Kassensystem mit bexio verbinden

Ein Kassensystem verbuchen Sie in bexio am übersichtlichsten über den Tagesabschluss: Die Erlöse nach Warengruppe und die Zahlungen nach Zahlungsart werden getrennt gebucht und über Durchlaufkonten verbunden. Die bexio-Hilfe beschreibt diesen Weg für Lightspeed (K-Series) mit dem Lightspeed-Add-on von Kontera. Für andere Kassen gilt dasselbe Prinzip, sofern sie einen Tagesbericht mit Warengruppen, Steuern und Zahlungsarten liefern.

Das Prinzip: Umsatz und Zahlung getrennt buchen

Eine Kasse nimmt Geld auf vielen Wegen ein: bar, mit Karte, mit TWINT. Wer jede Zahlung einzeln bucht, verliert schnell den Überblick. Besser ist eine Trennung in zwei Teile. Zuerst buchen Sie den Tagesumsatz nach Warengruppen auf die Erlöskonten, und zwar gegen ein Durchlaufkonto der Kasse. Danach verteilen Sie diesen Betrag nach Zahlungsart auf weitere Durchlaufkonten.

Ein Beispiel mit Musterwerten. Die Konten sind frei gewählt, Ihr Kontenplan weicht ab:

Das Durchlaufkonto der Kasse geht auf null auf, denn CHF 960.00 Umsatz entsprechen CHF 560.00, CHF 140.00 und CHF 260.00 Zahlungen. Kommen später die Abrechnungen Ihrer Zahlungsanbieter, vergleichen Sie sie mit dem jeweiligen Durchlaufkonto. Die Hilfe nennt als Vorteil, dass Sie Abweichungen so schneller finden, weil Umsätze und Zahlungen täglich in der Buchhaltung stehen. Wie Umbuchungen zwischen eigenen Konten gelingen, zeigt der Beitrag Transferkonto: Geld zwischen eigenen Konten buchen.

Vorbereitung in der Buchhaltung

Die Hilfe empfiehlt drei Vorarbeiten:

1. Ertragskonten aufsetzen, im Idealfall eines pro Warengruppe in der Kasse.
2. Ein Durchlaufkonto für den Kassenumsatz erstellen.
3. Ein Durchlaufkonto je Zahlungsart erstellen, die Sie auch in der Kasse eingerichtet haben.

Besprechen Sie die Konten mit Ihrem Treuhänder, bevor Sie starten. Möchten Sie Bargeld in bexio in Dokumenten nutzen, legen Sie ein Kassenkonto an. Das geht im Bereich «Banking» über das Drei-Punkte-Symbol neben «Bankkonto hinzufügen» mit «Neues Kassenkonto». Die Schritte beschreibt der Beitrag Bank- und Kassenkonto anlegen.

Lightspeed (K-Series) einrichten

Kontera nutzt den «Mirus Export» von Lightspeed. Er enthält Warengruppen, Mehrwertsteuer und Zahlungsarten.

1. Add-on aktivieren: Öffnen Sie in Kontera «Einstellungen» → «Addons». Unter den Kassensystemen finden Sie Lightspeed. Mit einem Klick aktivieren Sie es, danach erscheint der Menüpunkt «Lightspeed».
2. Bericht in Lightspeed einrichten: Öffnen Sie im Lightspeed-Backend unter «Einstellungen» den Punkt «Automatisiertes Berichtswesen». Legen Sie einen Bericht als «Bericht zu generieren» an und wählen Sie den «Mirus Export». Als Granularität nehmen Sie «Ende des Tages». Senden Sie den Bericht an Ihr Kontera-Postfach und klicken Sie auf «Aktivieren».
3. Konten vorab hinterlegen (optional): Bei der Warengruppe können Sie über «Warengruppe bearbeiten» im Feld «Buchhaltungs-ID» die Kontonummer aus Ihrem Kontenplan eintragen.
4. Auf den ersten Bericht warten: Er wird am Folgetag per E-Mail verschickt, meist vor 08:00 Uhr. Dann beginnt Kontera mit der Verarbeitung.
5. Umsätze verbuchen: Es erscheint ein neuer Beleg. Ordnen Sie die Warengruppen den Erlöskonten zu, sofern noch nicht geschehen, und speichern Sie mit «Kontierung».
6. Durchlaufkonto setzen: Wechseln Sie zum Bereich Lightspeed und folgen Sie dem Hinweis. Kontera verlangt bei allen Bankkonten ein Gebührenkonto. Hier wird es nicht bebucht, muss aber zum Speichern gesetzt werden. Nehmen Sie das Durchlaufkonto der Kasse.
7. Buchungsregeln anlegen: Für jede Zahlungsart erzeugt Kontera eine Transaktion. Hinterlegen Sie je Zahlungsart eine Buchungsregel, zum Beispiel für Bar, TWINT und Karte. Dann lösen Sie diese Transaktionen automatisch oder mit «Buchungsregeln anwenden» aus.
8. Vollautomatisch buchen: Ab dem zweiten Tag kennt Kontera Ihre Art zu buchen und fragt, ob es die Umsätze automatisch kontieren soll. Setzen Sie dafür das Häkchen.

