Benutzer einladen und Zugänge organisieren

In bexio arbeitet jede Person, die selbst Daten erfasst, am besten mit einem eigenen Login. Sie laden Benutzer per E-Mail ein, vergeben Rechte pro Modul und entfernen Zugänge, sobald jemand den Betrieb verlässt. Wie viele Benutzer möglich sind, hängt vom Paket ab: 1, 2, 5 oder 25.

Wer welchen Zugang braucht

Klären Sie vor der ersten Einladung, welche Personen welche Art von Zugang benötigen:

In den Paketen sind laut bexio-Hilfe 1 Benutzer (Basic), 2 (Advanced), 5 (Optima) oder 25 (Ultimate) enthalten. Was die Pakete sonst unterscheidet, lesen Sie unter bexio-Pakete im Überblick.

Ansprechpartner ohne Login legen Sie unter «Einstellungen» > «Alle Einstellungen» > «Funktionen & Module» > «Ansprechpartner (ohne Login)» an. Sie können sich nicht anmelden, erhalten aber E-Mail-Benachrichtigungen, wenn ein Kunde über den Online-Link eine Offerte annimmt, ablehnt oder kommentiert. Die E-Mail-Adresse darf in bexio noch nicht verwendet werden.

Benutzer einladen: so gehen Sie vor

1. Öffnen Sie «Einstellungen» > «Benutzer» > «Benutzer verwalten».
2. Klicken Sie auf «Benutzer einladen». Ist der Button grau statt grün, sind alle Lizenzen Ihres Pakets belegt. Ein grösseres Paket wählen Sie unter «Einstellungen» > «Paket und Optionen».
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein. Sie erhält eine E-Mail mit einem Link, setzt ein Passwort und ergänzt ihre Angaben.
4. Vergeben Sie die Rechte, bevor die Person mit der Arbeit beginnt.
5. Prüfen Sie die Rechte danach noch einmal, wie es die bexio-Hilfe empfiehlt.

Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder laden Sie separat unter «Einstellungen» > «Benutzer» > «Treuhänder einladen und verwalten» ein. Auch hier bestimmen Sie für jeden Bereich, was gesehen und bearbeitet werden darf. Wie die Zusammenarbeit im Alltag funktioniert, erklärt Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Rechte sinnvoll vergeben

Die Benutzerrechte steuern Sie pro Modul in drei Stufen:

• Modul: aktiviert oder deaktiviert. Ein deaktiviertes Modul erscheint nicht in der Navigation.
• Editieren: alle Einträge, nur eigene Einträge oder keine.
• Ansicht: alle Einträge oder nur eigene.

Zwei Rollen werden oft verwechselt. Ein Admin hat Zugriff auf alle Einstellungen. Ein Superadmin erhält Zugriff auf alle Einstellungen und auf die Benutzerrechte. Er hat nicht automatisch alle Rechte, kann sie sich aber selbst freischalten. Vergeben Sie die Superadmin-Rolle deshalb nur an Personen, die das Konto verantworten.

Einige Rechte verdienen besondere Aufmerksamkeit: die Banking-Synchronisation für Zahlungen ans E-Banking, das Recht «Document Designer» für die Vorlagen und das Recht «Löhne». In der Lohnbuchhaltung gibt es laut bexio-Hilfe keine feineren Stufen: Ein Benutzer hat vollen Zugriff auf die Löhne oder keinen. Eine ausführliche Übersicht bietet Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Sicher anmelden

bexio verlangt beim Login eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nach E-Mail und Passwort sendet bexio einen sechsstelligen Sicherheitscode an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Daraus folgt eine einfache Regel: Wer Zugriff auf das E-Mail-Konto hat, kommt mit dem Passwort auch in bexio. Schützen Sie das E-Mail-Konto deshalb mit einem starken, eigenen Passwort und idealerweise ebenfalls mit einem zweiten Faktor. Zusätzlich können Sie im Benutzerprofil den Google Authenticator aktivieren.

Weitere Punkte aus der bexio-Hilfe:

• Seit dem 2. September 2026 läuft das Login über die Adresse auth.bexio.com. Offizielle Links enden auf .bexio.com. Prüfen Sie die Schreibweise, bevor Sie sich anmelden.
• Ein Passwort braucht mindestens 8 Zeichen, einen Klein- und einen Grossbuchstaben sowie eine Zahl.
• Nach mehr als einer Stunde ohne Aktivität meldet bexio Sie automatisch ab.

Teilen Sie keine Logins. Nur mit persönlichen Zugängen sehen Sie in der Historie, wer ein Dokument erstellt hat, und können Rechte gezielt entziehen.

Wenn jemand den Betrieb verlässt

Löschen Sie einen Benutzer nicht vorschnell. Laut bexio-Hilfe hat das Löschen diese Folgen:

• Der Name bleibt in der Historie bestehender Dokumente erhalten.
• Dokumente im Status «Entwurf» weist bexio automatisch dem alphabetisch ersten aktiven Benutzer zu.
• Bei Kontakten bleibt das Feld für den Ansprechpartner leer.
• Die Zeiten des Benutzers im Projektmodul werden entfernt.

Gehen Sie deshalb so vor: Weisen Sie laufende Projekte und Dokumente zuerst einer anderen Person zu. Exportieren Sie Projekte und Zeiten als Excel-Liste. Löschen Sie den Benutzer erst danach über das Papierkorb-Symbol unter «Benutzer verwalten».

Wechselt der Besitzer des Kontos, hängt das Vorgehen vom Paket ab. In Advanced, Optima und Ultimate fügen Sie einen neuen Benutzer mit Superadmin-Rechten hinzu, danach entfernt dieser den bisherigen. In Basic läuft der Wechsel über den Support. Bei einem Wechsel auf ein kleineres Paket müssen Sie überzählige Benutzer selbst entfernen. Für Zugänge von Apps und Schnittstellen gelten eigene Regeln, siehe Schnittstellen sicher betreiben.

Häufige Fragen

Kostet ein Ansprechpartner ohne Login etwas?

Nein. Laut bexio-Hilfe braucht ein Ansprechpartner ohne Login keine zusätzliche Lizenz.

Sieht ein Superadmin automatisch alles?

Nein. Die Rolle gibt Zugriff auf alle Einstellungen und die Benutzerrechte. Weitere Rechte muss sich der Superadmin selbst freischalten.

Was passiert mit Dokumenten eines gelöschten Benutzers?

Sein Name bleibt in den Dokumenten erhalten. Entwürfe gehen an den alphabetisch ersten aktiven Benutzer. Offene und bezahlte Dokumente behalten den bisherigen Ansprechpartner.

Fazit

Ein sauberer Zugang pro Person, Rechte nach Aufgabe und ein gut geschütztes E-Mail-Konto sind die Grundlage für sicheres Arbeiten in bexio. Nutzen Sie Ansprechpartner ohne Login für Personen, die nur auf Dokumenten erscheinen. Beim Austritt gilt: zuerst neu zuweisen und exportieren, dann löschen.