Kurzarbeit in bexio abrechnen

In bexio bilden Sie Kurzarbeit auf der Lohnabrechnung über Lohnarten ab: bei Monatslohn mit «Kurzarbeit monatlich», bei Stundenlohn mit «Kurzarbeit stündlich». Sie tragen Stundensatz und Ausfallstunden ein, bexio kürzt den Lohn und rechnet die Entschädigung der Arbeitslosenversicherung zum Bruttolohn. Voranmeldung und Abrechnung bei den Behörden laufen ausserhalb von bexio.

Was Kurzarbeit ist und wer Anspruch hat

Kurzarbeit ist die vorübergehende Reduktion oder vollständige Einstellung der Arbeit in einem Betrieb, wobei das Arbeitsverhältnis bestehen bleibt. Die KAE soll Arbeitsplätze erhalten. Sie wird nur gezahlt, wenn der Ausfall anrechenbar ist (Art. 31 bis 33 AVIG), unter anderem:

• wenn er wirtschaftlich bedingt und unvermeidbar ist und je Abrechnungsperiode mindestens 10 Prozent der Arbeitsstunden des Betriebs ausmacht (Art. 32 AVIG),
• wenn er voraussichtlich vorübergehend ist,
• wenn die Arbeitnehmenden mit der Kurzarbeit einverstanden sind.

Keinen Anspruch haben unter anderem Arbeitnehmende im gekündigten Arbeitsverhältnis, Lernende, über Verleih eingesetzte Temporärkräfte sowie Personen, die als Gesellschafter oder Verwaltungsrat die Entscheide des Betriebs massgeblich beeinflussen können (Art. 31 AVIG, SECO-Broschüre). Wenden Sie die Lohnarten in bexio nur bei anspruchsberechtigten Personen an.

Die KAE wird innerhalb von zwei Jahren während höchstens zwölf Abrechnungsperioden ausgerichtet (Art. 35 AVIG). Als Abrechnungsperiode gilt in der Regel ein Kalendermonat. Der Bundesrat kann die Höchstdauer befristet verlängern.

Ablauf ausserhalb von bexio

1. Voranmeldung: Melden Sie die geplante Kurzarbeit der kantonalen Amtsstelle am Sitz Ihres Betriebs mindestens zehn Tage vor Beginn an. Ausnahmsweise genügen drei Tage, wenn der Ausfall durch plötzlich eingetretene, nicht voraussehbare Umstände entsteht. Bei verspäteter Anmeldung ist der Ausfall erst nach Ablauf der Frist anrechenbar. Dauert die Kurzarbeit länger als drei Monate, erneuern Sie die Voranmeldung (Art. 36 AVIG).
2. Arbeitszeitkontrolle: Führen Sie täglich Buch über geleistete Stunden, Ausfallstunden und alle übrigen Absenzen. Bewahren Sie die Unterlagen fünf Jahre auf.
3. Auszahlung: Zahlen Sie den betroffenen Mitarbeitenden 80 Prozent des Verdienstausfalls am ordentlichen Zahltag aus und übernehmen Sie den Karenztag (Art. 37 AVIG).
4. Abrechnung: Machen Sie den Anspruch innert drei Monaten nach Ablauf jeder Abrechnungsperiode bei der Arbeitslosenkasse geltend, die Sie bei der Voranmeldung gewählt haben. Verspätete Ansprüche erlöschen.

Während der Kurzarbeit zahlen Sie die vollen gesetzlichen und vertraglichen Sozialversicherungsbeiträge entsprechend der normalen Arbeitszeit. Den vollen Arbeitnehmeranteil dürfen Sie vom Lohn abziehen, sofern nichts anderes vereinbart ist. Ihre Anteile an AHV, IV, EO und ALV für die Ausfallzeit erstattet die Arbeitslosenkasse.

Kurzarbeit in der Lohnabrechnung

Monatslohn

1. Der Monatslohn in den Mitarbeiterdetails bleibt unverändert.
2. Öffnen Sie die betreffende Lohnabrechnung und fügen Sie unter «Weitere Lohnbestandteile» die Lohnart «Kurzarbeit monatlich» hinzu.
3. Tragen Sie den Stundensatz und die Stunden ein, die der Mitarbeitende in diesem Monat in Kurzarbeit war.

bexio zieht die Kurzarbeitszeit automatisch vom Monatsgehalt ab und addiert die ALV-Entschädigung zum Bruttogehalt.

