Abwesenheiten von Mitarbeitenden erfassen

Abwesenheiten erfassen Sie in der bexio Lohnbuchhaltung beim Mitarbeitenden: «Mitarbeiter» öffnen, Person wählen, «Abwesenheit» anklicken und mit «Hinzufügen» einen Eintrag anlegen. Dort wählen Sie den Grund, zum Beispiel Krankheit oder Unfall. bexio berechnet danach den Lohn, der weiterzuzahlen ist. Erfassen Sie die Abwesenheit, bevor Sie den Monat abschliessen.

Abwesenheit in bexio erfassen

1. Öffnen Sie «Mitarbeiter» und wählen Sie die betroffene Person.
2. Klicken Sie auf «Abwesenheit».
3. Legen Sie mit «Hinzufügen» einen neuen Eintrag an.
4. Wählen Sie den passenden Grund.
5. Tragen Sie die Angaben ein und speichern Sie.

Die Ferientage pro Jahr legen Sie im Mitarbeiterstamm im Bereich «Beschäftigung» fest. Tragen Sie dort die effektiven Tage ein, nach der bexio-Hilfe zum Beispiel 25 Tage bei einem Pensum von 100 Prozent und 20 Tage bei 80 Prozent.

Krankheit und Unfall: Lohn weiterzahlen

Unter «Krankheit & Unfälle» erfassen Sie einen neuen Fall mit drei Angaben: ab wann der Mitarbeitende ausgefallen ist, wie hoch die Arbeitsunfähigkeit ist und ob der Lohn mit 100 oder 80 Prozent weiterbezahlt wird. bexio rechnet daraus den effektiv auszuzahlenden Lohn und fügt ihn im betreffenden Monat mit der Lohnart «Lohn bei Krankheit» oder «Lohn bei Unfall» ein.

Die Abzüge sind damit noch nicht korrigiert. Sobald die Versicherung zahlt, tragen Sie den erhaltenen Betrag in der gerade offenen Lohnabrechnung unter «Unfall/Krankheit» → «Kranken- resp. Unfalltaggeld» ein. Bei der Krankentaggeldversicherung ist das laut Hilfe meist nach 30, 60 oder 90 Tagen der Fall, je nach Police. Die Unfallversicherung zahlt ab dem dritten Tag nach dem Unfalltag (Art. 16 Abs. 2 UVG).

Wichtig zu verstehen:

• Das Taggeld wird zum Bruttolohn gerechnet und gleich wieder abgezogen. Es verändert den Bruttolohn nicht.
• Seine einzige Funktion ist, die Basis der betroffenen Abzüge und Sozialleistungen zu korrigieren.
• «Lohn bei Krankheit» oder «Lohn bei Unfall» muss trotzdem auf der Lohnabrechnung ausgewiesen bleiben.

Taggelder und Entschädigungen nachtragen

Haben Sie eine Abwesenheit oder ein Taggeld erst nach dem Abschluss eines Monats erhalten, öffnen Sie diesen Monat nicht erneut. bexio empfiehlt, abgeschlossene Lohnabrechnungen nicht nachträglich zu ändern. Stattdessen erfassen Sie Nachträge im aktuell offenen Monat:

• Kranken- und Unfalltaggelder aus Vormonaten: direkt im Bereich «Abwesenheiten».
• EO-Taggelder und Mutterschaftsentschädigungen: unter «Weitere Lohnbestandteile».
• Fehlender oder zu viel bezahlter Lohn: unter «Weitere Lohnbestandteile» mit der Lohnart «Monatslohn 2», positiv oder negativ.

Zu Korrekturen im Allgemeinen lesen Sie Korrekturen im Lohn und die Timeline. Bei Unsicherheit über die richtige Erfassung empfiehlt bexio die Rücksprache mit dem Treuhänder.

