Lohnbuchhaltung in bexio einrichten

Die Lohnbuchhaltung ist in bexio eine zubuchbare Option. Sie aktivieren sie in den Einstellungen, füllen dann die Stammdaten Ihres Unternehmens aus, gleichen den Kontenplan mit der Finanzbuchhaltung ab und hinterlegen Ihre Versicherungen. Erst danach legen Sie Mitarbeitende an und rechnen den ersten Monat ab.

Voraussetzungen: Option aktivieren und Zugriff regeln

Die Option aktivieren Sie unter «Einstellungen» → «Paket und Optionen». Wählen Sie dort den Reiter «Übersicht» und klicken Sie auf «Paket und Optionen ändern». Je nach Anzahl Mitarbeitende, die in Ihrem Unternehmen tätig sind, wählen Sie das passende Kontingent. Laut bexio-Hilfe lässt sich die Lohnbuchhaltung einmalig 30 Tage lang kostenlos testen. Danach wird sie kostenpflichtig, und die Kosten richten sich nach Paket und Anzahl Mitarbeitende. Die aktuellen Konditionen sehen Sie beim Aktivieren in Ihrem Konto.

Nach der Aktivierung erscheint die Lohnbuchhaltung in der Navigation unter dem Menüpunkt «Löhne». Zugriff haben nur Benutzer mit der Berechtigung «Superadmin». Prüfen Sie in der Benutzerverwaltung, wer diese Berechtigung hat, bevor Sie Löhne erfassen. Lohndaten gehören nur in wenige Hände.

Schritt 1: Stammdaten unter «Unternehmen» ausfüllen

Im Bereich «Unternehmen» erfassen Sie die Daten Ihrer Firma. Die Lohnbuchhaltung funktioniert nur zuverlässig, wenn sie vollständig sind. Bestätigen Sie Ihre Eingaben jeweils oben rechts mit «Speichern».

Zwei Einstellungen unter «Sonstiges» verdienen Aufmerksamkeit. Die Rundung auf 5 Rappen wirkt sich laut bexio nicht auf bereits abgeschlossene Monate aus. Beim Layout stehen fünf vordefinierte Varianten zur Wahl, darunter eine ohne Logo für vorgedrucktes Briefpapier und eine mit Adresse rechts für Fensterkuverts. Eigene Vorlagen lassen sich nicht ergänzen.

Betriebsstätten können Sie wie die Mitarbeiteradressen strukturiert erfassen, also Strasse und Hausnummer getrennt. bexio empfiehlt das ausdrücklich.

Schritt 2: Kontenplan abstimmen

Damit Löhne sauber in die Finanzbuchhaltung gelangen, muss der Kontenplan der Lohnbuchhaltung mit dem der Finanzbuchhaltung übereinstimmen. bexio prüft jede Kontonummer. Fehlt ein Konto in der Finanzbuchhaltung, erscheint ein rotes Ausrufezeichen.

1. Ergänzen Sie fehlende Konten zuerst in der Finanzbuchhaltung unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung».
2. Wechseln Sie in die Lohnbuchhaltung ins Register «Kontenplan» und passen Sie dort bei Bedarf Kontonummern und Beschreibungen an.
3. Klicken Sie auf «Aktualisieren». Der blaue Punkt verschwindet, sobald die Konten übereinstimmen.

Zweckentfremden Sie Konten nicht. Aus einem Passivkonto der Bilanz sollte nie ein Aufwandskonto der Erfolgsrechnung werden. Das Verbuchen selbst beschreibt der Beitrag Löhne in die Finanzbuchhaltung verbuchen.

Schritt 3: Versicherungen hinterlegen

Die Versicherungen steuern viele Berechnungen der Lohnabrechnung. Halten Sie Ihre Policen bereit und richten Sie sie, wenn möglich, gemeinsam mit Ihrer Treuhandstelle ein. Sie erfassen die Daten unter «Unternehmen» → «Versicherungen».

