Häufige Fehler beim Start mit bexio

Die meisten Startfehler in bexio entstehen bei Einstellungen, die sich nach der ersten Buchung nur noch schwer ändern lassen: MWST-Status, Abrechnungsmethode und Sprache des Kontenplans. Dazu kommen ungeprüfte Importe, Testdaten im Echtbetrieb, ein unpassendes Paket und geteilte Logins. Wer diese Punkte vor dem ersten Dokument klärt, spart sich spätere Korrekturen.

Fehler 1: MWST-Einstellungen zu spät prüfen

Sobald im Journal Buchungen stehen, sperrt bexio die direkte Änderung des MWST-Status. Auch ein Wechsel zwischen effektiver Methode und Saldosteuersatz setzt laut bexio-Hilfe voraus, dass das betroffene Geschäftsjahr keine Buchungen enthält. Bei vielen Buchungen rät bexio davon ab, alles zurückzusetzen, und empfiehlt eine Berechnung von Hand mit Unterstützung der Treuhand.

So vermeiden Sie den Fehler:

1. Klären Sie mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder, ob Sie MWST-pflichtig sind und welche Methode gilt. Hilfe zur Wahl bietet Effektive Methode oder Saldosteuersatz.
2. Stellen Sie die Grundeinstellungen MWST ein, bevor Sie die erste Rechnung schreiben.
3. Prüfen Sie die MWST-Standardeinstellungen für Dokumente, also Netto oder Brutto. Diese Einstellung wirkt nur auf neue Dokumente.

Einen Wechsel auf die nächste Steuerperiode können Sie laut bexio-Hilfe vorbereiten, solange für das neue Jahr noch keine Buchungen bestehen.

Fehler 2: Buchhaltung ohne saubere Eröffnung

Wer den Buchhaltungsassistenten überspringt, arbeitet ohne Vorjahreszahlen und ohne offene Posten. Halten Sie Bilanz und Erfolgsrechnung des Vorjahres sowie offene Debitoren und Kreditoren bereit. Zwei Punkte sind später kaum mehr zu ändern:

• Sprache des Kontenplans: Sie lässt sich nur ändern, solange keine Buchungen auf den Konten bestehen.
• Import des Kontenplans: Er ist nur möglich, solange keine manuellen Buchungen bestehen.

Achten Sie auch auf das Häkchen beim Abschluss des Assistenten. Schliessen Sie damit das Vorjahr ab, sind dort keine Buchungen mehr möglich. Haben Sie den Assistenten zu früh abgeschlossen, kann der Support ihn laut Hilfe kostenlos wieder öffnen, sofern noch kein Geschäftsjahr abgeschlossen ist und alle MWST-Perioden offen sind. Die korrekte Reihenfolge der Einrichtung zeigt bexio einrichten: die ersten Schritte.

Fehler 3: Ungeprüfte Importe

Ein Import ist schnell gemacht, die Bereinigung danach dauert lange. Die bexio-Hilfe nennt diese Fallen:

• Keine Duplikatprüfung: Der Kontaktimport prüft die Datei nicht auf doppelte Einträge.
• Überschreiben über die Kontaktnummer: bexio gleicht bestehende Kontakte über die Nummer ab. Gleiche Nummern führen dazu, dass vorhandene Kontakte überschrieben werden.
• Ersetzen statt Ergänzen: Bei einer Aktualisierung ersetzt bexio Kategorien und Branchen durch die Werte aus der Datei.
• Produkt-Dubletten: Produkte gleicht bexio über den Code ab, wenn einer hinterlegt ist, sonst über den Namen. Wer nur Namen importiert, obwohl Codes bestehen, erzeugt Duplikate.
• Unvollständige Adressen: Fehlen Land, Strasse mit Nummer oder Postleitzahl mit Ort, blendet bexio die Adresse unter «Zahlbar durch» auf der QR-Rechnung aus.

Saubere Stammdaten sind die Grundlage für alles Weitere, siehe Datenqualität als Grundlage für jede Automatisierung.