Andere Kassensysteme

Die bexio-Hilfe beschreibt nur Lightspeed. Wie Sie bei anderen Kassen vorgehen, hängt davon ab, was die Kasse liefert.

• Gibt es ein Add-on? Kontera ordnet Add-ons nach Bereichen, zum Beispiel Kassensysteme, PoS-Systeme, Webshops oder Zahlungsanbieter. Prüfen Sie unter «Einstellungen» → «Addons», ob Ihre Kasse dabei ist. Add-ons lassen sich laut Hilfe jederzeit ein- und ausschalten.
• Karten und TWINT: Kontera erkennt Gutschriften zahlreicher Zahlungsdienstleister automatisch und teilt sie in Bruttobetrag und Gebühr auf. In der Hilfe sind unter anderem TWINT, Worldline, PostFinance und SIX Payment Services genannt. Dazu legen Sie eine Buchungsregel an. Mehr dazu im Beitrag TWINT, SumUp und Worldline in bexio verbuchen.
• Ohne Anbindung: Liefert die Kasse einen Tagesbericht, können Sie ihn nach dem Muster oben von Hand buchen. Das ist eine Empfehlung aus der Praxis und keine Funktion, die die Hilfe beschreibt.

Fragen Sie den Kassenanbieter nach drei Dingen: Lässt sich der Tagesabschluss automatisch exportieren? Enthält er Warengruppen, Steuersätze und Zahlungsarten? Wie wird er zugestellt?

Häufige Fragen

Brauche ich Kontera für diesen Weg?

Für den in der Hilfe beschriebenen Weg ja, denn die Verbuchung läuft über das Lightspeed-Add-on. Wie Kontera funktioniert, erklärt der Beitrag Kontera in bexio: Belege automatisch verbuchen.

Warum verlangt Kontera ein Gebührenkonto?

Kontera verlangt es bei allen Bankkonten. Bei Lightspeed wird es nicht bebucht, muss aber zum Speichern trotzdem gesetzt werden.

Wann kommt der erste Beleg?

Am Tag nach der Aktivierung des Berichts. Die Hilfe rechnet mit einem Eingang meist vor 08:00 Uhr.

Wer hilft bei Störungen?

Für Anbindungen von Partnern bietet bexio laut Hilfe keinen Support. Wenden Sie sich bei Problemen mit dem Bericht an den Anbieter der Kasse und bei Fragen zu Kontera an dessen Support.

Fazit

Ein Kassensystem lässt sich sauber verbuchen, wenn Umsatz und Zahlung getrennt gebucht werden. Für Lightspeed (K-Series) beschreibt die bexio-Hilfe den Weg über das Kontera-Add-on: Bericht einrichten, Warengruppen kontieren, Durchlaufkonten und Buchungsregeln festlegen. Bei anderen Kassen klären Sie zuerst, ob ein Add-on existiert und welche Daten die Kasse liefert. Starten Sie mit wenigen Tagen und lassen Sie die Konten von Ihrem Treuhänder prüfen.