Hinweise zur Einordnung:

• AHV, IV, EO: Das amtliche Merkblatt 2.01 der Informationsstelle AHV/IV (Stand 1. Januar 2026) nennt als Gesamtsatz 10,6 Prozent, je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden getragen. Dazu kommen Verwaltungskosten der Ausgleichskasse zulasten des Arbeitgebers. Berechnung und Einstellungen vertieft AHV-Beiträge in bexio.
• UVG: Die obligatorische Unfallversicherung ist laut bexio-Hilfe gesetzlich vorgeschrieben.
• KTG: Eine Krankentaggeldversicherung ist laut bexio-Hilfe nicht Pflicht, solange der Arbeitgeber seine Lohnfortzahlungspflicht nach Art. 324a OR erfüllt. Ob eine Versicherung für Ihren Betrieb sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrer Beratung.
• BVG: Das Bundesamt für Sozialversicherungen nennt für 2026 einen Mindestjahreslohn von CHF 22'680.00 für die obligatorische berufliche Vorsorge. Die Grenzbeträge werden angepasst, prüfen Sie den Stand also jährlich.

Haben Sie bei einer Versicherung mehrere Lösungen, fügen Sie mit «Lösung hinzufügen» eine weitere beim gleichen Versicherer hinzu. Mit «Versicherung hinzufügen» erfassen Sie einen anderen Versicherer. Zugewiesen werden die Versicherungen später beim Mitarbeitenden im Reiter «Versicherung und Steuern». Eine Versicherung, die schon in Gebrauch ist, lässt sich nicht löschen. Entfernen Sie sie zuerst beim Mitarbeitenden oder in der Lohnabrechnung, dann gelingt das Löschen mit dem Papierkorb.

Schritt 4: Lohnarten prüfen

Die Lohnarten bilden das Herzstück der Lohnbuchhaltung. Sie legen fest, ob ein Lohnbestandteil brutto oder netto wirkt, aufbauend oder abbauend ist und ob er AHV, ALV, Unfallversicherung oder Quellensteuer unterliegt. bexio liefert einen Standard-Lohnartenstamm mit Standardkontierung. Bei der Einrichtung gleichen Sie ihn mit Ihrem Bedarf ab, am besten mit der Treuhandstelle.

Bestehende Lohnarten lassen sich nur in Beschreibung, FIBU-Konten und der Ziffer für den Lohnausweis anpassen. Die Nummer vergibt bexio. Lohnarten, die in einer Lohnabrechnung vorkommen, können nicht gelöscht werden. Alles zum Bearbeiten, Kopieren und Suchen steht im Beitrag Lohnarten in bexio verwalten.

Checkliste vor dem ersten Lohnlauf

1. Option «Lohnbuchhaltung» aktiviert, Berechtigung «Superadmin» geprüft.
2. Alle Bereiche unter «Unternehmen» ausgefüllt und gespeichert.
3. Kontenplan abgestimmt, keine roten Ausrufezeichen mehr.
4. Versicherungen mit Policen erfasst.
5. Lohnarten mit der Treuhandstelle durchgesehen.
6. Mitarbeitende angelegt, siehe Mitarbeitende in bexio erfassen und mutieren.

Häufige Fragen

Kann ich die Lohnbuchhaltung zuerst testen?

Ja. Laut bexio-Hilfe ist ein einmaliger Test über 30 Tage möglich. Wenn Sie die Option danach nicht deaktivieren, wird sie kostenpflichtig. Vor Ablauf erinnert bexio per E-Mail.

Muss ich AHV- und ALV-Beitragssätze selbst pflegen?

Nein. Diese nationalen Werte verwaltet bexio zentral. Sie pflegen die Verwaltungskosten Ihrer Ausgleichskasse und die Sätze von FAK, BVG, UVG, UVGZ und KTG nach Ihren Policen.

Warum kann ich einem Mitarbeitenden keine Versicherung zuteilen?

Meist fehlt die Versicherungslösung im Bereich «Versicherungen». Erfassen Sie sie dort zuerst, danach erscheint sie im Mitarbeiterstamm.

Fazit

Eine saubere Einrichtung spart später Korrekturen: Option aktivieren, Stammdaten vollständig pflegen, Kontenplan abgleichen und Versicherungen mit den Policen erfassen. Wer die Lohnarten vorab mit der Treuhandstelle klärt, rechnet den ersten Monat ohne Überraschungen ab. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.