WooCommerce mit bexio verbinden

Die bexio-Hilfe beschreibt für WooCommerce einen Weg über Kontera: Sie schalten das WooCommerce-Add-on ein, verbinden den Shop über die REST-API und lassen Bestellungen als Belege importieren, die Sie kontieren und in die Buchhaltung exportieren. Die Hilfe kennzeichnet den Import als Preview. Rabatte und Bestellungen mit Nettobeträgen werden noch nicht unterstützt. Wer mehr als die Verbuchung braucht, prüft eine Connector-App oder einen eigenen Ablauf.

Wofür dieser Weg gedacht ist

Der beschriebene Weg verbucht Shop-Umsätze. Kontera ist eine Anwendung, die im bexio Marketplace geführt wird und Belege und Transaktionen für die Buchhaltung aufbereitet. Wie Kontera grundsätzlich arbeitet, erklärt der Beitrag Kontera in bexio: Belege automatisch verbuchen. Die Hilfe erwähnt weder die Synchronisation von Produkten noch das Anlegen von Kunden in bexio. Brauchen Sie das, schauen Sie bei den anderen Wegen am Ende dieses Beitrags nach.

Voraussetzungen

1. Ein Kontera-Mandant, der mit Ihrem bexio verbunden ist.
2. Ein WooCommerce-Shop mit erreichbarer REST-API.
3. Ein REST-API-Schlüssel mit Consumer Key und Consumer Secret.
4. Erlöskonten und Durchlaufkonten im Kontenplan. Pro Zahlungsmethode benötigt Kontera ein Durchlaufkonto, etwa für Kreditkarte, TWINT oder Vorkasse.

Schritt 1: Add-on in Kontera aktivieren

Öffnen Sie in Kontera «Einstellungen» → «Add-ons». Die WooCommerce-Integration steht im Bereich «Webshops» oder «PoS-Systeme». Mit dem Einschalten erscheinen zwei neue Menüpunkte: «WooCommerce Bestellungen» und «WooCommerce». Add-ons gelten für den aktiven Mandanten und damit für alle Benutzer. Wie Add-ons grundsätzlich funktionieren, steht im Beitrag Add-ons in bexio aktivieren und verwalten.

Schritt 2: REST-API-Schlüssel in WooCommerce erstellen

Melden Sie sich in WordPress an und öffnen Sie «WooCommerce» → «Einstellungen» → «Erweitert» → «REST API». Klicken Sie auf «Schlüssel hinzufügen». Die Hilfe schreibt: Leseberechtigung reicht aus. Die Anleitung von WooCommerce zeigt, dass Sie eine Beschreibung und einen Benutzer wählen und dann den Consumer Key und das Consumer Secret erhalten. Das Secret erscheint nur einmal. Kopieren Sie es an einen geschützten Ort, bevor Sie die Seite verlassen. Vergeben Sie bewusst nur die Berechtigung, die der Import braucht.

Schritt 3: Shop in Kontera verbinden

1. Klicken Sie in Kontera auf «WooCommerce Bestellungen». Kontera fordert Sie auf, Ihren Shop zu verbinden.
2. Wählen Sie «WooCommerce REST API».
3. Geben Sie die Zugangsdaten ein.
4. Ist die Verbindung hergestellt, sehen Sie sie in der Übersicht. Unter «WooCommerce Bestellungen» erscheinen Ihre abgeschlossenen Bestellungen.

Schritt 4: Durchlaufkonten festlegen

Nach dem Import der ersten Bestellung wechseln Sie zu «WooCommerce». Kontera meldet dort eine neu erkannte Bankverbindung oder Kreditkarte. Klicken Sie auf «Bankverbindung einrichten» und ordnen Sie jeder Zahlungsmethode ihr Durchlaufkonto zu. Ein Gebührenkonto müssen Sie setzen, auch wenn Kontera es bei WooCommerce-Buchungen nicht bebucht.

