Offerten aufbewahren: wie lange und wie

Nicht jede Offerte müssen Sie aufbewahren. Angenommene Offerten halten Leistung und Preis eines Geschäfts fest und erfüllen damit meist die Funktion eines Buchungsbelegs, dann gilt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht (Art. 957a Abs. 3 und Art. 958f OR). Für abgelehnte und abgelaufene Offerten gibt es keine feste Frist: Sie löschen sie, sobald der Zweck entfällt (Art. 6 Abs. 4 DSG).

Was das Gesetz verlangt

Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig sind, um den Geschäftsvorfall hinter einer Buchung nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR). Art. 958f OR nennt die Geschäftskorrespondenz nicht. Das KMU-Portal hält fest: Sie muss nur aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Die ESTV führt unter den möglichen Belegen unter anderem Bestellungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Kauf- und Mietverträge, Arbeitsrapporte, Baukostenabrechnungen und Baupläne auf, dazu Geschäftskorrespondenz, die allenfalls die Funktion eines Buchungsbelegs hat.

Für steuerpflichtige Personen kommt Art. 70 MWSTG dazu: Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen sind bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung aufzubewahren, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Für Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen gelten längere Fristen: 20 Jahre für Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG, 26 Jahre nach der Praxis der ESTV. Das betrifft vor allem Betriebe mit eigenen Liegenschaften. Die allgemeinen Fristen erklärt Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Angenommene Offerten: zehn Jahre

Eine angenommene Offerte hält Leistungsumfang, Preis und Bedingungen fest und ist nötig, um die spätere Rechnung nachzuvollziehen. Nach der gesetzlichen Definition erfüllt sie damit meist die Funktion eines Belegs. Weil die ESTV Offerten nicht ausdrücklich nennt, stimmen Sie Zweifelsfälle mit Ihrem Treuhänder ab.

Die Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres. Ein Beispiel bei Kalenderjahr als Geschäftsjahr: Sie erhalten die Annahme im März 2026 und verbuchen die Schlussrechnung im Dezember 2026. Dann bewahren Sie die Offerte bis mindestens 31. Dezember 2036 auf. Wird erst 2027 verrechnet, rechnen Sie ab Ende 2027. Im Zweifel nehmen Sie das spätere Jahr.

Bewahren Sie auf, was den Auftrag belegt:

• die Offerte als PDF in der versendeten Fassung,
• die Annahme, etwa E-Mail, Unterschrift oder Online-Annahme,
• die gültige AGB-Fassung und spätere Nachträge.

Das hilft auch im Streitfall. Mängelansprüche bei unbeweglichen Werken verjähren fünf Jahre nach der Abnahme (Art. 371 Abs. 2 OR), Forderungen aus Handwerksarbeit nach fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 3 OR).

Abgelehnte und abgelaufene Offerten

Ohne Annahme gibt es keinen Geschäftsvorfall, den die Buchhaltung abbildet. Eine Aufbewahrungspflicht nach OR besteht dafür nicht. Das Datenschutzgesetz verlangt zudem, Personendaten zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4 DSG). Eine Offerte enthält Name und Adresse des Kunden, also Personendaten, siehe Kundendaten in Offerten: Datenschutz in der Praxis.

Legen Sie deshalb eine eigene Frist fest. Gute Gründe fürs Behalten sind das Nachfassen, der Preisvergleich bei Folgeanfragen und der Nachweis, bis wann die Offerte galt. Eine mögliche Regel: «Abgelehnte und abgelaufene Offerten löschen wir 24 Monate nach Ablauf der Gültigkeit.» Die 24 Monate sind ein Beispiel, keine gesetzliche Vorgabe.

In bexio setzen Sie verlorene Offerten auf «Abgelehnt». bexio empfiehlt das, wenn Sie die Historie behalten wollen. Löschen lässt sich ein Angebot nur im Status «Entwurf», und das Löschen ist unwiderruflich. Status und Gültigkeit behandelt Gültigkeit und Status von Offerten in bexio im Griff.

