Mitarbeitende in bexio erfassen und mutieren

Neue Mitarbeitende legen Sie in der bexio Lohnbuchhaltung im Register «Mitarbeiter» mit «Neuer Mitarbeiter» an. Änderungen wie Lohnerhöhung oder Pensumwechsel nehmen Sie im Reiter «Beschäftigung» vor, einen Austritt erfassen Sie nur, wenn die Person die Firma wirklich verlässt. Entscheidend ist der Monat: Nur offene Monate lassen sich ändern.

Eintritt: Mitarbeitende anlegen

Öffnen Sie das Register «Mitarbeiter» in der Hauptnavigation und klicken Sie auf «Neuer Mitarbeiter». Beachten Sie vorher das Kontingent Ihrer Option. Ist es aufgebraucht, müssen Sie zuerst Paket oder Option anpassen. Wie die Option eingerichtet wird, zeigt Lohnbuchhaltung in bexio einrichten.

Die Maske ist in Bereiche gegliedert:

Bei der Beschäftigung genau sein

Hier tragen Sie die wichtigsten Angaben für die Lohnberechnung ein. Bei den Ferien geben Sie die effektiven Ferientage ein. Die bexio-Hilfe nennt als Beispiel 25 Tage bei einem Pensum von 100 Prozent und 20 Tage bei 80 Prozent. Welcher Anspruch für Ihre Mitarbeitenden gilt, hängt von Vertrag und Alter ab. Klären Sie das im Arbeitsvertrag.

Beim 13. Monatslohn legen Sie die Auszahlungsmonate fest. Der Dezember ist immer gesetzt. Bei Stundenlohn wird der 13. Monatslohn laut bexio-Hilfe pro rata jeden Monat ausbezahlt. Die Berechnungsmethode stellen Sie unter «Unternehmen» → «Sonstiges» ein.

Adresse strukturiert erfassen

bexio speichert Adressen seit Juli 2025 strukturiert, also mit getrennten Feldern für Strasse und Hausnummer. Für Lohnzahlungen sind strukturierte Mitarbeiteradressen seit November 2025 zwingend. Mitarbeitende ohne strukturierte Adresse markiert bexio mit einem blauen Punkt. Klicken Sie unter «Adresse» auf «Adresse aufteilen» und prüfen Sie das Ergebnis. Fehlt zum Beispiel die Hausnummer, müssen Sie die Adresse von Hand korrigieren. Gespeichert wird erst, wenn beide Angaben im richtigen Feld stehen.

Mutationen: Änderungen im laufenden Arbeitsverhältnis

Ein Austritt ist nur dann nötig, wenn jemand geht. Alles andere sind Mutationen im Reiter «Beschäftigung» des betroffenen Monats.

Für unterjährige Änderungen muss unter «Unternehmen» → «Stammdaten» → «Sonstiges» der Haken bei «Gehalt auf täglicher Basis berechnen» gesetzt sein. Sonst fehlt die Grundlage für die anteilige Berechnung.

Die Timeline verstehen

Die Timeline zeigt unter «Mitarbeiter» alle Monate und Änderungen. Graue Monate sind abgeschlossen, blaue noch offen. Der Vorteil: Sie können einen abgeschlossenen Monat öffnen und ansehen, ohne dass spätere Anpassungen darin auftauchen. Eine Lohnerhöhung im April verändert also die Abrechnung vom März nicht. Abgeschlossene Monate lassen sich weiterhin nicht bearbeiten. Dafür öffnen Sie den Monat erneut oder korrigieren im Folgemonat. Wie das geht, erklärt Korrekturen im Lohn und die Timeline.

Austritt: Mitarbeitende abmelden

1. Öffnen Sie den Mitarbeitenden und wechseln Sie in den Reiter «Beschäftigung».
2. Ersetzen Sie «unbefristet» durch das Austrittsdatum und speichern Sie.
3. Kontrollieren Sie die Lohnabrechnung. Ist ein 13. Monatslohn definiert, erscheint der anteilige Betrag automatisch.

Beim Austritt im laufenden Jahr bleibt die Person unter den aktiven Mitarbeitenden. Erst wenn das Austrittsjahr das letzte Jahr betrifft, verschwindet sie aus der Liste. Manuell lässt sich das nicht verschieben, und auf die Abrechnungen der Folgemonate hat es keinen Einfluss.

Zahlungen nach dem Austritt

Müssen Sie später noch Ferien, einen Bonus oder Ähnliches auszahlen, erfassen Sie eine Nachzahlung:

1. Öffnen Sie unter «Lohnabrechnung» den gewünschten Monat und wählen Sie «Alle Mitarbeiter».
2. Klicken Sie auf «Rückzahlungskandidaten abfragen». Die Liste zeigt alle, die im laufenden oder im letzten Jahr ausgetreten sind.
3. Wählen Sie die Person und klicken Sie auf «Nachzahlung hinzufügen».
4. Ergänzen Sie die benötigten Lohnarten unter «Weitere Lohnbestandteile».

Ist die Person im Jahr der Zahlung nicht mehr bei Ihnen beschäftigt, müssen Sie solche nachträglichen Lohnzahlungen laut AHV-Merkblatt 2.01 (Stand 1. Januar 2026, Ziffer 23) in der Lohnbescheinigung separat aufführen, mit den Monaten, für die der Lohn bestimmt war. Besprechen Sie solche Fälle mit Ihrer Treuhandstelle oder der Ausgleichskasse.

Häufige Fragen

Muss ich bei einer Lohnerhöhung einen Austritt erfassen?

Nein. Passen Sie den Betrag im Reiter «Beschäftigung» an. Einen Austritt erfassen Sie laut bexio-Hilfe nur, wenn die Person das Unternehmen verlässt.

Kann ich die IBAN in einem abgeschlossenen Monat ändern?

Nein. Adresse, IBAN und ähnliche Angaben lassen sich nur in einem offenen Monat ändern. Abgeschlossene Abrechnungen bleiben unverändert.

Warum lässt sich ein neuer Mitarbeiter nicht speichern?

Es fehlt eine der drei Pflichtangaben: Personalien, Beschäftigung oder Adresse. Bei Adressen kann auch die strukturierte Form fehlen.

Wo erfasse ich monatlich wiederkehrende Zulagen?

Unter «Grundlohndaten» mit «Lohnart hinzufügen / entfernen». Die Lohnarten erscheinen dann jeden Monat automatisch. Fragen zur Verwendung klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle.

Fazit

Wer Mitarbeitende vollständig anlegt und Änderungen im richtigen Monat erfasst, hält die Lohnabrechnung sauber. Mutationen gehören in den Reiter «Beschäftigung», ein Austritt nur bei einem echten Abgang. Zahlungen nach dem Austritt laufen über die Nachzahlung. Wie es danach mit der monatlichen Abrechnung weitergeht, zeigt Lohnabrechnung erstellen und per E-Mail versenden. Zur Quellensteuer lesen Sie Quellensteuer in bexio erfassen und melden. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.