Quellensteuer in bexio erfassen und melden

Ausländische Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung unterliegen der Quellensteuer. Der Arbeitgeber zieht sie vom Lohn ab und liefert sie an die kantonale Steuerverwaltung. In bexio erfassen Sie dafür die Kantone im Unternehmen und die Steuerdaten bei jedem Mitarbeitenden. Die Berechnung erfolgt dann automatisch nach den kantonalen Tarifen. Gemeldet wird per ELM.

Wer quellensteuerpflichtig ist und was Sie als Arbeitgeber tun müssen

Nach Art. 83 des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer (DBG) unterliegen Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung, die in der Schweiz steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt haben, der Quellensteuer. Ehegatten in ungetrennter Ehe sind ausgenommen, wenn einer von ihnen das Schweizer Bürgerrecht oder die Niederlassungsbewilligung besitzt. Im Ausland wohnhafte Arbeitnehmende unterliegen nach Art. 91 DBG für ihr in der Schweiz erzieltes Einkommen ebenfalls der Quellensteuer. Die ESTV nennt als Beispiele Grenzgängerinnen und Grenzgänger, Wochenaufenthaltende sowie Künstlerinnen, Künstler, Sportlerinnen und Sportler.

Als Schuldner der steuerbaren Leistung müssen Sie nach Art. 88 DBG:

• bei Fälligkeit der Geldleistung die Steuer zurückbehalten,
• dem Steuerpflichtigen eine Aufstellung oder Bestätigung über den Abzug ausstellen,
• die Steuer periodisch an die zuständige Steuerbehörde abliefern und mit ihr abrechnen.

Sie haften für die Entrichtung der Quellensteuer. Dafür erhalten Sie eine Bezugsprovision von 1 bis 2 Prozent des gesamten Quellensteuerbetrags, die die Steuerbehörde festsetzt. Die Steuer wird von den Bruttoeinkünften berechnet (Art. 84 DBG). Die Tarife sind kantonal. Die ESTV stellt für Lohnbuchhaltungen kantonale Tarifdateien bereit. Lesbare Tarife gibt es nur bei den kantonalen Steuerverwaltungen.

Schritt 1: Kantone im Unternehmen erfassen

Die Quellensteuer-Einstellungen finden Sie in bexio an zwei Orten. Im Unternehmen geben Sie unter «Stammdaten» → «Quellensteuer» alle Kantone an, die für Ihren Betrieb und Ihre Angestellten relevant sind. Dazu tragen Sie die Kundennummer (QST-ID) für den jeweiligen Kanton ein. Neue Kantone fügen Sie mit «Hinzufügen» an und bestätigen mit «Speichern». Bei mehreren Filialen können Sie optional einen Buchungskreis definieren. Die Kundennummer ist auch Voraussetzung für die elektronische Meldung. Die bexio-Hilfe bezeichnet sie dort als SSL-Nummer.

Schritt 2: Steuerdaten beim Mitarbeitenden erfassen

Beim Mitarbeitenden öffnen Sie «Quellensteuer» und füllen die Liste aus. Aktivieren Sie «Mitarbeiter ist quellensteuerpflichtig» und erfassen Sie Tarifcode, Konfession und Beschäftigungsart. Wo die Maske im Ablauf der Erfassung steht, zeigt Mitarbeitende in bexio erfassen und mutieren.

Der Tarifcode

Der Tarifcode kommt von den Steuerbehörden und verweist auf eine Tariftabelle des Kantons. Laut bexio-Hilfe hat er drei Stellen:

Ein Beispiel ist A0N. Bei Tarifcode B erfassen Sie zusätzlich die Daten des Ehepartners, bei Tarifcode C auch dessen Einkommen. Sind Sie beim Code unsicher, wenden Sie sich an die ESTV oder die kantonale Behörde.

Weitere Angaben

• Haupt- oder Nebenbeschäftigung: Bei Nebenbeschäftigung geben Sie an, wie viel die Person bei weiteren Arbeitgebern verdient oder arbeitet. Wie das den Satz beeinflusst, beschreibt Quellensteuer für Stundenlöhner und Satzbestimmung.
• Grenzgänger: Hier wählen Sie, ob es sich um einen Wochen- oder Tagesaufenthalter handelt. Bei Wochenaufenthaltern gehört die Adresse in der Schweiz dazu.
• Arbeitstage in der Schweiz: Mit dieser Einstellung legen Sie fest, wie viele Tage im Monat in der Schweiz gearbeitet wurde. Sie beeinflusst die Berechnung in der Lohnabrechnung.

Bleibt das Feld für Kanton und Gemeindenummer leer, fehlt laut Hilfe die Gemeindenummer beim Mitarbeitenden, die Gemeindenummer der Betriebsstätte oder die Angabe zu Wochen- oder Tagesaufenthalt.