Rechtliche Eckpunkte in Kürze

Lohnfortzahlung: Wird ein Arbeitnehmender ohne Verschulden durch Krankheit oder Unfall an der Arbeit gehindert, muss der Arbeitgeber den Lohn für beschränkte Zeit weiterzahlen, sofern das Arbeitsverhältnis mehr als drei Monate gedauert hat oder für mehr als drei Monate eingegangen ist. Im ersten Dienstjahr sind es drei Wochen, danach eine angemessen längere Zeit, wenn nichts anderes vereinbart ist (Art. 324a OR). Als Orientierung dienen in der Praxis die Berner, Basler und Zürcher Skala, so beschreibt es das BSV. Abweichende Regeln sind schriftlich möglich, wenn sie mindestens gleichwertig sind.

Versicherung statt Lohn: Sind Arbeitnehmende obligatorisch versichert und decken die Leistungen mindestens vier Fünftel des Lohnes, muss der Arbeitgeber keinen Lohn zahlen. Andernfalls zahlt er die Differenz. Beginnt die Leistung erst nach einer Wartezeit, schuldet er für diese Zeit mindestens vier Fünftel des Lohnes (Art. 324b OR). Eine Krankentaggeldversicherung ist nach der bexio-Hilfe nicht gesetzlich vorgeschrieben, solange Sie Ihrer Lohnfortzahlungspflicht nachkommen. Das Unfalltaggeld beträgt 80 Prozent des versicherten Verdienstes (Art. 17 UVG).

Ferien: Mitarbeitende haben jedes Dienstjahr mindestens vier Wochen Ferien, bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf (Art. 329a OR). Eine unverschuldete Verhinderung bis zu einem Monat pro Dienstjahr berechtigt nicht zur Kürzung (Art. 329b Abs. 2 OR). Auch ein Mutterschaftsurlaub von mindestens 14 Wochen (Art. 329f OR) führt nicht zur Kürzung (Art. 329b Abs. 3 OR).

Familienzulagen: Bei Verhinderung nach Art. 324a OR werden sie im laufenden und den drei folgenden Monaten weiter ausgerichtet, bei Mutterschaftsurlaub während höchstens 16 Wochen (Art. 10 FamZV). Mehr dazu in Kinderzulagen in bexio abrechnen.

Auswirkung auf den Lohnausweis

Abwesenheiten wirken bis in den Lohnausweis. Taggelder aus Kranken-, Unfall- und Invalidenversicherungen sowie Mutterschaftstaggelder, die Sie als Arbeitgeber auszahlen, gehören nach der Wegleitung 2026 in Ziffer 1, sonst in Ziffer 7 (Rz 14 und 33). Zahlt die Versicherung direkt an den Mitarbeitenden, ist die Anzahl der Tage mit Erwerbsausfallentschädigung auf dem Lohnausweis zu bescheinigen (Rz 64). Prüfen Sie deshalb vor dem Jahresabschluss, ob Lohnarten und Taggelder sauber erfasst sind. Den Ablauf zeigt Lohnausweis mit bexio erstellen.

Häufige Fragen

Wann muss ich bei Krankheit Lohn zahlen?

Wenn das Arbeitsverhältnis länger als drei Monate gedauert hat oder für mehr als drei Monate eingegangen ist, für eine beschränkte Zeit (Art. 324a OR). Die Dauer hängt vom Dienstjahr ab, sofern Vertrag oder Versicherung nichts anderes regeln.

Was mache ich, wenn ich eine Abwesenheit zu spät erfasse?

War der Monat schon abgeschlossen, hat die Erfassung keinen Einfluss auf diese Lohnabrechnung. Tragen Sie die Differenz im aktuell offenen Monat nach.

Brauche ich eine Krankentaggeldversicherung?

Gesetzlich nicht, solange Sie Ihrer Lohnfortzahlungspflicht nachkommen. Viele Betriebe sichern das Risiko trotzdem über eine Versicherung ab.

Fazit

Abwesenheiten sind in bexio schnell erfasst, die Abzüge verlangen aber einen zweiten Schritt: das Taggeld in der offenen Lohnabrechnung. Erfassen Sie Fälle früh, schliessen Sie den Monat erst danach ab und tragen Sie Nachträge im laufenden Monat ein.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.