Dauert der unbezahlte Urlaub einen ganzen Monat, erfassen Sie ihn beim Mitarbeitenden unter «Abwesenheiten». Betrifft er nur einen Teil des Monats, kopieren Sie eine Lohnart, nennen sie «Abzug unbezahlter Urlaub» und ziehen den Pauschalbetrag in der Lohnabrechnung vom Bruttolohn ab. Zusätzlich prüfen Sie die Folgen für Unfallversicherung, Familienzulagen und Vorsorge.
Das Wichtigste in Kürze
- Ganzer Monat: Eintrag beim Mitarbeitenden unter «Abwesenheiten», Grund Arbeitsunterbruch (Unbezahlter Urlaub).
- Teilmonat: Lohnart «Monatslohn 2» oder «Monatslohn 3» kopieren, in «Abzug unbezahlter Urlaub» umbenennen und über «Weitere Lohnbestandteile» in die Lohnabrechnung einfügen.
- Die Unfallversicherung endet mit dem 31. Tag nach dem Ende des Anspruchs auf mindestens den halben Lohn. Eine Abredeversicherung kann sie bis zu sechs Monate verlängern (Art. 3 UVG).
- Familienzulagen laufen im Monat des Urlaubsantritts und in den drei folgenden Monaten weiter, unter bestimmten Bedingungen (Art. 10 FamZV).
- Pensionskasse, Krankentaggeld und AHV klären Sie vor dem Urlaub mit den jeweiligen Stellen.
Ganzer Monat: unter «Abwesenheiten» erfassen
Dauert der unbezahlte Urlaub vom ersten bis zum letzten Tag eines Monats, erfassen Sie ihn direkt beim Mitarbeitenden: «Mitarbeiter» öffnen, «Abwesenheit» wählen, mit «Hinzufügen» einen Eintrag anlegen und als Grund «Arbeitsunterbruch (Unbezahlter Urlaub)» wählen. Das allgemeine Vorgehen beschreibt Abwesenheiten von Mitarbeitenden erfassen.
Teil des Monats: Lohnart «Abzug unbezahlter Urlaub»
Für Urlaube, die nicht den ganzen Monat umfassen, sieht die bexio-Hilfe diesen Weg vor:
- Öffnen Sie «Unternehmen» → «Lohnarten» und kopieren Sie die Lohnart «Monatslohn 2» oder «Monatslohn 3». Die Kopie erhält einen Namen mit dem Zusatz (Kopie) und eine Nummer mit Suffix. Ihre Eigenschaften übernimmt bexio unverändert, Sie passen nur Namen und Kontierung an.
- Nennen Sie die Kopie «Abzug unbezahlter Urlaub».
- Öffnen Sie die betreffende Lohnabrechnung und fügen Sie die neue Lohnart unter «Weitere Lohnbestandteile» ein.
- Tragen Sie den Pauschalbetrag des unbezahlten Urlaubs ein. Er wird vom Bruttolohn abgezogen. Die Hilfe zu Korrekturen zeigt für «Monatslohn 2», dass ein negativer Betrag den Lohn reduziert. Verwenden Sie deshalb für den Abzug einen negativen Betrag und kontrollieren Sie das Ergebnis.
- Geben Sie unter «individueller Text auf der Lohnabrechnung» die Daten des unbezahlten Urlaubs ein.
- Prüfen Sie, dass der Bruttolohn um den gewünschten Betrag sinkt und die Abzüge auf dem reduzierten Lohn basieren.
Mehr zum Umgang mit Lohnarten lesen Sie in Lohnarten in bexio verwalten.
So berechnen Sie den Pauschalbetrag
Die Hilfe nennt keine Formel. Massgebend ist, was Arbeitsvertrag oder Reglement vorsehen. Eine mögliche Methode rechnet mit 30 Tagen pro Monat. So zählt auch das Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV die Tage im Ein- und Austrittsmonat. Muster: Ein Mitarbeitender mit einem Monatslohn von CHF 6'000.00 nimmt vom 12. bis 21. Oktober unbezahlten Urlaub, also 10 Tage. Der Abzug beträgt CHF 6'000.00 / 30 × 10 = CHF 2'000.00. Legen Sie die Methode vorab schriftlich fest und wenden Sie sie bei allen gleich an.
