Auftragsbestätigung in bexio erstellen

Eine Auftragsbestätigung erstellen Sie in bexio über den Auftrag. Sie legen den Auftrag aus der angenommenen Offerte oder neu an, prüfen Positionen und Texte, klicken auf «Auftrag bestätigen» und senden das Dokument per E-Mail an den Kunden. Ein eigener Dokumenttyp «Auftragsbestätigung» ist dafür nicht nötig.

Was eine Auftragsbestätigung ist

Die Auftragsbestätigung ist die schriftliche Bestätigung, dass Sie einen Auftrag angenommen haben. bexio beschreibt den üblichen Ablauf so: Das Unternehmen stellt eine Offerte, der Kunde nimmt sie an und erteilt damit den Auftrag, das Unternehmen bestätigt ihn. So weiss der Kunde, dass die Bearbeitung zu den vereinbarten Konditionen beginnt.

Ob die Bestätigung rechtlich nötig ist und was sie bewirkt, lesen Sie in Auftragsbestätigung und elektronische Unterschrift. Hier geht es um die Umsetzung in bexio.

Schritt 1: Auftrag anlegen

Es gibt drei Wege:

1. Aus dem Angebot: Öffnen Sie das akzeptierte Angebot und klicken Sie oben rechts auf die Statusaktion «Auftrag erstellen». Das Vorgehen beschreibt Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln.
2. Neu erfassen: Öffnen Sie «Verkauf» → «Aufträge» und klicken Sie auf «Neuer Auftrag». Das lohnt sich bei Bestellungen ohne Offerte, etwa per Telefon.
3. Aus dem Projekt: Ein Auftrag lässt sich auch direkt aus einem Projekt im Status «Offen» oder «Aktiv» erzeugen. Die Bedienung zeigt Auftrag in bexio erstellen und verwalten.

Schritt 2: Inhalt prüfen und ergänzen

Der Auftrag übernimmt Kunde, Positionen und Konditionen. Prüfen Sie, was der Kunde nun von Ihnen liest:

• Kontakt und Adresse: Stimmt die Rechnungsadresse, ist die richtige Ansprechperson eingetragen?
• Positionen: Entsprechen Leistungen, Mengen und Preise der Offerte oder der Bestellung?
• Konditionen: Im Reiter «Konditionen» wählen Sie die Zahlungsvorlage.
• Texte: Im Reiter «Texte» passen Sie Kopf- und Fusstext an. Hier gehört ein Bezug auf die Offerte hinein, zum Beispiel «Besten Dank für Ihren Auftrag auf Basis unserer Offerte vom 5. Oktober 2026».
• Termin: Nennen Sie den Ausführungs- oder Liefertermin, wenn er vereinbart ist. Das geht im Kopftext oder als Textposition.

Wer Bestätigungen oft schreibt, hinterlegt den Standardtext einmal. Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Aufträge» legen Sie für jede Sprache Kopf- und Fusstexte fest. bexio lädt sie bei jedem neuen Auftrag automatisch. Layout, Logo und Schrift bestimmt die Dokumentvorlage. Einige Anzeigeoptionen lassen sich dabei je Dokumenttyp einstellen, auch für Aufträge.

Weicht der Auftrag von der Offerte ab, sagen Sie das im Text ausdrücklich. Die rechtlichen Folgen erklärt der Beitrag zur Auftragsbestätigung.

Schritt 3: Auftrag bestätigen

Klicken Sie im Auftrag auf «Auftrag bestätigen». So beschreibt es die bexio-Hilfe im Ablauf für Aufträge: erfassen, bestätigen, prüfen, übermitteln. Kontrollieren Sie danach die Vorschau des Dokuments. Achten Sie auf Adressblock, Beträge, Mehrwertsteuer und Texte, denn genau diese Angaben liest der Kunde.

Schritt 4: Per E-Mail senden

1. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste des Auftrags auf die Schaltfläche «Per E-Mail senden». Das Fenster zeigt die E-Mail-Adresse des Hauptkontakts und darunter die Vorschau des Dokuments.
2. Ergänzen Sie bei Bedarf Empfänger. Bis zu fünf Empfänger und vier Kopien sind möglich. Mit der Option «Kopie an mich senden» erhalten Sie ein Duplikat.
3. Kontrollieren Sie Betreff und Text. Die bexio-Hilfe nennt E-Mail-Vorlagen für Angebot, Rechnung und Mahnung. Eine eigene Vorlage für Aufträge führt sie nicht auf. Prüfen Sie deshalb den Text, damit er zum Dokument passt.
4. Beim Einzelversand enthält die Nachricht einen Link zum Online-Dokument und das PDF als Anhang. Wollen Sie nur den Link senden, entfernen Sie den Anhang über das Kreuz.
5. Senden Sie die Nachricht ab.

Der Link zum Online-Dokument bleibt 365 Tage zugänglich, gerechnet ab dem Erstellungsdatum des Dokuments. Wer lieber das eigene E-Mail-Programm nutzt, wählt den entsprechenden Versandweg oder exportiert das PDF und versendet es selbst. Beim Sammelversand geht nur der Link raus, kein PDF.

Versand nachverfolgen

Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale» sehen Sie alle gesendeten Dokumente. Sie können nach Dokumenttyp filtern, auch nach Aufträgen. Öffnet der Empfänger den Link, wechselt der Status von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten». So wissen Sie, ob die Bestätigung angekommen ist. Hat der Kunde nach einigen Tagen nicht reagiert, fragen Sie telefonisch nach, auch wenn der Link geöffnet wurde.

Der Versand der Offerte läuft nach demselben Muster, siehe Offerte aus bexio per E-Mail versenden.

Checkliste für die Auftragsbestätigung

• Bezug auf die Offerte oder Bestellung, mit Datum
• Leistungsumfang und Positionen
• Preise und Mehrwertsteuer
• Ausführungs- oder Liefertermin
• Zahlungskonditionen
• Ansprechperson im eigenen Haus
• Hinweis auf Abweichungen zur Offerte

Häufige Fragen

Gibt es in bexio ein eigenes Dokument «Auftragsbestätigung»?

Nein. Die Hilfe führt die Auftragsbestätigung nicht als eigenen Dokumenttyp auf. Sie nutzen den Auftrag. Die bexio-Hilfe spricht in diesem Zusammenhang von einer Auftragsbestätigung bzw. einem Auftrag.

Muss der Kunde die Bestätigung unterschreiben?

Das hängt vom Vertrag ab und ist keine bexio-Frage. Lesen Sie dazu den Beitrag zu Auftragsbestätigung und elektronischer Unterschrift.

Kann ich mehrere Bestätigungen gesammelt senden?

Ja, per Sammelversand. Die Kunden erhalten dann aber nur den Link zum Online-Dokument, kein PDF. Wollen Sie das PDF mitsenden, versenden Sie einzeln.

Fazit

Die Auftragsbestätigung entsteht in bexio aus dem Auftrag: anlegen, Inhalt und Texte prüfen, bestätigen, Vorschau kontrollieren und per E-Mail senden. Mit Standardtexten für Aufträge sparen Sie bei jedem weiteren Dokument Zeit, und die Sendezentrale zeigt, ob der Kunde die Bestätigung geöffnet hat.