ELM: Löhne elektronisch melden mit bexio

ELM steht für Einheitliches Lohnmeldeverfahren. Damit übermitteln Sie Lohndaten direkt aus der Lohnbuchhaltung an Ausgleichskasse, Versicherungen und Quellensteuerbehörde, statt Formulare auszufüllen. In bexio hinterlegen Sie die Versicherungsdaten einmal, wählen nach dem letzten Lohnlauf die Empfänger aus und prüfen danach die Quittungen.

Was ELM ist und wer mitmacht

Swissdec ist ein Verein, dessen Träger unter anderem die AHV/IV, die Schweizerische Steuerkonferenz, die Suva, der Versicherungsverband SVV und das Bundesamt für Statistik sind. Er legt fest, welche Lohnmeldedaten in welchem Format übermittelt werden und wie der Austausch zwischen Lohnprogramm und Empfänger abläuft.

Der Ablauf ist überall gleich: Sie erfassen die Löhne in der zertifizierten Lohnbuchhaltung, wählen die Empfänger, die Software bereitet die Daten auf und sendet sie verschlüsselt. Sie entscheiden selbst, an wen Ihre Daten gehen. Voraussetzung ist eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung. bexio zählt laut Hilfe dazu.

Senden Sie Lohndaten nie per E-Mail an Empfänger, Softwarehersteller oder Swissdec. Swissdec weist ausdrücklich darauf hin.

Welche Version gilt im Oktober 2026

Die Versionen unterscheiden sich in dem, was sie melden können. Die Angaben stammen von Swissdec:

In der Liste der zertifizierten Lohnprogramme führt Swissdec bexio mit ELM 5.0, ELM 5.1 und ELM 5.3. Der Stern bei 5.1 und 5.3 bedeutet laut Swissdec, dass der Hersteller die Version selbst validiert hat. Eine Zertifizierung für ELM 6.0 führte die Liste bei der Abfrage im Oktober 2026 für bexio nicht auf. Die Version aktualisieren nicht Sie, sondern der Hersteller. Fragen Sie bei Bedarf bei bexio nach, ob Ihr Fall eine bestimmte Version verlangt. Für Grenzgänger beschreibt die bexio-Hilfe die Abwicklung unter Swissdec Version 5.3.

ELM in bexio einrichten

Die Versicherungsdaten erfassen Sie in der Lohnbuchhaltung unter «Unternehmen» → «Versicherungen». Wählen Sie dort die Ansicht «Erweitert», dann erscheinen die ELM-Felder. Für jede Versicherungsart (AHV, FAK, BVG, UVG, UVGZ, KTG) entscheiden Sie zwischen der Variante ohne und mit elektronischer Meldung. Ohne ELM geben Sie den Namen der Versicherung frei ein. Mit ELM wählen Sie sie aus einer Liste.

Die Nummern erhalten Sie von den Empfängern. Bei UVG, UVGZ, KTG und BVG bestellen Sie laut Swissdec zuerst ein Versicherungsprofil beim Versicherer. Die SSL-Nummer erfragen Sie bei der kantonalen Steuerverwaltung. Wie Sie die Grundeinstellungen der Lohnbuchhaltung aufsetzen, zeigt Lohnbuchhaltung in bexio einrichten.

Die Jahresmeldung senden

Jahresmeldungen reichen Sie im Bereich «Dokumente» unter «Jahresmeldungen» ein. Die Reihenfolge:

1. Schliessen Sie den letzten Lohnlauf des Meldejahrs ab.
2. Öffnen Sie «Dokumente» → «Jahresmeldungen» und wählen Sie die Empfänger. Versicherungen ohne ELM sind grau hinterlegt. Institutionen, die bereits eine Meldung erhalten haben, lassen sich nicht erneut auswählen.
3. Senden Sie die Meldung. Bei UVG, UVGZ, BVG und KTG geben Sie an, ob die Meldung vollständig ist oder noch Daten fehlen.
4. Prüfen Sie unter «Gesendete Meldungen» Datum, Uhrzeit und Status. Das Ergebnis jeder Institution rufen Sie mit der Schaltfläche «Ergebnisabfrage» ab.
5. Erteilen Sie bei Bedarf die Freigabe. Einige Institutionen verlangen sie. Entweder leitet bexio Sie auf die Seite der Institution weiter, oder die Software fordert Sie auf, Daten zu ergänzen.

Die Versicherung prüft die Meldung und akzeptiert oder lehnt sie ab. Bei einer Ablehnung korrigieren Sie die Daten und senden eine Ersatzmeldung. Davon sind beliebig viele möglich, ob die Institution sie akzeptiert, entscheidet sie selbst. Die BVG-Meldung unterscheidet sich im Zeitpunkt, mehr dazu in BVG-Beiträge in bexio abbilden. Die Jahresendarbeiten im Überblick finden Sie unter Lohn: Jahresabschluss und neues Jahr.

Monatsmeldungen seit Swissdec 5.0

Mit Swissdec 5.0 kamen Monatsmeldungen dazu. Die Statistik ist eine Monatsmeldung und lässt sich in den Firmeneinstellungen ein- oder ausschalten. Eintritte, Austritte und Änderungen bei Mitarbeitenden (EMA) melden Sie direkt an AHV, FAK und BVG: Öffnen Sie die Monatsmeldungen und klicken Sie im Bereich EMA auf «Vorschau».

Die Quellensteuer melden Sie monatlich. In der Rubrik «QST Meldungen» wählen Sie den Monat und die Kantone, für die eine SSL-Nummer hinterlegt ist, und klicken auf «Daten aufbereiten». bexio erkennt Mutationen selbst. Die Quittung der Steuerverwaltung sehen Sie unter «Gesendete Meldungen».

Wenn etwas nicht klappt

• Eingabe grau: Für diese Versicherung ist die Variante ohne ELM gewählt.
• Meldung abgelehnt: Prüfen Sie Nummern und Codes, korrigieren Sie sie und senden Sie eine Ersatzmeldung.
• Person nicht zugeordnet: Warnungen in der Rückmeldung einer Pensionskasse deuten laut bexio-Hilfe oft auf nicht zuordenbare Personen hin, etwa wegen einer falschen AHV-Nummer.
• Übermittlung scheitert technisch: Den Status der Distributoren sehen Sie auf infopoint.swissdec.ch. Bei Fehlermeldungen hilft der Support des Softwareherstellers.

Häufige Fragen

Muss ich ELM für alle Empfänger nutzen?

Nein, Sie wählen pro Versicherung. Welcher Empfänger eine elektronische Meldung verlangt oder bevorzugt, klären Sie mit ihm direkt.

Wann sende ich die Jahresmeldung?

Nach dem letzten Lohnlauf des Jahres. Die BVG-Meldung folgt laut bexio-Hilfe in der Regel im Januar, weil die Pensionskasse die voraussichtlichen Jahreslöhne benötigt.

Kann ich eine gesendete Meldung korrigieren?

Ja, mit einer Ersatzmeldung. Die Institution entscheidet, ob sie diese akzeptiert.

Fazit

ELM spart Formulare und Doppelerfassungen, wenn die Stammdaten stimmen. Richten Sie die Versicherungen mit den richtigen Nummern ein, senden Sie nach dem letzten Lohnlauf und prüfen Sie jede Quittung. Achten Sie darauf, dass die gemeldete Version zu den Anforderungen des Empfängers passt, vor allem bei der Quellensteuer.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.