Kontera bucht jede Bestellung zweifach: als Erlös auf Ihr Erlöskonto und als Forderung auf das Durchlaufkonto der Zahlungsmethode. Zahlt der Zahlungsanbieter später auf Ihr Bankkonto aus, gleichen Sie das Durchlaufkonto üblicherweise dagegen aus. Das klären Sie mit Ihrem Treuhänder. Wie solche Umbuchungen aussehen, zeigt der Beitrag Transferkonto: Geld zwischen eigenen Konten buchen.

Schritt 5: Belege kontieren und exportieren

1. Öffnen Sie die importierten Belege. Zu jeder Bestellposition gibt es eine Position im Beleg.
2. Wählen Sie bei «Konto» das Erlöskonto, auf dem Sie den Bruttoerlös verbuchen möchten, und den passenden Steuersatz.
3. Speichern Sie Beleg und Kontierung. Optional schalten Sie die «Automatische Kontierung» ein. Kontera kontiert dann spätere Belege selbst, sofern es Ihren üblichen Steuersatz kennt.
4. Öffnen Sie den Export. Dort liegt die Buchung bereit. Fahren Sie mit der Maus über den Betrag, um eine Vorschau zu sehen.
5. Wählen Sie die Buchung aus und übertragen Sie sie in Ihr Buchhaltungssystem.

Für Debitorenrechnungen nennt die Hilfe in einem normalen bexio-Konto die Übertragung als manuelle Buchung. Ob das für WooCommerce-Bestellungen genauso gilt, nennt die Hilfe nicht ausdrücklich. Prüfen Sie es mit einer Testbestellung und besprechen Sie das Ergebnis mit Ihrem Treuhänder.

Grenzen des Preview-Imports

• Rabatte: Bestellungen mit Rabatten sind noch nicht unterstützt. Kontrollieren Sie Gutscheincodes und Aktionen.
• Nettobeträge: Bestellungen mit Nettobeträgen lassen sich nicht importieren.
• Umfang: Die Hilfe beschreibt Verbuchung. Kunden, Produkte und Lagerbestände gehören nicht dazu.

Andere Wege zur Anbindung

Der Marketplace führt einen «WooCommerce Connector by Helvy», den er als Lösung beschreibt, um den WooCommerce-Shop mit bexio zu synchronisieren. Eine Connector-App ist sinnvoll, wenn Sie Kunden und Produkte abgleichen möchten. Wie Sie dabei vorgehen und was zu klären ist, zeigt der Beitrag Shopify mit bexio verbinden, der für WooCommerce sinngemäss gilt. Daneben können Sie eigene Abläufe mit Plattformen wie Make bauen, die WooCommerce als App führt. Bei Anbindungen von Drittanbietern bietet bexio laut Hilfe keinen Support.

Häufige Fragen

Reicht die Leseberechtigung für den Schlüssel wirklich?

Ja, laut bexio-Hilfe genügt sie, weil Kontera Bestellungen nur abruft. Für andere Abläufe, die Daten im Shop ändern, brauchen Sie Schreibrechte.

Wo finde ich den Import, wenn der Menüpunkt fehlt?

Prüfen Sie, ob das Add-on für den richtigen Mandanten eingeschaltet ist. Die Hilfe nennt es unter «Einstellungen» → «Add-ons».

Soll ich gleich alle Bestellungen importieren?

Nein. Importieren Sie zuerst wenige Bestellungen und prüfen Sie Belege, Konten und Steuersätze. Erst wenn alles passt, verarbeiten Sie grössere Mengen.

Fazit

WooCommerce lässt sich über Kontera sauber verbuchen: Add-on aktivieren, REST-API-Schlüssel erstellen, Shop verbinden, Durchlaufkonten festlegen, Belege kontieren, exportieren. Der Import ist in der Preview und kennt weder Rabatte noch Nettobestellungen. Klären Sie Konten und Steuersätze vorab mit Ihrem Treuhänder und beginnen Sie mit wenigen Testbestellungen.