PepperShop mit bexio verbinden

Das bexio-Modul im PepperShop verbinden Sie in der PepperShop-Administration in vier Schritten: Verbindung herstellen und mit Ihren bexio-Zugangsdaten freigeben, Benutzer und Ertragskonten festlegen, Zahlungsarten Bankkonten zuweisen, danach Produkte und Kunden aus bexio importieren. Damit lassen sich Produkte synchronisieren, Kundenstammdaten austauschen und Bestellungen automatisch an die Buchhaltung übermitteln. Führendes System für Ihre Artikel bleibt bexio.

Voraussetzungen prüfen

Bevor Sie starten, stellen Sie sicher, dass diese Punkte stimmen:

1. Sie haben ein aktives und vollständig eingerichtetes bexio-Konto.
2. Sie haben Administratorenrechte für Ihren PepperShop und für Ihr bexio-Konto.
3. Artikel, Benutzer, Ertragskonten und Bankkonten sind in bexio erfasst.
4. Ihr Shop wird bei PepperShop gehostet. Bei einem externen Server fehlt das Modul.

Die dritte Voraussetzung entscheidet über die Qualität des Ergebnisses. Wie Sie den Artikelstamm aufbauen, beschreibt der Beitrag Artikelstamm in bexio aufbauen. Wie Sie Konten für Bank und Kasse anlegen, steht im Beitrag Bank- und Kassenkonto anlegen. Praktisch ist ein eigenes Ertragskonto für Portokosten und andere Zuschläge. Die bexio-Hilfe empfiehlt das, weil es später die Übersicht in der Buchhaltung erleichtert.

Schritt 1: PepperShop mit bexio verbinden

1. Melden Sie sich in der PepperShop-Administration an.
2. Klicken Sie in der linken Navigation auf das Modul bexio.
3. Klicken Sie unter «Verbindung zu bexio» auf «Neu erstellen».
4. Es öffnet sich ein neues Fenster. Melden Sie sich mit Ihren bexio-Zugangsdaten an und erlauben Sie PepperShop den Zugriff.
5. Kehren Sie in die PepperShop-Administration zurück und setzen Sie ein Häkchen bei «Aktivierung».
6. Klicken Sie ganz unten auf «Speichern». Oben erscheinen zwei weitere Reiter für die nächsten Schritte.

Achten Sie beim Zustimmungsfenster darauf, welche Zugriffe Sie freigeben. Verbundene Anwendungen führt bexio laut Hilfe unter «Alle Einstellungen» → «Apps & API» → «Apps». Die Hilfe zeigt das am Beispiel von Zapier. Ob Ihre PepperShop-Verbindung dort ebenfalls erscheint, prüfen Sie nach der Einrichtung selbst.

Schritt 2: Schnittstelle konfigurieren

Wechseln Sie zum Reiter «Konfiguration». Zwei Angaben sind nötig:

• Benutzer: Im Feld «Benutzer-ID» wählen Sie den bexio-Benutzer aus, unter dem die Bestellungen angelegt werden. Nehmen Sie eine feste Person oder einen Sammelbenutzer, den Sie bewusst dafür bestimmt haben. Wie Benutzer und Rechte in bexio organisiert werden, erklärt der Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.
• Standardpositionen: Im Bereich «Kontenzuweisung Standardpositionen» legen Sie die bexio-Ertragskonten für Positionen fest, die keine physischen Produkte sind. Die Hilfe nennt als Beispiele Versandkosten, Mindermengenzuschläge und PayPal-Gebühren.

Klicken Sie danach auf «Speichern».

Schritt 3: Zahlungsverbindungen zuweisen

Wechseln Sie zum Reiter «Zahlungsverbindung». Wählen Sie für jede Zahlungsart, die Ihr Shop anbietet, im Dropdown-Menü das passende bexio-Bankkonto. So landen Zahlungen direkt auf dem richtigen Konto. Fehlt ein Konto in der Auswahl, legen Sie es zuerst in bexio an und kehren dann zurück.

Schritt 4: Produkte und Kunden synchronisieren

1. Wechseln Sie zum Reiter «Schnittstelle».
2. Klicken Sie auf «Produkte aus bexio importieren» und bestätigen Sie die Abfrage mit «Ok».
3. Klicken Sie anschliessend auf «bexio-Kunden importieren» und bestätigen Sie ebenfalls.
4. Öffnen Sie bei Bedarf in der linken Navigation den Bereich «Kategorien», um die neu importierten Produkte einzuordnen.

Machen Sie vor dem ersten Produktimport eine Sicherung. Die Hilfe warnt, dass Shop-Produkte ohne passende Artikelnummer in bexio beim Import unwiderruflich gelöscht werden. Gibt es solche Produkte, exportieren Sie diese zuerst nach bexio. Wie Sie Artikel in bexio ergänzen und Preise pflegen, zeigt der Beitrag Artikel importieren und Preise aktualisieren.

So arbeiten Sie danach weiter

bexio ist der Master für Ihre Artikelverwaltung. Möchten Sie Preise, Lagerbestände oder Produktbeschreibungen ändern, tun Sie das immer zuerst in bexio. Was mit Änderungen geschieht, die Sie nur im Shop vornehmen, nennt die Hilfe nicht. Rechnen Sie deshalb damit, dass sie beim nächsten Abgleich nicht erhalten bleiben. Die genauen Synchronisationsregeln stehen laut bexio-Hilfe in der Dokumentation von PepperShop. Lesen Sie sie, bevor Sie den Abgleich regelmässig nutzen.

Nach der Einrichtung lohnt sich eine Testbestellung. Legen Sie einen erkennbaren Musterkunden wie «Beispiel AG» an, lösen Sie eine Bestellung mit jeder angebotenen Zahlungsart aus und prüfen Sie in bexio, ob Benutzer, Ertragskonto und Bankkonto stimmen.

Häufige Fragen

Was passiert mit Shop-Produkten, die nicht in bexio existieren?

Beim Import aus bexio werden Produkte, deren Artikelnummern in bexio nicht vorhanden sind, unwiderruflich im Shop gelöscht. Exportieren Sie solche Produkte vorher nach bexio.

Warum sind Kategorien nach dem Import verschwunden?

Kategorien ohne Produkte werden beim Synchronisieren automatisch entfernt. Das ist laut Hilfe gewollt, damit das System aufgeräumt bleibt.

Was tue ich bei einer Fehlermeldung beim Import oder Export?

Oft fehlen in bexio Pflichtfelder wie Artikelnummer, Einheit oder Preis. Die Ursache steht meist in der Meldung. Ergänzen Sie die Angaben in bexio und starten Sie den Vorgang erneut.

Wer hilft bei Störungen?

Für Anbindungen von Partnern bietet bexio laut Hilfe keinen Support. Wenden Sie sich an den Anbieter der Anwendung.

Fazit

Die Verbindung zwischen PepperShop und bexio steht nach vier Schritten: verbinden, konfigurieren, Zahlungen zuweisen, Produkte und Kunden importieren. Entscheidend ist die Vorbereitung in bexio mit vollständigen Artikeln, Benutzern und Konten. Behalten Sie bexio als führendes System im Blick, sichern Sie vor dem Import und prüfen Sie das Ergebnis mit einer Testbestellung.