Lohnausweis mit bexio erstellen

Sie erstellen den Lohnausweis in der bexio Lohnbuchhaltung unter «Dokumente» → «Lohnausweise», sobald alle Lohnabrechnungen des Jahres abgeschlossen sind. Der Bericht listet alle Mitarbeitenden. Sie prüfen die Angaben, laden die Ausweise als PDF herunter oder senden sie per E-Mail und schicken sie je nach Kanton auch an die Steuerverwaltung.

Pflicht und Grundlagen

Die Pflicht ergibt sich aus Art. 127 Abs. 1 Bst. a DBG: Arbeitgeber müssen dem Steuerpflichtigen schriftlich bescheinigen, was sie ihm geleistet haben. Mitarbeitende legen den Lohnausweis nach Art. 125 Abs. 1 Bst. a DBG ihrer Steuererklärung bei.

Das Formular 11 und die Wegleitung geben die Schweizerische Steuerkonferenz und die ESTV heraus. Die Wegleitung gilt ab 1. Januar 2026, wird jährlich überarbeitet und ist für das Ausfüllen verbindlich. Sie hält fest:

• Der Lohnausweis erfasst alle Leistungen eines Kalenderjahres auf einem Ausweis. Eine Aufteilung auf mehrere Ausweise ist grundsätzlich unzulässig (Rz 7).
• Er ist jährlich auszustellen, bei Wegzug oder Todesfall sofort (Rz 7).
• Er ist zu unterzeichnen. Bei vollautomatisch erstellten Lohnausweisen kann die Unterschrift entfallen (Rz 12).
• Wer einen Lohnausweis nicht oder falsch ausfüllt, kann bestraft oder haftbar gemacht werden (Rz 73).

bexio weist darauf hin, dass der Lohnausweis eine Urkunde ist und die Grundlage für die Steuerfaktoren bildet. Prüfen Sie ihn deshalb sorgfältig.

Vorbereitung: Einstellungen und Ziffern prüfen

Die Konfiguration der Lohnausweise nehmen Sie zentral unter «Dokumente» → «Unternehmen» vor. Dort gelten die globalen Einstellungen für das Unternehmen, bei den einzelnen Mitarbeitenden die persönlichen. Änderungen sind möglich, ohne die Lohnabrechnungen erneut zu öffnen. Prüfen Sie ausserdem die zusätzlichen Angaben unter «Unternehmen» → «Stammdaten» → «Angaben Lohnausweis».

Welche Beträge wo erscheinen, steuert die Ziffer der Lohnart. Sie ändern sie unter «Unternehmen» → «Lohnarten»: Klicken Sie die Zeile an, wählen Sie in der Spalte «Lohnausweis» die Ziffer und speichern Sie. Das ist auch rückwirkend möglich. Bereits erstellte Lohnausweise müssen Sie danach neu erstellen. Die Verantwortung für die richtige Zuordnung liegt bei Ihnen, bei Unsicherheit hilft der Treuhänder. Mehr zu Lohnarten steht in Lohnarten in bexio verwalten.

Als Orientierung dienen diese Ziffern der Wegleitung:

Schritt für Schritt: Lohnausweise erstellen

1. Abrechnungen abschliessen: Alle Lohnabrechnungen des Jahres müssen den Status «Abgeschlossen» haben, sonst stehen die Dokumente nicht zur Verfügung.
2. Jahr wählen: Klicken Sie im Balken ganz rechts auf den Firmennamen und wählen Sie das Jahr, für das Sie die Lohnausweise brauchen.
3. Bereich öffnen: Gehen Sie zu «Dokumente» → «Lohnausweise».
4. Bericht erzeugen: Klicken Sie auf «Lohnausweis erstellen». bexio zeigt danach eine Liste aller Mitarbeitenden.
5. Prüfen: Kontrollieren Sie die Ausweise anhand der Checkliste unten.
6. Zustellen: Laden Sie die Ausweise herunter oder senden Sie sie per E-Mail.

Der Bericht enthält die Version zum Erstellungszeitpunkt. Änderungen an Einstellungen oder Lohnarten übernimmt er nicht automatisch. Dafür erstellen Sie einen neuen Bericht.