So bewahren Sie auf

Aufbewahren dürfen Sie auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) verlangt unter anderem:

• Integrität: Änderungen müssen feststellbar sein (Art. 3).
• Ordnung und Schutz: sorgfältig, geordnet, vor schädlichen Einwirkungen geschützt. Archivierte Informationen sind von aktuellen zu trennen oder zu kennzeichnen, die Verantwortung ist zu regeln (Art. 5, 7 und 8).
• Verfügbarkeit: Die Unterlagen sind bis zum Fristende innert angemessener Frist einsehbar und prüfbar (Art. 6).
• Informationsträger: unveränderbar, etwa Papier, oder veränderbar mit technischen Verfahren, die die Integrität sichern, einem nachweisbaren Speicherzeitpunkt und dokumentierten Abläufen. Festplatten und Solid-State-Speicher gelten als veränderbar (Art. 9).
• Pflege: Integrität und Lesbarkeit regelmässig prüfen, Datenmigrationen protokollieren (Art. 10).

Ein gewöhnlicher Ordner auf dem Server oder in der Cloud erfüllt das nicht von selbst. Eine Treuhandexpertin im KMU-Portal nennt als einfachen Weg unveränderbare Dateien wie PDF/A auf unveränderbaren Datenträgern oder eine Archivsoftware (DMS). Bei Cloud-Speichern rät sie, sich vom Betreiber bestätigen zu lassen, dass die Daten zehn Jahre abrufbar bleiben.

Praxis in bexio

Ein Angebot lässt sich in bexio nach dem Versand wieder in den Entwurf zurücksetzen und bearbeiten. Sichern Sie darum das PDF in der versendeten Fassung. Mehrere Angebote exportieren Sie in der Liste mit der Aktion «Multi-PDF (Mit Logopapier)» oder «Multi-PDF (Ohne Logopapier)».

Das Dokumenten-Archiv von bexio unterstützt laut Hilfe eine GeBüV-konforme Archivierung. Es ist nur in bestimmten Abos enthalten. Beachten Sie:

• Eine automatische Übernahme aus bexio gibt es derzeit nicht. Sie laden Dokumente selbst hoch.
• Dokumente sind erst ab dem Zeitpunkt der Archivierung GeBüV-konform.
• Beim Hochladen legen Sie die Aufbewahrungsdauer fest. Sie lässt sich danach nicht verkürzen, und bis zum Fristende können Sie das Dokument weder ändern noch löschen. Archivieren Sie deshalb nur Dokumente mit Aufbewahrungspflicht, keine abgelehnten Offerten.
• Der Zugang ist an das aktive bexio-Konto gebunden. Bei einer Kündigung sichern Sie die Daten rechtzeitig.

Welche Dokumente zu archivieren sind, klären Sie laut bexio mit Ihrem Treuhänder.

Häufige Fragen

Muss ich auch die E-Mail zur Offerte aufbewahren?

Aufbewahrungspflichtig ist, was die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Enthält die E-Mail die Annahme, belegt sie den Vertragsschluss. Bewahren Sie sie dann zusammen mit der Offerte auf.

Was gilt, wenn der Kunde die Löschung seiner Daten verlangt?

Das Recht auf Löschung ist laut EDÖB nicht absolut. Besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, etwa für eine angenommene Offerte als Beleg, dürfen Sie die Unterlagen behalten. Daten aus abgelehnten Offerten ohne Aufbewahrungszweck löschen Sie. Mehr dazu in Datenschutz im Kundenstamm: was das nDSG von KMU verlangt.

Reicht die Ablage in bexio?

Die gewöhnliche Dokumentenablage von bexio ist laut bexio-FAQ nicht GeBüV-zertifiziert. Die Nutzer müssen selbst klären, ob ihr Ablagesystem die GeBüV erfüllt. Das Dokumenten-Archiv ist laut Hilfe GeBüV-konform, aber erst ab der Archivierung. Klären Sie mit Ihrem Treuhänder, wie Sie Offerten, Rechnungen und Belege ablegen.

Fazit

Angenommene Offerten bewahren Sie als Beleg zehn Jahre auf, abgelehnte nach einer eigenen Regel nur so lange, wie der Zweck besteht. Sichern Sie die Offerte in der versendeten Fassung und wählen Sie eine Ablage, die Echtheit und Lesbarkeit über die ganze Frist sicherstellt. Mit dem Treuhänder klären Sie, welche Unterlagen bei Ihnen als Beleg gelten.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.