Firma oder Geschäftsjahr wechseln

Zwischen Firmen wechseln Sie in bexio mit einem Klick auf den aktuellen Firmennamen, ohne sich ab- und wieder anzumelden. Das Geschäftsjahr ändern Sie in der Buchhaltung über «Geschäftsjahr ändern». Dieser Beitrag zeigt beide Wege, die dafür nötigen Rechte und die Stolpersteine bei gesperrten oder abgeschlossenen Jahren.

Zwischen Firmen wechseln

Haben Sie mehrere Firmen in bexio, etwa eine Betriebs-AG und eine Immobilien-GmbH, hängen diese an Ihrer Login-E-Mail-Adresse. Sie arbeiten dann mit einem Zugang und schalten zwischen den Firmen um:

1. Klicken Sie oben auf den Namen der aktuellen Firma.
2. Wählen Sie in der Liste die gewünschte Firma.
3. bexio öffnet sie, ohne dass Sie sich ab- und neu anmelden müssen.

Jede Firma wird als eigener Mandant geführt. Auch die Lohnbuchhaltung führen Sie laut Hilfe je Firma getrennt, abhängig von der bestellten Option. Prüfen Sie nach dem Wechsel kurz den Firmennamen oben, bevor Sie ein Dokument erfassen. Wer zwei ähnliche Firmen führt, legt sonst schnell eine Rechnung im falschen Konto an.

In der App bexio Go

In der Mobile-App melden Sie sich einmal mit Ihrem bexio-Konto an und wählen das Unternehmen, das Sie nutzen möchten. Wechseln können Sie, indem Sie das Menü nach links schieben. Weitere Unternehmen verwalten und ergänzen Sie unter «Meine bexio Unternehmen». Die App erlaubt laut Hilfe höchstens 8 verknüpfte Firmenkonten. Die Einrichtung beschreibt der Beitrag bexio Go einrichten: die App Schritt für Schritt.

Mandanten wechseln als Treuhänder

Treuhänder betreuen viele Firmen und wechseln nicht über den Firmennamen, sondern über das bexio Cockpit. Sie erreichen es über cockpit.bexio.com oder aus dem bexio Office eines Mandanten über den Menüpunkt «Zum Cockpit». Im Reiter «Mandanten» sehen Sie alle Mandanten als Kacheln oder Liste. Mit der Filteroption «Meine Mandanten» zeigen Sie nur die an, bei denen Sie als Treuhand-Nutzer hinterlegt sind. Mit dem Stern markieren Sie einzelne Mandanten als Favoriten.

In die Buchhaltung eines Mandanten steigen Sie über das Drei-Punkte-Menü in der Listenansicht ein, in der Kachelansicht über den Link oben rechts auf der Kachel. Details zum Cockpit finden Sie im Beitrag bexio Cockpit für Treuhänder.

Bei einem klassischen Kundenpaket muss der Mandant (Super-Admin) die Einladung des Treuhänders in seinem bexio Office bestätigen. Das geschieht laut Hilfe aus Datenschutzgründen und lässt sich nicht umgehen. Der Mandant erhält dazu eine E-Mail. Erst danach öffnet sich der Zugriff. Wollen Sie den Zugang beenden, wählen Sie den Menüpunkt «Meine Verbindung zu Kunde trennen». Rückgängig machen lässt sich das nur, wenn der Mandant Sie erneut als Treuhänder einlädt.

Zwischen Geschäftsjahren wechseln

In der Finanzbuchhaltung wechseln Sie das Geschäftsjahr über die Übersicht der Jahresabschlüsse:

1. Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Weitere» → «Vergangene Jahresabschlüsse herunterladen».
2. Klicken Sie oben rechts auf «Geschäftsjahr ändern».
3. Wählen Sie das gewünschte Jahr. Sie sehen dort auch, ob es nur gesperrt oder bereits abgeschlossen ist.

Eine zweite Übersicht finden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Geschäftsjahr ändern». Sie zeigt den Status aller Geschäftsjahre und eine Historie, wer wann welchen Status geändert hat. Im Journal grenzen Sie das Jahr über den Filter ein.