Prüfen: die Checkliste

• Personalien: Name, Adresse und die 13-stellige AHV-Nummer stimmen (Rz 6 und 11).
• Lohnperiode: Ein- und Austrittsdaten sind korrekt. Bei mehreren kurzen Einsätzen im Jahr genügt der Beginn des ersten und das Ende des letzten Einsatzes (Rz 8).
• Ziffer 1 und 7: Zulagen, Taggelder und Entschädigungen stehen dort, wo die Wegleitung sie verlangt. Besonders heikel sind neue Lohnarten und Kopien.
• Abzüge: Ziffer 9 enthält nur die Arbeitnehmerbeiträge. Beiträge für Krankentaggeld und UVG-Zusatzversicherung sind nicht abzugsfähig (Rz 42).
• Quellensteuer: Ziffer 12 ist bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden gefüllt.
• Bemerkungen: Teilzeit, mehrere Lohnausweise oder ein Ersatz sind vermerkt.
• Summen: Der Nettolohn ergibt sich aus Ziffer 8 minus Ziffern 9 und 10.

Prüfen Sie dabei auch Mitarbeitende, die im Jahr ein- oder ausgetreten sind oder lange abwesend waren. Wie Sie Abwesenheiten erfassen, zeigt Abwesenheiten von Mitarbeitenden erfassen.

Zustellen an Mitarbeitende und Steuerverwaltung

Nach dem Erstellen bietet bexio diese Möglichkeiten: den Ausweis eines einzelnen Mitarbeitenden oder aller Mitarbeitenden als PDF herunterladen, einzeln oder an alle per E-Mail senden und den Report an die Steuerverwaltung senden. Den Bericht können Sie auch löschen.

Der Lohnausweis ist für den Arbeitnehmenden bestimmt. Laut Wegleitung 2026 verlangen die Kantone Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis zusätzlich ein Exemplar für die kantonale Steuerverwaltung. Im Kanton Luzern ist das freiwillig (Rz 74). Prüfen Sie diese Liste für Ihren Standort und für die Wohnkantone Ihrer Mitarbeitenden. Einen festen Stichtag für die Zustellung nennt die Wegleitung nicht. Planen Sie so, dass Ihre Mitarbeitenden den Ausweis rechtzeitig für ihre Steuererklärung haben.

Ändern nach der Erstellung: Ersatzmeldung und Rektifikat

Betrifft eine Änderung alle Mitarbeitenden, erstellen Sie eine Ersatzmeldung. Betrifft sie nur wenige, erstellen Sie ein Rektifikat: Wählen Sie dazu die betroffenen Mitarbeitenden aus. Der neue Lohnausweis muss nach Wegleitung die Bemerkung tragen, dass er den Lohnausweis vom jeweiligen Datum ersetzt (Rz 66a). Danach stellen Sie ihn den Mitarbeitenden zu und melden ihn, falls Ihr Kanton das verlangt, erneut der Steuerverwaltung. Die Jahresendarbeiten im Ganzen beschreibt Lohn: Jahresabschluss und neues Jahr. Wer zusätzlich Löhne elektronisch an Versicherungen meldet, findet das in ELM: Löhne elektronisch melden mit bexio.

Häufige Fragen

Brauche ich auch für Aushilfen einen Lohnausweis?

Die Wegleitung sagt, jeder Arbeitgeber sei verpflichtet, jedem Arbeitnehmenden einen Lohnausweis auszustellen (Rz 2). Das betrifft also auch Teilzeitkräfte und Aushilfen.

Muss ich den Lohnausweis unterschreiben?

Er ist zu unterzeichnen. Bei vollautomatisch erstellten Lohnausweisen können Sie auf die Unterschrift verzichten (Rz 12). Prüfen Sie, ob Ihr Ablauf als vollautomatisch gilt, oder fragen Sie Ihren Treuhänder.

Kann ich Ziffern nach dem Jahresabschluss noch ändern?

Ja, die Ziffer einer Lohnart lässt sich rückwirkend anpassen, auch wenn alle Lohnabrechnungen abgeschlossen sind. Anschliessend müssen Sie die betroffenen Lohnausweise neu erstellen.

Fazit

Der Lohnausweis entsteht in bexio mit wenigen Klicks, die Qualität hängt aber von den Lohnarten und ihren Ziffern ab. Prüfen Sie vor dem Erstellen die Einstellungen, kontrollieren Sie jeden Ausweis anhand der Wegleitung und stellen Sie ihn rechtzeitig zu. Änderungen erledigen Sie mit einer Ersatzmeldung oder einem Rektifikat.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.