Add-ons in bexio aktivieren und verwalten

Mit «Add-on» meint die bexio-Hilfe nicht eine einzige Sache, sondern drei: kostenpflichtige Optionen in Ihrem bexio-Abo, Erweiterungen und Apps von Partnern sowie Add-ons in Kontera. Jede Art aktivieren, prüfen und beenden Sie an einem anderen Ort und mit anderen Folgen. Wer das auseinanderhält, schaltet nichts versehentlich ab und zahlt nicht für etwas, das längst nicht mehr genutzt wird.

Drei Arten von Add-ons

Daneben nennt die Hilfe auch einzelne bexio-Funktionen Add-on, etwa die Zwei-Faktor-Anmeldung mit dem Google Authenticator. Sie richten sie in Ihrem Benutzerprofil im Bereich Sicherheit ein. Wie das geht, zeigt der Beitrag Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.

Optionen im bexio-Abo

Ihr Paket und zusätzliche Optionen ändern Sie unter «Einstellungen» → «Paket und Optionen» im Reiter «Übersicht» mit «Ändern». Die Hilfe beschreibt, wann die Änderung wirkt:

• Aktivieren oder erweitern: Ein Upgrade oder eine kostenpflichtige Option, zum Beispiel die Lohnbuchhaltung, greift sofort. Am nächsten Werktag erhalten Sie eine anteilsmässige Rechnung für die Restlaufzeit der aktuellen Periode.
• Deaktivieren oder reduzieren: Ein Downgrade oder das Abschalten einer Option greift erst auf das Ende der Vertrags- und Rechnungsperiode. Bis dahin können Sie das Downgrade rückgängig machen.

Bei einem Downgrade verlieren Sie laut Hilfe den Zugang zu gewissen Funktionen, und die Zahl möglicher Benutzer ändert sich. Prüfen Sie beides, und passen Sie Dokumente und Benutzer an, bevor die Änderung greift.

Die Hilfe nennt an anderer Stelle den Bereich «Pakete, Lizenzen & Benutzer» für Pakete, Lizenzen und Add-ons sowie den Bereich «Add-ons, Apps & API» für die Einstellungen der Add-ons und die API-Schlüssel. Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Stand der Oberfläche. Finden Sie einen Bereich nicht, hilft die Schnellzugriffsfunktion unter «Einstellungen». Wie Sie Einstellungen finden, steht im Beitrag Einstellungen in bexio finden.

Apps und Anbindungen von Partnern

Aktivieren: Eine App von einem Drittanbieter bestellen oder integrieren Sie im Marketplace oder beim Anbieter. Mit der Bestellung beziehungsweise Integration gewähren Sie laut Marketplace-AGB die nötigen Zugriffsrechte. Sie behalten jederzeit die Kontrolle und können den Zugriff einschränken oder verweigern. Vor dem ersten Einsatz gilt die Prüfliste aus dem Beitrag Apps im bexio-Marketplace sinnvoll auswählen.

Prüfen und beenden: Öffnen Sie «Alle Einstellungen» → «Apps & API» → «Apps». Dort stehen die verbundenen Anwendungen. Mit «Entfernen» beenden Sie die Berechtigung. Die Hilfe zeigt das am Beispiel von Zapier.

Vertrag und Support: Der Vertrag besteht ausschliesslich mit dem Drittanbieter. Auch die Kündigung richtet sich grundsätzlich an ihn. Kündigen Sie Ihr bexio-Konto, werden Marketplace-Angebote nicht automatisch mitgekündigt. Für Anbindungen von Drittanbietern bietet bexio keinen Support.

Add-ons in Kontera

Kontera lässt sich mit zusätzlichen Funktionen erweitern. Sie finden sie in Kontera unter «Einstellungen» → «Addons» oder über den Menüpunkt «Add-ons» unten links in der Navigation. Dort liegen zum Beispiel Anbindungen für Webshops, Kassensysteme und Zahlungsanbieter, Inbox-Funktionen wie ePost sowie der Freigabeprozess.

Was Sie wissen sollten:

• Pro Mandant: Add-ons gelten für den aktiven Mandanten und werden daher für alle Benutzer ein- oder ausgeschaltet.
• Jederzeit wechselbar: Sie können Add-ons laut Hilfe jederzeit ein- und wieder ausschalten.
• Abo: Die meisten Funktionen stehen laut Hilfe unabhängig vom gewählten Abo zur Verfügung. Einzelne Funktionen sind an ein höheres Abo gebunden. Das steht in der jeweiligen Anleitung.
• Preview: Einige Funktionen sind als Preview markiert, weil dafür noch Erfahrungswerte fehlen.

Beim Ausschalten verschwinden die Funktionen für alle Benutzer. Transaktionen von Anbietern, die über das Add-on angebunden waren, lassen sich dann nicht mehr über das Add-on verwalten. Buchungen, die sich noch in einer Freigabe befinden, bleiben dort liegen, wenn Sie den Freigabeprozess deaktivieren. Schalten Sie die ePost-Integration aus, kommen keine neuen Dokumente mehr an, bereits importierte Belege bleiben erhalten. Schliessen Sie deshalb alle nötigen Arbeiten ab, bevor Sie ein Add-on deaktivieren. Mehr zu Kontera finden Sie im Beitrag Kontera in bexio: Belege automatisch verbuchen.

Checkliste vor dem Deaktivieren

1. Nutzung klären: Wer arbeitet mit dem Add-on? Fragen Sie die Benutzer, bevor Sie etwas abschalten.
2. Offenes abschliessen: Prüfen Sie Freigaben, importierte Transaktionen und angefangene Buchungen.
3. Zugriff entfernen: Bei Apps von Partnern entfernen Sie die Verbindung unter «Apps & API».
4. Vertrag beenden: Kündigen Sie beim Anbieter und beachten Sie dessen Fristen.
5. Festhalten: Notieren Sie Datum, Grund und Verantwortliche. So finden Sie später nach, warum etwas fehlt.

Häufige Fragen

Ist ein Add-on dasselbe wie eine App?

Die Hilfe verwendet beide Begriffe nebeneinander. Im Marketplace heissen die Angebote Apps. In der Anleitung zu PepperShop und in Kontera heissen Erweiterungen Add-ons. Entscheidend ist, wer die Leistung erbringt und wo Sie sie verwalten.

Kostet ein Add-on extra?

Das hängt von der Art ab. Optionen im bexio-Abo sind kostenpflichtig, die Hilfe nennt die Lohnbuchhaltung als Beispiel. Bei Partner-Apps entscheidet der Anbieter. Prüfen Sie Preise und Laufzeit direkt im Angebot und nicht in einer Anleitung, die älter sein kann.

Kann ich ein Add-on wieder aktivieren?

In Kontera ja, jederzeit. Bei Optionen im Abo können Sie ein Downgrade bis zum Ende der Periode rückgängig machen. Bei Apps von Partnern bestellen Sie neu, sofern der Vertrag gekündigt wurde.

Fazit

Add-ons sind in bexio kein einheitlicher Baustein. Optionen im Abo, Apps von Partnern und Add-ons in Kontera haben je einen eigenen Ort, einen eigenen Vertragspartner und eigene Folgen beim Abschalten. Prüfen Sie vor jedem Deaktivieren, was daran hängt, schliessen Sie offene Arbeiten ab und beenden Sie bei Partner-Apps auch den Vertrag beim Anbieter.