In der Lohnbuchhaltung gehen Sie so vor: Klicken Sie in der Navigation auf das Jahr, und bexio listet alle verfügbaren Geschäftsjahre in einer Spalte. Alte Jahre blenden Sie im Reiter «Unternehmen» unter Stammdaten im Balken «Grunddaten» per Häkchen aus. Das neue Kalenderjahr eröffnet bexio beim Jahreswechsel automatisch.

Status und Reihenfolge beachten

Ein Geschäftsjahr kann «Offen», «Gesperrt» oder «Geschlossen» sein. Statuswechsel erfordern das Benutzerrecht «Buchhaltung - Geschäftsjahre», das ein Admin unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten» aktiviert. Dazu zwei Regeln der Hilfe:

• Beim Sperren oder Schliessen kommt immer das älteste offene Jahr zuerst.
• Beim Entsperren oder Öffnen bearbeiten Sie zuerst das neueste gesperrte oder geschlossene Jahr.

Ein gesperrtes Jahr nimmt keine neuen Buchungen mehr an und verändert bestehende nicht. Sperren lässt sich nur ein Jahr, dessen Ende in der Vergangenheit liegt. Beim Abschluss verlangt bexio zudem, dass frühere Jahre vorher erledigt sind, damit die ordnungsmässige Buchführung gewahrt bleibt. Wenn die Meldung «Es gibt ältere Geschäftsjahre die Buchungen enthalten» erscheint, schliessen Sie die älteren Jahre in aufsteigender Reihenfolge ab. Ein geschlossenes Jahr können Sie über das Drei-Punkte-Menü mit «Öffnen» wieder bearbeitbar machen, zum Beispiel für Nachtragsbuchungen. Besprechen Sie solche Schritte mit Ihrem Treuhänder, bevor Sie sie ausführen.

Abweichende Geschäftsjahre

Standardmässig entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr. Läuft Ihres etwa von Juli bis Juni, legen Sie das unter «Geschäftsjahr ändern» fest. Möglich sind auch verkürzte oder verlängerte Jahre mit 2 bis 24 Monaten. bexio erstellt neue Geschäftsjahre automatisch, sobald eine Buchung in einer noch nicht vorhandenen Periode entsteht. Sie müssen lückenlos aneinander anschliessen. Verkaufsdokumente wie Angebote und Rechnungen bleiben dagegen beim Kalenderjahr, und die MWST-Abrechnung wird quartalsweise oder halbjährlich dargestellt. Die Hilfe empfiehlt, solche Einstellungen gemeinsam mit dem Treuhänder vorzunehmen.

Saldovortrag ins neue Jahr

Bevor Sie ein Jahr definitiv abschliessen, können Sie im neuen Jahr bereits weiterarbeiten. Für die Abstimmung der Bilanzkonten bietet bexio einen provisorischen Saldovortrag unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss». Buchen Sie vorher den Gewinn oder Verlust provisorisch, sonst wird der Gewinn vorgetragen und dem Gewinn des Folgejahres zugerechnet. Den ganzen Ablauf zeigt der Beitrag Jahresabschluss in bexio durchführen.

Häufige Fragen

Muss ich mich beim Wechsel der Firma abmelden?

Nein. Wenn Ihre Firmen über dieselbe Login-E-Mail-Adresse verwaltet werden, wählen Sie die neue Firma per Klick auf den Firmennamen, ohne Log-out und Log-in.

Warum kann ich das Geschäftsjahr nicht sperren oder öffnen?

Entweder fehlt Ihnen das Benutzerrecht «Buchhaltung - Geschäftsjahre», oder die Reihenfolge stimmt nicht. Gesperrt wird zuerst das älteste offene Jahr. Wie Sie Rechte vergeben, steht im Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Kann ein Treuhänder ohne Bestätigung des Mandanten zugreifen?

Nein. Laut Cockpit-FAQ muss der Mandant jedes Treuhand-Teammitglied einzeln bestätigen und die Zugriffsrechte gewähren. Das ist aus Datenschutzgründen so vorgesehen.

Fazit

Den Firmenwechsel erledigen Sie in bexio direkt über den Firmennamen, Treuhänder arbeiten über das Cockpit. Beim Geschäftsjahr sind Rechte, Status und Reihenfolge entscheidend. Prüfen Sie vor jeder Eingabe, in welcher Firma und welchem Jahr Sie sind. So landen Buchungen dort, wo sie hingehören.