Schritt 3: Lohnarten prüfen

In den Lohnarten legt eine eigene Eigenschaft QST fest, ob eine Lohnart quellensteuerpflichtig ist. Bei bestehenden Lohnarten lässt sie sich nicht ändern. Prüfen Sie deshalb früh, ob der Standard-Lohnartenstamm zu Ihrem Betrieb passt.

Berechnung in der Lohnabrechnung

bexio nimmt die Berechnung nach den kantonalen Quellensteuertabellen vor. Es ermittelt aus Ihren Angaben den Kanton, in dem die Steuer zu entrichten ist, und prüft mit dem erfassten Lohn, welcher Prozentsatz gilt. Beim Monatsmodell ist der Monat die Steuerperiode, massgebend sind die monatlichen Bruttoeinkünfte. Bei untermonatigem Eintritt oder Austritt rechnet bexio die regelmässigen Bestandteile auf 30 Kalendertage hoch, nicht aber Bonus, Gratifikation oder Ferienentschädigung. Der Abzug erscheint dann automatisch in der Lohnabrechnung.

Quellensteuer melden per ELM

Über ELM bereiten Sie die monatliche Meldung an die kantonalen Steuerämter auf. Laut Swissdec ist für die Quellensteuer ab dem Abrechnungsjahr 2026 ELM 5.0 oder höher erforderlich, die letzte Übermittlung mit ELM 4.0 war am 31. März 2026. Wie Sie das Verfahren allgemein nutzen, steht in ELM: Löhne elektronisch melden mit bexio. Ob Ihr Kanton eine bestimmte Abrechnungsform verlangt, erfahren Sie bei der kantonalen Steuerverwaltung.

1. Öffnen Sie unter «Lohnabrechnung» die Rubrik «QST Meldungen» und wählen Sie den Monat. Zur Auswahl stehen die Kantone, für die eine Kundennummer hinterlegt ist.
2. Laden Sie entweder den Quellensteuerbericht für einzelne Kantone herunter oder wählen Sie mindestens einen Kanton und klicken Sie auf «Daten aufbereiten». Dann berechnet bexio die Voransicht der Meldung.
3. bexio erkennt Mutationen bei den Mitarbeitenden und listet sie auf. Sie können sie bei Bedarf löschen, damit sie nicht übermittelt werden.
4. Senden Sie die Meldung. Sie erscheint unter «Gesendete Meldungen».

Dort sehen Sie den Status pro Meldung. Mit «Hinweise» rufen Sie allfällige Hinweise zur Meldung ab. Die «Resultatabfrage» liefert die Quittung der Steuerverwaltung. Die Behörde akzeptiert oder lehnt eine Meldung ab. Nach Fehlern können Sie korrigieren und erneut senden.

Korrekturen

Für bereits gemeldete Monate legen Sie in der Rubrik «Quellensteuer Korrekturen» mit «Neue Korrektur» einen Eintrag an. Wählen Sie Mitarbeitenden und Monat und tragen Sie die korrekten Werte für Kanton, Lohn, satzbestimmenden Lohn, QST-Satz und Betrag ein. bexio meldet die Korrektur der Steuerverwaltung und übernimmt sie als Differenzbetrag in die nächste offene Lohnabrechnung. Zu allgemeinen Korrekturen siehe Korrekturen im Lohn und die Timeline.

Häufige Fragen

Wer haftet, wenn zu wenig abgezogen wurde?

Der Arbeitgeber. Nach Art. 88 Abs. 3 DBG haftet der Schuldner der steuerbaren Leistung für die Entrichtung der Quellensteuer. Prüfen Sie Tarifcode und Stammdaten deshalb sorgfältig.

Muss ich Grenzgänger anders erfassen?

Ja, es kommen zusätzliche Angaben dazu, etwa Wochen- oder Tagesaufenthalt und «Arbeitstage in der Schweiz». Für französische Grenzgänger beschreibt die bexio-Hilfe zusätzliche Tage für Homeoffice und Reisen seit dem 1. Januar 2026. Auf der Seite der ESTV steht zudem eine Arbeitgeberbescheinigung für in Frankreich ansässige Arbeitnehmende, erstmals Anfang 2027 für die Steuerperiode 2026.

Woher bekomme ich den richtigen Tarifcode?

Der Code gibt Auskunft über persönliche Verhältnisse, Kinder und Kirchensteuer. Im Zweifel fragen Sie die ESTV oder die zuständige kantonale Behörde.

Fazit

Wer Kantone, Kundennummer und Steuerdaten der Mitarbeitenden sauber erfasst, lässt bexio die Quellensteuer automatisch berechnen und über ELM melden. Der Tarifcode ist die kritische Angabe, denn Sie haften für den Abzug. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.