Auftragsbestätigung und elektronische Unterschrift

Die meisten Aufträge im Handwerk und in der Technik brauchen keine Unterschrift: Ein Vertrag kommt zustande, sobald Sie und Ihr Kunde sich einig sind, mündlich, per E-Mail oder per Klick (Art. 1 und 11 OR). Die Auftragsbestätigung ist deshalb vor allem ein Beweismittel, das festhält, was genau gilt. Eine eigenhändige oder eine qualifizierte elektronische Unterschrift brauchen Sie nur, wenn das Gesetz oder Ihre eigene Vereinbarung die Schriftform verlangt.

Wie ein Auftrag zustande kommt

Ein Vertrag entsteht durch übereinstimmende gegenseitige Willensäusserungen. Sie können ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen (Art. 1 OR). Ihre Offerte ist der Antrag, die Bestellung des Kunden die Annahme.

Drei Regeln sind im Alltag wichtig:

1. Mit Frist: Setzen Sie in der Offerte eine Annahmefrist, sind Sie bis zu deren Ablauf gebunden (Art. 3 OR).
2. Am Telefon: Ein Gespräch am Telefon gilt als Vertragsschluss unter Anwesenden (Art. 4 Abs. 2 OR). Nennen Sie dort einen Preis ohne Frist und nimmt der Kunde nicht sogleich an, sind Sie nicht weiter gebunden (Art. 4 Abs. 1 OR).
3. Schweigen: Schweigen gilt nur ausnahmsweise als Annahme, nämlich wenn wegen der Natur des Geschäfts oder nach den Umständen keine ausdrückliche Annahme zu erwarten ist (Art. 6 OR).

Weicht die Bestellung von Ihrer Offerte ab, etwa bei Menge, Termin oder Preis, fehlt die Übereinstimmung. Klären Sie die Abweichung, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Die Grundlagen zur Bindung erklärt der Beitrag Ist eine Offerte verbindlich?

Wozu eine Auftragsbestätigung dient

Auch wenn kein Gesetz sie verlangt: Die Auftragsbestätigung macht aus einer mündlichen Zusage oder einer kurzen E-Mail einen klaren Text. Das hilft im Streitfall und intern bei der Arbeitsvorbereitung. Diese Angaben gehören hinein:

• Bezug auf Offertnummer und Datum
• endgültiger Leistungsumfang mit allen vereinbarten Änderungen
• Preis, Preisart und MWST
• Ausführungstermine und Voraussetzungen, etwa Zugang oder bauseitige Leistungen
• Zahlungsbedingungen und Hinweis auf Ihre AGB, siehe AGB in Offerten richtig einbinden
• Ansprechpersonen auf beiden Seiten

In bexio erstellen Sie aus einer Offerte einen Auftrag und versenden die Auftragsbestätigung direkt per E-Mail. Aus dem Auftrag entsteht später die Rechnung. Wie das genau geht, zeigt der Beitrag Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln.

Die Formen der elektronischen Unterschrift

Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) unterscheidet mehrere Stufen. Die Beschaffungskonferenz des Bundes beschreibt sie in einem Merkblatt so:

Laut dem Merkblatt kann auch die reine Textform von Offerte und Annahme in einer E-Mail als einfache elektronische Signatur gelten, solange die Identität der erklärenden Person feststellbar ist. Eine eingescannte Unterschrift im PDF ist ebenfalls nur eine einfache elektronische Signatur. Dokumente mit Schweizer qualifizierter Signatur können Sie mit dem Validator des Bundes prüfen.

Wann Sie mehr als einen Klick brauchen

Wenn das Gesetz Schriftform verlangt. Dann muss der Vertrag die Unterschriften aller Personen tragen, die sich verpflichten (Art. 13 OR). Die Schriftform gilt in diesem Fall auch für spätere Änderungen, mit Ausnahme ergänzender Nebenbestimmungen (Art. 12 OR). Elektronisch erfüllen Sie sie nur mit der qualifizierten Signatur samt qualifiziertem Zeitstempel.

Wenn Sie Schriftform vereinbart haben. Steht in Ihren AGB oder in der Offerte «Änderungen bedürfen der Schriftform», wird vermutet, dass die Parteien vorher nicht gebunden sein wollen (Art. 16 Abs. 1 OR). Ist die Schriftform nicht näher bezeichnet, gelten die Anforderungen der gesetzlichen Schriftlichkeit (Art. 16 Abs. 2 OR). Eine E-Mail reicht dann womöglich nicht. Legen Sie deshalb fest, was bei Ihnen als schriftlich gilt, zum Beispiel: «Als schriftlich gilt auch eine E-Mail oder die Annahme über den Online-Link.»

Bei öffentlichen Auftraggebern. Für Beschaffungsverträge der Bundesverwaltung verlangt das Beschaffungsrecht die Schriftform. Die Beschaffungskonferenz des Bundes versteht darunter auch den Mailverkehr und den Vertragsschluss mit elektronischen Signaturen. Sie empfiehlt den Auftraggeberinnen, die vorgesehene Signatur schon in der Ausschreibung zu nennen.

Das qualifizierte Zertifikat stellt eine nach dem ZertES anerkannte Anbieterin aus. Laut der Beschaffungskonferenz ist die qualifizierte Signatur bei KMU noch wenig verbreitet. Klären Sie deshalb früh, ob Ihr Kunde selbst qualifiziert signieren kann.

Online-Annahme in bexio

Wenn Sie eine Offerte aus bexio per E-Mail versenden, enthält die Nachricht standardmässig einen Link zum Online-Dokument und das PDF. Über diesen Link kann Ihr Kunde die Offerte annehmen oder ablehnen und Ihnen eine Nachricht schreiben. bexio meldet Ihnen, wann der Kunde das Dokument geöffnet hat.

Sobald der Kunde online annimmt, ablehnt oder kommentiert, sendet bexio eine E-Mail an die Person, die im Dokument als Ansprechpartner eingetragen ist. Das Feld finden Sie im Reiter «Einstellungen» des Dokuments. Der Link bleibt 365 Tage ab Erstellungsdatum des Dokuments zugänglich.

Rechtlich ist der Klick eine einfache elektronische Erklärung. Für formfreie Aufträge genügt das, wenn erkennbar ist, wer angenommen hat. Prüfen Sie danach den Status der Offerte, erstellen Sie den Auftrag und senden Sie die Auftragsbestätigung. So liegt alles in einem Belegfluss.

Häufige Fragen

Reicht eine Bestellung per E-Mail?

Bei formfreien Verträgen ja, sofern die Bestellung Ihrer Offerte entspricht und der Absender feststeht. Bewahren Sie die E-Mail auf und bestätigen Sie den Auftrag schriftlich.

Ist eine eingescannte Unterschrift gültig?

Sie gilt als einfache elektronische Signatur. Für formfreie Verträge genügt sie. Die gesetzliche Schriftform erfüllt sie nicht.

Was gilt, wenn meine AGB Schriftform verlangen?

Dann gilt im Zweifel die strenge gesetzliche Schriftlichkeit (Art. 16 OR). Halten Sie in den AGB fest, dass E-Mail und Online-Annahme als schriftlich gelten.

Fazit

Für die meisten Aufträge genügt eine klare Einigung, die Sie mit einer Auftragsbestätigung festhalten. Die qualifizierte elektronische Signatur brauchen Sie nur, wenn das Gesetz oder Ihre Vereinbarung Schriftform verlangt. Regeln Sie in den AGB, was bei Ihnen als schriftlich gilt. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.