Stundenlohn

1. Tragen Sie auf der Lohnabrechnung die Stunden ein, die tatsächlich geleistet wurden.
2. Fügen Sie unter «Weitere Lohnbestandteile» «Kurzarbeit stündlich» hinzu.
3. Tragen Sie Stundensatz und Kurzarbeitsstunden ein.

Hier addiert bexio die Kurzarbeit und subtrahiert sie gleich wieder. Das dient der Nachvollziehbarkeit. Am Ende kommt die ALV-Entschädigung zum Bruttogehalt hinzu.

Der Stundensatz

Die bexio-Hilfe verlangt, den Stundensatz zu berechnen, und verweist dafür auf Buchhalter oder Treuhänder. Massgebend ist nach Art. 34 Abs. 2 AVIG der vertraglich vereinbarte Lohn in der letzten Zahltagsperiode vor Beginn der Kurzarbeit, einschliesslich Ferienentschädigung und regelmässiger Zulagen. Zur Illustration: Bei einem anrechenbaren Verdienstausfall von CHF 1'000.00 nach Abzug der Karenzzeit beträgt die KAE CHF 800.00.

Kontrollen nach dem Erfassen

• Sozialabzüge: Die Beiträge müssen auf dem vollen Normallohn bemessen sein, nicht nur auf dem gekürzten Lohn. Ob bexio das automatisch umsetzt, beschreibt die Hilfe nicht. Prüfen Sie die erste Abrechnung mit Ihrem Treuhänder oder der Ausgleichskasse.
• Abstimmung: Vergleichen Sie die ausbezahlte Entschädigung mit der Abrechnung der Arbeitslosenkasse.
• Lohnausweis: Zahlt der Arbeitgeber die KAE aus, gehört sie nach der Wegleitung 2026 in Ziffer 7 des Lohnausweises (Rz 34). Prüfen Sie die Ziffer der Lohnart, siehe Lohnausweis mit bexio erstellen.
• Verbuchung: Bis die Kasse zahlt, haben Sie die Entschädigung vorgeschossen. Wie Sie diese Forderung buchen, klären Sie mit dem Treuhänder, siehe Löhne in die Finanzbuchhaltung verbuchen.
• Grenzgänger: Arbeiten Grenzgänger im Homeoffice, können Sozialleistungen und Quellensteuer im Wohnland anfallen. Die bexio-Hilfe rät, das mit dem Treuhänder oder der Behörde zu klären.
• Lohnpfändung: Sinkt das Einkommen durch Kurzarbeit, ist zu prüfen, ob das Existenzminimum noch gewahrt ist. Siehe Lohnpfändung in bexio umsetzen.

Häufige Fragen

Wer zahlt die Kurzarbeitsentschädigung?

Die Arbeitslosenkasse, die Sie bei der ersten Voranmeldung gewählt haben. Sie als Arbeitgeber schiessen den Betrag vor und zahlen ihn am ordentlichen Zahltag aus (Art. 37 AVIG).

Kann ich Kurzarbeit rückwirkend anmelden?

Nein. Die Voranmeldung muss vor Beginn erfolgen. Bei verspäteter Anmeldung ist der Ausfall erst nach Ablauf der Frist anrechenbar.

Wie weise ich die Stunden nach?

Mit einer betrieblichen Arbeitszeitkontrolle, zum Beispiel Stundenrapporten oder einem elektronischen Zeiterfassungssystem. Die bexio-Hilfe empfiehlt, die Stunden pro Arbeitstag und Mitarbeitendem mit Beginn und Ende festzuhalten. Wie Stunden in die Lohnbuchhaltung gelangen, zeigt Stundenlöhner: Arbeitsstunden übernehmen.

Fazit

Die Erfassung in bexio ist schnell erledigt: Lohnart wählen, Stundensatz und Stunden eintragen. Die Arbeit liegt davor und danach, bei Voranmeldung, Arbeitszeitkontrolle und Abrechnung mit der Arbeitslosenkasse. Lassen Sie den Stundensatz berechnen und prüfen Sie die Sozialabzüge der ersten Kurzarbeits-Abrechnung gemeinsam mit Ihrem Treuhänder.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.