Titel, das Startdatum und die Positionen als Arbeitspakete. Mengen mit der Einheit «h» werden zur erwarteten Zeit.

In der Projektübersicht steuern Sie Team, Aufgaben, Meilensteine und Arbeitspakete. In den Konditionen hinterlegen Sie projektbezogene Stundensätze und ein Gesamtbudget. Der Reiter «Belegfluss» zeigt alle Offerten, Aufträge und Rechnungen, die mit dem Projekt verknüpft sind. So sehen Sie auch Nachträge auf einen Blick.

Für die Erfassung der Stunden gibt es drei Wege:

1. Neuer Eintrag unter «Projekte» > «Zeit», etwa im Büro anhand eines Rapports. Sie erfassen die Dauer oder Beginn und Ende.
2. Timer direkt bei der Arbeit. Die Tätigkeit ist ein Pflichtfeld. Ist sie in den Stammdaten als verrechenbar markiert, markiert bexio auch den Eintrag als verrechenbar.
3. bexio Go auf dem Smartphone. Die Stoppuhr lässt sich pausieren, und Einträge lassen sich auch ohne Internet erfassen und später hochladen.

Die mobile Zeiterfassung in bexio Go dient laut Hilfe der Leistungserfassung für die Verrechnung, nicht der Zeiterfassung für Mitarbeitende.

Tätigkeiten wie Montage, Service oder Planung legen Sie in den Stammdaten als Geschäftstätigkeiten an, jeweils mit Standard-Stundensatz und Ertragskonto. Welcher Stundensatz am Ende gilt, regelt eine feste Reihenfolge: Projekt vor Kunde, Kunde vor Mitarbeiter, Mitarbeiter vor Tätigkeit. Der spezifischste Satz gewinnt. Wie Sie Rapporte und Stunden aus dem Aussendienst sauber übernehmen, zeigt Rapporte und Stunden aus dem Aussendienst erfassen.

Abrechnen: Rechnung, Teilrechnung, Lieferschein

Leistungen verrechnen: Zeiten übernehmen Sie in eine Rechnung, wenn sie als verrechenbar markiert sind und den Status «Erledigt» haben. Das geht aus dem Projekt oder ohne Projekt über den Kontakt. Erfasste Aufwendungen, die noch nicht verrechnet wurden, importieren Sie ebenfalls. Beim Import von Zeiten können Sie Rundungen festlegen.

Teilrechnungen: Grössere Aufträge verrechnen Sie in Etappen. Im Auftrag im Status «Offen» legen Sie die Aufteilung fest, als Anteile, Prozente oder feste Beträge. Die Summe muss dem Auftragstotal entsprechen. Wichtig: Sobald Teilrechnungen erstellt sind, lässt sich das Total des Auftrags nicht mehr ändern. Eine eigene Funktion für Akontorechnungen hat bexio nicht. Als Alternative nennt die Hilfe eine Buchung auf dem Kundenkonto, die Sie später mit der Schlussrechnung verrechnen. Mehr dazu unter Teilrechnungen und Akontorechnungen richtig stellen.

Lieferscheine: Lieferscheine erstellen Sie aus einem Auftrag, auch in mehreren Teillieferungen. Preise erscheinen darauf nie.

Material und Lager

Ab dem Paket Advanced verwalten Sie Material und Leistungen als Produkte, mit Import aus Excel, Set-Produkten und Staffelpreisen. Ab Optima kommt die Lagerverwaltung dazu: Lieferscheine buchen gelieferte Mengen automatisch aus, Bestellungen bei Lieferanten erfassen Sie in bexio, und Mindestbestände behalten Sie im Blick.

Ob Sie ein Lager überhaupt brauchen, hängt vom Betrieb ab. Bestellen Sie Material pro Auftrag, genügt oft ein gepflegter Produktstamm mit aktuellen Preisen.

Grenzen und Ergänzungen

Die bexio-Hilfe nennt einige Grenzen, die im Handwerk relevant sind:

• Für Akontorechnungen gibt es keine eigene Funktion.
• In bexio Go lassen sich keine Zeitpositionen und keine Aufwendungen zu einer Rechnung hinzufügen. Auch die Reihenfolge der Positionen und die Währung lassen sich in der App nicht ändern.
• Aufträge lassen sich in bexio Go nur ansehen und versenden, nicht erstellen oder bearbeiten.

Für weitere Bereiche bietet der bexio Marketplace Ergänzungen, zum Beispiel Apps für Zeiterfassung und Terminfindung. Die Kompatibilität hängt laut Paketvergleich vom Funktionsumfang Ihres Pakets ab.

Häufige Fragen

Welches bexio-Paket brauche ich als Handwerksbetrieb?

Erfassen Sie Stunden auf Projekte, brauchen Sie mindestens Optima mit fünf Benutzern. Schreiben Sie nur Offerten und Rechnungen mit Produktstamm und Bankabgleich, genügt Advanced. Eine Übersicht bietet bexio-Pakete im Überblick.

Können Monteure Zeiten ohne Internet erfassen?

Ja. In bexio Go lassen sich Leistungen im Offline-Modus erfassen. Zum Hochladen braucht es später eine Internetverbindung.

Brauchen Monteure einen eigenen Benutzer?

Für die Zeiterfassung in bexio Go ja, denn sie brauchen das Recht «Zeit-/Leistungserfassung». Personen, die nur als Ansprechpartner auf Dokumenten stehen, erfassen Sie ohne Login und ohne Lizenz.

Fazit

bexio deckt den kaufmännischen Ablauf eines Handwerksbetriebs von der Offerte bis zur QR-Rechnung ab. Für Projekte, Stunden und Lager ist Optima die passende Stufe. Planen Sie für Akontorechnungen und die mobile Rechnungsstellung die genannten Grenzen ein.