Fehler 4: Testdaten im Echtbetrieb

In der Testphase entstehen Offerten, Rechnungen und Buchungen, die im Echtbetrieb stören. Mit Superadmin-Rechten entfernen Sie Dokumente unter «Einstellungen» > «Benutzer» > «Daten löschen». Firmenprofil, Vorlagen, Bankkonten, Kontakte, MWST-Codes und Kontenplan bleiben erhalten. Die Löschung ist endgültig. Fehlt die Schaltfläche, ist die Einrichtung der Buchhaltung bereits abgeschlossen. Dann muss der Support sie zuerst wieder öffnen.

Prüfen Sie danach die Nummernkreise. Legen Sie Startnummer und Format fest, bevor Sie das erste echte Dokument verschicken. Soll die Nummerierung jedes Jahr neu beginnen, stellen Sie das laut bexio-Hilfe vor Jahresende ein.

Fehler 5: Falsches Paket und geteilte Logins

Ein zu kleines Paket fällt oft erst im Alltag auf. Basic enthält laut Paketvergleich weder Produktverwaltung noch E-Banking. Projekte und Zeiterfassung beginnen bei Optima. Ein späterer Wechsel nach oben ist sofort möglich. Ein Wechsel auf Basic hat dagegen Folgen: E-Banking-Verbindungen werden getrennt, und Lieferantenrechnungen und Aufwendungen lassen sich nicht mehr öffnen.

Geteilte Logins sind ein zweiter Klassiker. Wer sich einen Zugang teilt, sieht in der Historie nicht mehr, wer was erstellt hat, und kann Rechte nicht gezielt vergeben. Laden Sie jede Person einzeln ein. Für Personen, die nur auf Dokumenten erscheinen, gibt es Ansprechpartner ohne Login. Löschen Sie Benutzer nicht vorschnell: Laut bexio-Hilfe entfernt bexio dabei auch deren Zeiten im Projektmodul. Wie Sie Zugänge sauber organisieren, erklärt Benutzer einladen und Zugänge organisieren.

Fehler 6: Kleinigkeiten mit grosser Wirkung

Einige Details sorgen beim Start immer wieder für Rückfragen:

• Firmenprofil und Rechnungsadresse verwechselt: Das Firmenprofil liefert die Adresse auf Ihren Dokumenten. Die Rechnungsadresse für das bexio-Abo ändern Sie separat in der Paketverwaltung.
• Zahlungsbedingungen fehlen auf der Rechnung: bexio druckt sie nur, wenn der Zusatztext der Zahlungsvorlage ausgefüllt ist.
• Keine Vorschau vor dem Versand: Prüfen Sie jedes neue Layout in der PDF-Vorschau und mit einem echten Dokument.

Häufige Fragen

Kann ich die MWST-Methode nachträglich ändern?

Nur unter Bedingungen. Das betroffene Geschäftsjahr darf unter anderem nicht abgeschlossen sein und keine Buchungen enthalten. Bei vielen Buchungen empfiehlt bexio, die MWST für dieses Jahr von Hand mit der Treuhand zu berechnen.

Wie lösche ich Testdaten?

Unter «Einstellungen» > «Benutzer» > «Daten löschen», mit Superadmin-Rechten. Kontakte und Grundeinstellungen bleiben erhalten, die Dokumente sind danach endgültig gelöscht.

Was tun, wenn der Buchhaltungsassistent schon abgeschlossen ist?

Wenden Sie sich an den Support von bexio. Er kann den Assistenten wieder öffnen, solange kein Geschäftsjahr abgeschlossen ist und alle MWST-Perioden offen sind.

Fazit

Die teuersten Startfehler in bexio betreffen MWST, Kontenplan und Importe, weil sie sich nach den ersten Buchungen nur mit Aufwand korrigieren lassen. Klären Sie diese Punkte mit der Treuhand, bevor Sie die erste Rechnung schreiben. Räumen Sie Testdaten weg, wählen Sie das passende Paket und geben Sie jeder Person einen eigenen Zugang.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.