Folgen für Versicherungen und Zulagen
| Bereich | Was gilt | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Unfallversicherung | Die Versicherung endet mit dem 31. Tag nach dem Tag, an dem der Anspruch auf mindestens den halben Lohn aufhört. Der Versicherer muss eine Verlängerung durch Abrede bis zu sechs Monate anbieten (Art. 3 UVG). | Bei Urlauben von mehr als einem Monat den Versicherer und den Mitarbeitenden vorab informieren. |
| Familienzulagen | Im Monat des Urlaubsantritts und in den drei Folgemonaten werden sie weiter ausgerichtet (Art. 10 Abs. 1bis FamZV). Laut Eidgenössischer Ausgleichskasse (Stand Januar 2025) nur, wenn der Jahreslohn weiterhin CHF 7'560.00 erreicht und die Arbeit beim selben Arbeitgeber wieder aufgenommen wird. | Anspruch mit der FAK klären, bei Rückkehr lebt er ab dem ersten Tag des Monats wieder auf (Art. 10 Abs. 1ter FamZV). |
| AHV | Bei längerer Auszeit ohne Erwerbseinkommen kann eine Beitragslücke entstehen. Das BSV nennt eine Rentenkürzung von 1/44 pro fehlendes Jahr und eine Nachforderung für höchstens fünf Jahre. | Mitarbeitende auf die Anmeldung bei der Ausgleichskasse hinweisen. |
| Pensionskasse und Krankentaggeld | Das Reglement beziehungsweise die Police entscheidet. Die bexio-Hilfe beschreibt dazu nichts. | Beginn und Dauer vorab melden und Folgen schriftlich klären. |
Beispiel der Ausgleichskasse zu den Familienzulagen: Wer den Mutterschaftsurlaub mit unbezahltem Urlaub vom 15. Juni bis 15. Dezember verlängert, erhält die Zulagen vom 15. Juni bis 30. September und wieder ab 1. Dezember, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Wie Zulagen in bexio erfasst werden, zeigt Kinderzulagen in bexio abrechnen.
Vorher klären: eine kurze Vereinbarung
Halten Sie vor dem Urlaub schriftlich fest:
- Beginn, Ende und Rückkehrdatum,
- wie der Abzug berechnet wird,
- was mit Ferienanspruch und 13. Monatslohn geschieht,
- wer Versicherungen wann informiert, und ob eine Abredeversicherung abgeschlossen wird.
Zu Ferien und 13. Monatslohn beschreibt die bexio-Hilfe nichts. Die Regeln stehen in Vertrag oder Reglement.
Häufige Fragen
Kann ich unbezahlten Urlaub nachträglich erfassen?
Im offenen Monat ja. War der Monat schon abgeschlossen, tragen Sie die Differenz im nächsten offenen Monat nach. Dafür dient die Lohnart «Monatslohn 2», mit negativem Betrag für einen Abzug. Mehr dazu in Korrekturen im Lohn und die Timeline.
Muss ich unbezahlten Urlaub auf der Lohnabrechnung vermerken?
Die Hilfe empfiehlt es: Unter «individueller Text auf der Lohnabrechnung» tragen Sie die Daten ein. So ist die Kürzung für Mitarbeitende nachvollziehbar.
Ist der Mitarbeitende während des Urlaubs gegen Unfall versichert?
Nur bis zum 31. Tag nach dem Ende des Anspruchs auf mindestens den halben Lohn. Danach hilft eine Abredeversicherung beim Unfallversicherer (Art. 3 UVG).
Fazit
In bexio ist unbezahlter Urlaub schnell abgebildet: ganzer Monat über die Abwesenheit, Teilmonat über eine kopierte Lohnart. Wichtiger sind die Folgen. Klären Sie vor dem Urlaub den Unfallschutz, die Familienzulagen und die Vorsorge und prüfen Sie nach dem Erfassen die Abzüge auf der Lohnabrechnung.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
- Unbezahlter Urlaub bexio Hilfe
- Abwesenheit eines Mitarbeiters hinterlegen bexio Hilfe
- Lohnarten kopieren bexio Hilfe
- Korrekturen - Ich habe einen Fehler entdeckt, was mache ich nun? bexio Hilfe
- SR 832.20, UVG Fedlex
- SR 836.21, Familienzulagenverordnung; FamZV Fedlex
- Unbezahlter Urlaub eak.admin.ch
- Versicherungs- und Beitragslücken in der AHV bsv.admin.ch
- dbst ks 2019 1 045 d de (PDF) ESTV
Stand: Oktober 2026. bexio ist eine Marke der bexio AG, efatto ist unabhängig.